Flusso di lavoro Google
Ordine di acquisto
Trasforma le righe approvate nel tuo Google Sheet in un documento di ordine di acquisto completo, con fornitore, voci e numero OA già compilati. La fusione dati e i flussi di approvazione di Portant instradano l'OA così smetti di rincorrere conferme via email.
~5 min di configurazione · Usato da 100+ team
Scelto da 40.000+ team
Panoramica
Genera ordini di acquisto in Google Docs dalle righe approvate di Google Sheets
Se crei ordini di acquisto da un Google Sheet di richieste approvate, conosci già la routine. Qualcuno copia la riga del fornitore in un Doc, corregge l'indirizzo, reinserisce le voci, calcola il totale e invia il PDF al fornitore mentre aspetta che l'approvatore risponda su Slack.
Questo flusso di lavoro fa tutto per te. Portant legge ogni riga approvata dallo Sheet, unisce i dati del fornitore e le voci nel tuo template Google Doc per l'OA, lo instrada verso il tuo approvatore e salva il PDF firmato con un nuovo numero OA. Inserisci i tag difusione datiuna sola volta e il resto si ripete automaticamente.
È pensato per responsabili acquisti, responsabili finance e operations di PMI e aziende di medie dimensioni, founder che approvano la spesa verso i fornitori, e project manager che emettono OA per subappaltatori. Il flusso si integra nel più ampio percorsofatture e finance, così l'ufficio AP può riconciliare l'OA con la fattura all'arrivo.
A chi è rivolto
Questo template fa al caso tuo?
Team che generano documenti da dati strutturati.
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OA inviati in meno di cinque minuti.La fusione dati preleva i dettagli del fornitore e le voci dallo Sheet e li inserisce nel tuo Doc, eliminando la reinserzione manuale che prima richiedeva mezz'ora.
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Ogni OA ha un approvatore registrato.I flussi di approvazione instradano l'OA compilato verso l'approvatore designato prima che esca dal team, così hai la prova dell'autorizzazione per finance e revisione contabile.
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Un'unica fonte di verità per la spesa verso i fornitori.La gestione dell'output salva ogni OA con il numero corretto, il nome file e la cartella Drive, così finance può riconciliarlo con la riga dello Sheet all'arrivo delle fatture.
Configurazione
Come configurare il flusso di lavoro per gli ordini di acquisto
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01
Passaggio 1: Connetti Google Sheets e Google Docs
Accedi a Portant, autorizza Google Workspace e seleziona lo Sheet in cui gli acquirenti registrano le richieste approvate.
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02
Passaggio 2: Aggiungi i tag al template Doc dell'OA
Apri il tuo documento di ordine di acquisto e aggiungi tag di fusione come {{Vendor}}, {{PO Number}} e un segnaposto {{Line Items}} nel punto in cui deve comparire la tabella.
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03
Passaggio 3: Configura le approvazioni e le regole di output
Attiva i flussi di approvazione per l'approvatore designato, poi usa la gestione dell'output per impostare il pattern del nome file, il formato PDF e la cartella Drive.
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04
Passaggio 4: Invia un OA di prova e attiva il trigger
Esegui un test con un fornitore a basso rischio, affina il testo, poi abilita il trigger affinché ogni nuova riga approvata invii automaticamente un nuovo OA.
Domande frequenti
Un template di ordine di acquisto deve contenere i nomi e gli indirizzi dell'acquirente e del fornitore, un numero OA univoco con la data, le voci con SKU, quantità, prezzo unitario e totale, le condizioni di pagamento, i dettagli di consegna e un approvatore. Portant preleva tutti questi campi dal tuo Google Sheet così ogni OA è sempre coerente.
Crea un template Google Docs con tag di fusione per fornitore, voci e totali, poi collegalo al tuo Sheet di richieste approvate in Portant. Ogni nuova riga genera un Doc con i dettagli corretti, senza dover aprire un template vuoto ogni volta.
Sì. I flussi di approvazione di Portant instradano l'OA compilato verso un approvatore designato, come un responsabile o il referente finance, prima che esca dal team. L'approvazione viene registrata nel Doc, così puoi dimostrare a finance e revisione contabile chi ha autorizzato e quando.
La gestione dell'output di Portant genera un numero OA univoco per ogni Doc, denomina il file con fornitore e data, lo salva come PDF e lo deposita nella cartella Drive che scegli. Finance può trovare qualsiasi OA senza dover cercare tra email o cartelle condivise.
No. La maggior parte dei team con meno di 200 persone non ha bisogno di una suite di procurement complessa per inviare OA in modo ordinato. Portant si basa sui Google Sheets che il tuo team già usa, così puoi avviare il flusso di lavoro nel pomeriggio stesso e valutare un ERP in seguito, se ne avrai bisogno.
Sì. Portant si connette a HubSpot nello stesso modo, così puoi attivare un OA da un deal chiuso vinto o da un oggetto personalizzato che traccia la spesa verso i subappaltatori. I tag di fusione e i passaggi di approvazione funzionano esattamente come nella versione con Google Sheets.
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