Google workflow
Purchase Order
Zet goedgekeurde rijen in je Google Sheet om in een volledig ingevuld inkooporder-document met leverancier, regelitems en PO-nummer. De samenvoeg- en goedkeuringsworkflows van Portant routeren de PO zodat je stopt met het achtervolgen van goedkeuring via e-mail.
~5 min instellen · Gebruikt door 100+ teams
Vertrouwd door 40.000+ teams
Overzicht
Genereer inkooporders in Google Docs op basis van goedgekeurde rijen in Google Sheets
Als je inkooporders aanmaakt vanuit een Google Sheet met goedgekeurde aanvragen, ken je de routine. Iemand kopieert de leveranciersrij naar een document, past het adres aan, typt de regelitems opnieuw in, berekent het totaal en e-mailt de PDF naar de leverancier, terwijl hij wacht op bevestiging van de goedkeurder via Slack.
Deze workflow doet dat werk voor je. Portant leest elke goedgekeurde rij uit de Sheet, voegt de leveranciers- en regelitemgegevens samen in je Google Docs PO-template, routeert het document via je goedkeurder en slaat de ondertekende PDF op met een nieuw PO-nummer. Voegsamenvoeg-tags eenmalig in en de rest is herhaalbaar.
Het is geschikt voor inkoopmanagers, finance- en ops-leads bij het MKB en mid-market, oprichters die leveranciersuitgaven goedkeuren, en projectmanagers die PO's opstellen voor onderaannemers. De workflow sluit aan op de brederefacturen en financiën-categorie, zodat de crediteurenadministratie de PO kan koppelen aan de factuur wanneer die binnenkomt.
Voor wie is dit
Is deze template geschikt voor jou?
Teams die documenten genereren vanuit gestructureerde data.
-
PO's verstuurd in minder dan vijf minuten.Datasamenvoeging haalt leveranciersgegevens en regelitems uit de Sheet naar je document, zodat je het handmatig opnieuw invoeren overslaat dat vroeger een half uur kostte.
-
Elke PO heeft een geregistreerde goedkeurder.Goedkeuringsworkflows routeren de samengevoegde PO naar de genoemde goedkeurder voordat het je team verlaat, zodat je bewijs van goedkeuring hebt voor finance en audit.
-
Één bron van waarheid voor leveranciersuitgaven.Outputbeheer slaat elke PO op met het juiste nummer, bestandsnaam en Drive-map, zodat finance het document kan koppelen aan de Sheet-rij wanneer facturen binnenkomen.
Instellen
Hoe je de inkooporderworkflow instelt
-
01
Stap 1: Verbind Google Sheets en Google Docs
Meld je aan bij Portant, autoriseer Google Workspace en selecteer de Sheet waar kopers goedgekeurde aanvragen registreren.
-
02
Stap 2: Voeg tags toe aan je PO Doc-template
Open je inkooporder-document en voeg samenvoeg-tags toe zoals {{Vendor}}, {{PO Number}} en een {{Line Items}}-plaatshouder op de plek waar de tabel hoort.
-
03
Stap 3: Configureer goedkeuringen en outputregels
Schakel Goedkeuringsworkflows in voor de genoemde goedkeurder en gebruik Outputbeheer om het bestandsnaampatroon, het PDF-formaat en de Drive-map in te stellen.
-
04
Stap 4: Verstuur een test-PO en activeer de trigger
Voer een test uit op een laagrisico-leverancier, verfijn de tekst en activeer vervolgens de trigger zodat elke nieuwe goedgekeurde rij automatisch een nieuwe PO verstuurt.
Veelgestelde vragen
Een inkoopordertemplate moet de namen en adressen van koper en leverancier bevatten, een uniek PO-nummer en datum, regelitems met SKU, hoeveelheid, eenheidsprijs en totaal, betalingsvoorwaarden, leveringsgegevens en een goedkeurder. Portant haalt al deze velden op uit je Google Sheet zodat elke PO consistent is.
Maak een Google Docs-template met samenvoeg-tags voor leverancier, regelitems en totalen en koppel deze vervolgens aan je Sheet met goedgekeurde aanvragen in Portant. Elke nieuwe rij maakt een document met de juiste gegevens, zodat je nooit meer een lege template hoeft te openen.
Ja. De Goedkeuringsworkflows van Portant routeren de samengevoegde PO naar een genoemde goedkeurder, zoals een manager of finance-lead, voordat het je team verlaat. De goedkeuring wordt vastgelegd bij het document, zodat je aan finance en audit kunt aantonen wie heeft goedgekeurd en wanneer.
Portant's Outputbeheer genereert een uniek PO-nummer voor elk document, geeft het bestand een naam met leverancier en datum, slaat het op als PDF en plaatst het in de Drive-map die je kiest. Finance kan elke PO terugvinden zonder e-mail of gedeelde schijven te doorzoeken.
Nee. De meeste teams met minder dan 200 mensen hebben geen uitgebreide inkoopsuite nodig om nette PO's te versturen. Portant werkt vanuit de Google Sheets die je team al gebruikt, zodat je de workflow vanmiddag nog kunt starten en later kunt overstappen op ERP-inkoop als je er tegenaan loopt.
Ja. Portant maakt op dezelfde manier verbinding met HubSpot, zodat je een PO kunt triggeren vanuit een gesloten deal of een aangepast object dat uitgaven aan onderaannemers bijhoudt. De samenvoeg-tags en goedkeuringsstappen werken hetzelfde als in de Google Sheets-versie.
Gerelateerde templates
Invoice Workflow
Zet elke rij in je Google Sheet om in een huisstijl-factuur in Google Docs, met regelitems, totalen en klantgegevens ingevuld. De datasamenvoeging en regelitemfuncties van Portant stellen het document samen, waarna outputbeheer de PDF opslaat in Drive.
Bekijk template
Sales Quotes
Verstuur verkoopoffertes vanuit je Google Sheet naar een Google Doc in huisstijl zonder ook maar één regel opnieuw te typen. Portant's datasamenvoeging haalt klantgegevens en regelitems op in de offerte, klaar voor een eHandtekening.
Bekijk template
Sales Agreement YC - SaaS
Verstuur de YC-stijl SaaS-verkoopovereenkomst vanuit een HubSpot-deal in minuten, niet dagen. Portant-datasamenvoeging vult het Google Doc in en eHandtekeningen verzamelen de handtekening zonder HubSpot te verlaten.
Bekijk templateSluit je aan bij meer dan 40k+ teams die Portant gebruiken
Portant heeft een enorm verschil gemaakt voor Clipboard! Het heeft ons salesteam wekelijks talloze uren bespaard door orderformulieren, offertes en contracten te genereren met informatie uit HubSpot die automatisch wordt ingevuld.
Met Portant verwerk ik documenten rechtstreeks vanuit HubSpot. Geen gespring tussen platforms. Geen kopiëren van data.
Portant verving drie afzonderlijke tools voor ons. Eén platform regelt documenten, handtekeningen en opvolging zonder HubSpot te verlaten.
Honderden contracten gaan met een paar klikken de deur uit. De ondertekende komen terug en de rest is eenvoudig te herkennen.
Bij RepCard gaf Portant ons een volledig geautomatiseerde workflow binnen HubSpot, waarmee we het handmatig aanmaken van overeenkomsten op grote schaal hebben vervangen.
We zien een hogere gemiddelde gesloten omzet met Portant en snellere sluitingstijden, het toont ons een merkbare impact op de verkoopsnelheid.
Geweldig product. Ik gebruik het al meer dan een jaar en de integratie met Google Workspace is fantastisch. Veel lof voor het luisteren naar je gebruikers!
Wanneer het managementteam om een verlengingsdocument vraagt, levert Portant het hen binnen ongeveer een uur, het heeft mijn hele team meer slagkracht gegeven.
Echt een gamechanger! Portant stroomlijnt deze taken en stelt me in staat om me te concentreren op de dingen die mijn aandacht en probleemoplossend vermogen vereisen!
Deze software neemt op briljante wijze het vervelende proces van het aanmaken en verzenden van facturen over. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook enorm de fouten bij gegevensinvoer.
Dit product is een gamechanger voor al die vervelende handmatige document merges. Geweldig wat jij en het team hebben gebouwd!
Onze vertegenwoordigers besteedden vroeger 30 minuten per voorstel. Nu is het minder dan twee minuten en de documenten zien er beter uit dan ooit.