flujo de trabajo de Google
Orden de compra
Convierta las filas aprobadas en su hoja de cálculo de Google en un documento de orden de compra terminado con el proveedor, los artículos de línea y el número de orden de compra completados. Los flujos de trabajo de aprobación y combinación de datos de Portant dirigen la orden de compra para que usted deje de perseguir la aprobación por correo electrónico.
~5 minutos de configuración · Utilizado por más de 100 equipos
Con la confianza de más de 40.000 equipos
Descripción general
Genere órdenes de compra en Google Docs a partir de filas aprobadas de Google Sheet
Si genera órdenes de compra a partir de una hoja de Google de solicitudes aprobadas, conoce la rutina. Alguien copia la fila del proveedor en un documento, corrige la dirección, vuelve a escribir las líneas de pedido, calcula el total y envía el PDF por correo electrónico al proveedor mientras espera que el aprobador confirme en Slack.
Este flujo de trabajo hace ese trabajo por usted. Portant lee cada fila aprobada de la hoja, fusiona el proveedor y las líneas de pedido en su plantilla de orden de compra de Google Doc, lo dirige a través de su aprobador y guarda el PDF firmado con un número de orden de compra nuevo. Entra fusión de datos etiquetas una vez y el resto es repetible.
Es adecuado para gerentes de adquisiciones, líderes de finanzas y operaciones en PYMES y medianas empresas, fundadores que aprueban gastos de proveedores y gerentes de proyectos que elevan órdenes de compra a subcontratistas. El flujo de trabajo escala hacia lo más amplio facturas y finanzas carril para que AP pueda hacer coincidir la orden de compra con la factura cuando llegue.
¿Para quién es esto?
¿Esta plantilla es adecuada para usted?
Equipos que generan documentos a partir de datos estructurados.
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Las órdenes de compra se envían en menos de cinco minutos. La combinación de datos extrae los detalles del proveedor y las líneas de pedido de la hoja a su documento, por lo que se salta la nueva introducción de claves que solía llevar media hora.
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Cada PO tiene un aprobador registrado. Los flujos de trabajo de aprobación dirigen la orden de compra fusionada al aprobador designado antes de que deje su equipo, para que tenga prueba de aprobación para finanzas y auditoría.
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Una fuente de verdad para el gasto de los proveedores. La gestión de salida guarda cada orden de compra con el número, el nombre de archivo y la carpeta de Drive correctos, de modo que Finanzas pueda cotejarla con la fila de la Hoja cuando lleguen las facturas.
Configuración
Cómo configurar el flujo de trabajo de la orden de compra
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01
Paso 1: conecte Google Sheets y Google Docs
Inicie sesión en Portant, autorice Google Workspace y elija la Hoja donde los compradores registran las solicitudes aprobadas.
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02
Paso 2: etiquete su plantilla de PO Doc
Abra el documento de su orden de compra y agregue etiquetas combinadas como {{Vendor}}, {{PO Number}} y un marcador de posición {{Line Items}} donde pertenece la tabla.
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03
Paso 3: configurar aprobaciones y reglas de salida
Active los flujos de trabajo de aprobación para el aprobador designado y luego use la administración de salida para configurar el patrón del nombre del archivo, el formato PDF y la carpeta de Drive.
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04
Paso 4: envíe una orden de compra de prueba y active el disparador
Ejecute una prueba con un proveedor de bajo riesgo, refine la redacción y luego habilite el activador para que cada nueva fila aprobada envíe una nueva orden de compra automáticamente.
Preguntas frecuentes
Una plantilla de orden de compra debe cubrir los nombres y direcciones del comprador y proveedor, un número y fecha de orden de compra únicos, artículos en línea con SKU, cantidad, precio unitario y total, condiciones de pago, detalles de entrega y un aprobador. Portant extrae cada uno de esos campos de su hoja de Google para que cada orden de compra sea coherente.
Cree una plantilla de Google Docs con etiquetas combinadas para proveedores, líneas de pedido y totales, luego conéctela a su hoja de solicitudes aprobadas en Portant. Cada nueva fila crea un documento con los detalles correctos, para que no vuelvas a abrir una plantilla en blanco.
Sí. Los flujos de trabajo de aprobación de Portant dirigen la orden de compra fusionada a un aprobador designado, como un gerente o un líder financiero, antes de que abandone su equipo. La aprobación se registra en el documento, por lo que puede mostrar a finanzas y auditoría quién aprobó y cuándo.
La gestión de salida de Portant genera un número de pedido único para cada documento, nombra el archivo con el proveedor y la fecha, lo guarda como PDF y lo coloca en la carpeta de Drive que elija. Finanzas puede encontrar cualquier orden de compra sin buscar en el correo electrónico ni en unidades compartidas.
No. La mayoría de los equipos de menos de 200 personas no necesitan un conjunto de adquisiciones pesado para enviar órdenes de compra limpias. Portant se ejecuta desde Google Sheets que su equipo ya usa, por lo que puede iniciar el flujo de trabajo esta tarde y volver a visitar la adquisición de ERP más tarde si se le queda pequeño.
Sí. Portant se conecta a HubSpot de la misma manera, por lo que puedes activar una orden de compra desde un acuerdo cerrado o un objeto personalizado que rastrea el gasto del subcontratista. Las etiquetas de combinación y los pasos de aprobación funcionan igual que la versión de Google Sheets.
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