Google ワークフロー
発注書
Google Sheet の承認済み行を、仕入先情報・明細・PO 番号が入力済みの発注書 Doc に自動変換します。Portant のデータ差し込みと承認ワークフローが PO を適切にルーティングするので、メールでの承認依頼を追いかける手間がなくなります。
セットアップ約 5 分 · 100 以上のチームが利用中
40,000 以上のチームに信頼されています
概要
Google Sheet の承認済み行から Google Docs で発注書を自動生成する
承認済みリクエストを管理する Google Sheet から発注書を起票している場合、作業の流れはお決まりです。誰かが仕入先の行を Doc にコピーし、住所を修正し、明細を再入力し、合計を計算して、承認者の Slack 返信を待ちながら仕入先に PDF をメール送信するという手順です。
このワークフローがその作業を代行します。Portant は Sheet の承認済み行を読み取り、仕入先情報と明細を Google Doc の PO テンプレートに差し込み、承認者にルーティングして、新しい PO 番号を付けた署名済み PDF を保存します。データ差し込みタグを一度設定するだけで、あとは繰り返し利用できます。
このワークフローは、調達担当マネージャー、SMB・中堅企業の財務・オペリード、仕入先支出を承認するファウンダー、サブコントラクターへ PO を発行するプロジェクトマネージャーに最適です。このワークフローは請求書と財務の幅広い領域にも連携しているため、請求書が届いた際に AP 担当者が PO と照合することもできます。
対象ユーザー
このテンプレートはあなたに合っていますか？
構造化データからドキュメントを生成するチーム向けです。
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5 分以内に PO を送付できます。データ差し込みが Sheet から仕入先情報と明細を Doc に取り込むため、これまで 30 分かかっていた再入力作業をスキップできます。
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すべての PO に承認者の記録が残ります。承認ワークフローが差し込み済みの PO をチーム外に送付する前に指定の承認者にルーティングするため、財務・監査向けの承認証跡を確保できます。
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仕入先支出のシングルソースオブトゥルース。出力管理が各 PO を適切な番号・ファイル名・Drive フォルダで保存するため、請求書が届いた際に財務担当者が Sheet の行と照合できます。
セットアップ
発注書ワークフローのセットアップ方法
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01
ステップ 1：Google Sheets と Google Docs を接続する
Portant にサインインして Google Workspace を認可し、購買担当者が承認済みリクエストを記録している Sheet を選択します。
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02
ステップ 2：PO Doc テンプレートにタグを設定する
発注書 Doc を開き、{{Vendor}}、{{PO Number}}、表が入る位置に {{Line Items}} などの差し込みタグを追加します。
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03
ステップ 3：承認と出力ルールを設定する
指定の承認者に対して承認ワークフローを有効にし、出力管理でファイル名のパターン、PDF 形式、Drive フォルダを設定します。
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04
ステップ 4：テスト PO を送付してトリガーを有効にする
リスクの低い仕入先でテストを実行し、文面を調整したうえで、新しい承認済み行が追加されるたびに自動で PO が送付されるようトリガーを有効にします。
よくある質問
発注書テンプレートには、購買者と仕入先の名前・住所、固有の PO 番号と日付、SKU・数量・単価・合計を含む明細、支払条件、納品情報、承認者を記載する必要があります。Portant はこれらのフィールドをすべて Google Sheet から取得するため、すべての PO が一貫した形式になります。
仕入先・明細・合計の差し込みタグを含む Google Docs テンプレートを作成し、Portant で承認済みリクエストの Sheet と接続します。新しい行が追加されるたびに正確な情報が入力された Doc が生成されるため、空白のテンプレートを開く必要がなくなります。
はい。Portant の承認ワークフローは、差し込み済みの PO をチーム外に送付する前に、マネージャーや財務リードなど指定の承認者にルーティングします。承認の記録が Doc に残るため、誰がいつ承認したかを財務・監査に提示できます。
Portant の出力管理が各 Doc に固有の PO 番号を生成し、仕入先名と日付でファイルに名前を付け、PDF として保存し、指定した Drive フォルダに格納します。財務担当者はメールや共有ドライブを検索することなく任意の PO を見つけられます。
必要ありません。200 人未満のチームの多くは、整った PO を送付するために重厚な調達スイートを必要としません。Portant はチームがすでに使用している Google Sheets から動作するため、今日の午後にもワークフローを開始でき、規模が拡大した際に ERP 調達への移行を検討することもできます。
はい。Portant は同様の方法で HubSpot とも接続できるため、クローズドウォンの案件やサブコントラクター支出を管理するカスタムオブジェクトから PO をトリガーできます。差し込みタグと承認ステップは Google Sheets 版と同様に機能します。
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テンプレートを見る40,000 以上のチームと共に Portant を活用しましょう
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