Fluxo de trabalho Google
Ordem de Compra
Transforme linhas aprovadas na sua Google Sheet em um documento de ordem de compra finalizado, com fornecedor, itens e número do pedido já preenchidos. Os fluxos de mesclagem de dados e aprovação do Portant encaminham a OC para que você pare de buscar aprovações por e-mail.
~5 min de configuração · Usado por mais de 100 equipes
Confiado por mais de 40.000 equipes
Visão geral
Gere ordens de compra no Google Docs a partir de linhas aprovadas no Google Sheets
Se você emite ordens de compra a partir de uma Google Sheet com solicitações aprovadas, já conhece a rotina. Alguém copia a linha do fornecedor para um Doc, corrige o endereço, redigita os itens, calcula o total e envia o PDF ao fornecedor enquanto aguarda o aprovador confirmar no Slack.
Este fluxo de trabalho faz esse trabalho por você. O Portant lê cada linha aprovada da planilha, mescla o fornecedor e os itens no seu modelo de OC no Google Doc, encaminha para o aprovador e salva o PDF assinado com um novo número de pedido. Insira as tags demesclagem de dadosuma vez e o restante se torna repetível.
É ideal para gestores de compras, líderes de finanças e operações em pequenas e médias empresas, fundadores que aprovam gastos com fornecedores e gerentes de projetos que emitem OCs para subcontratados. O fluxo se integra à trilha mais ampla defaturas e finanças, para que o setor de contas a pagar possa conciliar a OC com a fatura quando ela chegar.
Para quem é
Este modelo é para você?
Equipes que geram documentos a partir de dados estruturados.
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OCs enviadas em menos de cinco minutos.A mesclagem de dados puxa os dados do fornecedor e os itens da planilha para o seu Doc, eliminando a redigitação que antes levava meia hora.
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Toda OC tem um aprovador registrado.Os fluxos de aprovação encaminham a OC mesclada ao aprovador designado antes de ela sair da sua equipe, fornecendo comprovante de autorização para finanças e auditoria.
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Uma única fonte de verdade para os gastos com fornecedores.O gerenciamento de saída salva cada OC com o número correto, o nome do arquivo e a pasta no Drive, para que o financeiro possa conciliá-la com a linha da planilha quando as faturas chegarem.
Configuração
Como configurar o fluxo de trabalho de ordem de compra
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01
Etapa 1: Conecte o Google Sheets e o Google Docs
Faça login no Portant, autorize o Google Workspace e selecione a planilha onde os compradores registram as solicitações aprovadas.
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02
Etapa 2: Adicione tags ao modelo de OC no Doc
Abra o seu documento de ordem de compra e adicione tags de mesclagem como {{Vendor}}, {{PO Number}} e um marcador {{Line Items}} onde a tabela deve aparecer.
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03
Etapa 3: Configure aprovações e regras de saída
Ative os fluxos de aprovação para o aprovador designado e use o gerenciamento de saída para definir o padrão de nome do arquivo, o formato PDF e a pasta no Drive.
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04
Etapa 4: Envie uma OC de teste e ative o gatilho
Execute um teste com um fornecedor de baixo risco, ajuste o texto e ative o gatilho para que cada nova linha aprovada envie uma OC automaticamente.
Perguntas frequentes
Um modelo de ordem de compra deve incluir os nomes e endereços do comprador e do fornecedor, um número de OC exclusivo com a data, itens com SKU, quantidade, preço unitário e total, condições de pagamento, detalhes de entrega e um aprovador. O Portant extrai cada um desses campos da sua Google Sheet para que todas as OCs sejam padronizadas.
Crie um modelo no Google Docs com tags de mesclagem para fornecedor, itens e totais, depois conecte-o à sua planilha de solicitações aprovadas no Portant. Cada nova linha gera um Doc com os dados corretos, sem precisar abrir um modelo em branco novamente.
Sim. Os fluxos de aprovação do Portant encaminham a OC mesclada a um aprovador designado, como um gestor ou responsável financeiro, antes de ela sair da sua equipe. A aprovação fica registrada no Doc, para que você possa mostrar ao financeiro e à auditoria quem autorizou e quando.
O gerenciamento de saída do Portant gera um número de OC exclusivo para cada Doc, nomeia o arquivo com o fornecedor e a data, salva como PDF e o deposita na pasta do Drive que você escolher. O financeiro encontra qualquer OC sem precisar pesquisar no e-mail ou em drives compartilhados.
Não. A maioria das equipes com menos de 200 pessoas não precisa de uma solução robusta de compras para enviar OCs organizadas. O Portant funciona a partir das Google Sheets que sua equipe já utiliza, para que você possa iniciar o fluxo de trabalho ainda hoje e avaliar um ERP de compras mais tarde, se necessário.
Sim. O Portant se conecta ao HubSpot da mesma forma, permitindo acionar uma OC a partir de um negócio fechado ou de um objeto personalizado que rastreia gastos com subcontratados. As tags de mesclagem e as etapas de aprovação funcionam da mesma forma que na versão com Google Sheets.
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