Google-workflow
Factuurworkflow
Zet elke rij in je Google Sheet om in een branded factuur in Google Docs, met regelitems, totalen en klantgegevens al ingevuld. De samenvoeg- en regelitemsfuncties van Portant stellen het document samen, waarna outputbeheer de PDF opslaat in Drive.
~5 min instellen · Gebruikt door 100+ teams
Vertrouwd door 40.000+ teams
Overzicht
Zet Google Sheets-rijen om in branded Google Docs-facturen
De meeste freelancers, bureaus en kleine teams bewaren hun factureerbare uren, projecten en tarieven in een Google Sheet omdat formules daar makkelijk aan te passen zijn. De problemen beginnen wanneer elke factuur de deur uit moet: iemand dupliceert het document van vorige maand, typt de regelitems opnieuw in, corrigeert de totalen, exporteert een PDF, geeft het bestand een naam en probeert het ergens te loggen. Tegen de tijd dat de factuur in de inbox van de klant belandt, zijn er uren aan administratie opgestapeld, en een typefout in de totalen kost weer een extra e-mailrondje om te herstellen.
Dit sjabloon leest elke factureerbare rij in je Google Sheet en genereert een branded factuur in Google Docs die aansluit bij je briefhoofd. Deregelitemsfunctievan Portant plaatst omschrijvingen, aantallen, tarieven en totalen in een echte factuurtabel, gegevenssamenvoeg vult het klantblok en de datums in, en outputbeheer noemt het bestand met je factuurnummerreeks en slaat de PDF op in de juiste Drive-map. Voeg Portant Payments toe aan dezelfde factuur en je klant kan direct vanuit het document betalen via een kaart of ACH.
Dit is geschikt voor freelancers, bureaus, dienstverleners en boekhouders die de facturering vanuit een Google Sheet regelen in plaats van vanuit een CRM of boekhoudtool. Het sluit aan op defacturenautomatisering van Portant, die het volledige traject van factureerbaar werk tot betaalde factuur afhandelt zonder Google Workspace te verlaten.
Voor wie is dit
Is dit sjabloon geschikt voor jou?
Financiële teams en freelancers die regelmatig facturen sturen aan klanten.
-
Facturen verstuurd in minder dan vijf minuten.De gegevenssamenvoeg- en regelitemsfunctie van Portant leest de Sheet-rij direct uit, zodat een factureerbare rij met één klik wordt omgezet in een branded Google Docs-factuur.
-
Eén nummeringsreeks, zonder hiaten.Het outputbeheer van Portant past je factuurnummeringspatroon toe, geeft elke PDF dezelfde naam en schrijft het nummer terug naar de Sheet voor een overzichtelijk auditspoor.
-
Betaalde facturen, geen nagejaagde.Portant Payments voegt een betaalknop voor kaart of ACH toe aan de factuur, en e-mailtracking toont het exacte moment waarop de klant de factuur opent, zodat opvolging geen giswerk meer is.
Instellen
Hoe stel je de Sheets-naar-Docs-factuurworkflow in
-
01
Stap 1: Verbind Google Sheets en Google Docs
Log in bij Portant met je Google-account en wijs de workflow toe aan de Google Sheet met je factureerbare rijen en het Google Doc dat je als factuursjabloon gebruikt.
-
02
Stap 2: Koppel kolommen aan factuurvelden
Open het sjabloon in de Portant-editor, voeg {{Sheet column}}-tags in het klantblok, de datums en de totalen in, en voeg daarna een Portant-regelitementabel toe op de plek waar het werk, de uren of de producten thuishoren.
-
03
Stap 3: Stel nummering, bestandsnaam en de Drive-map in
Kies in outputbeheer je factuurnummeringspatroon, het bestandsnaamformaat (bijvoorbeeld INV-{{Number}}-{{Customer}}) en de Drive-map waar de afgewerkte PDF's naartoe moeten.
-
04
Stap 4: Schakel e-mail, betalingen en tracking in
Bepaal of elke factuur per e-mail verstuurd moet worden met een bijgevoegde Portant Payments-knop, en schakel e-mailtracking in zodat finance het moment ziet waarop de klant de factuur opent.
Veelgestelde vragen
Open Google Docs, kies een leeg document of gebruik een factuursjabloon uit de galerij, en voeg vervolgens je bedrijfshoofd, klantblok, regelitementabel en totalen toe. Om er een workflow van te maken, koppel je het Doc via Portant aan een Google Sheet, zodat elke nieuwe factureerbare rij automatisch een branded factuur genereert.
Verbind je Google Sheet en je Google Docs-factuursjabloon in Portant, koppel de kolomvelden aan velden en een regelitementabel in het Doc, en activeer vervolgens een samenvoeg voor elke factureerbare rij. Portant genereert de branded PDF in ongeveer 30 seconden, geeft deze een naam op basis van je factuurreeks en slaat hem op in Drive.
Ja. Portant leest elke rij in de Google Sheet, vult je Google Docs-factuursjabloon in en exporteert een branded PDF naar de Drive-map die je kiest. Outputbeheer noemt elk bestand op basis van je factuurnummeringspatroon, zodat finance nooit meer hoeft te hernoemen of te zoeken naar de laatste versie.
Ja. Voeg Portant Payments toe aan de workflow en de gegenereerde factuur bevat direct een betaalknop voor kaart of ACH in het document. Klanten betalen vanuit hetzelfde Google Doc dat je hebt verstuurd, en de betalingsstatus wordt teruggeschreven naar de Google Sheet zodat finance minder hoeft te reconciliëren.
Sla je volgende factuurnummer op in een cel of kolom in de Google Sheet en laat het outputbeheer van Portant dit uitlezen, het patroon (bijvoorbeeld INV-2026-{{Number}}) toepassen op de bestandsnaam en na elke run de volgende waarde terugschrijven naar de Sheet.
Ja. Hetzelfde Google Docs-factuursjabloon werkt ook met de HubSpot-factuurworkflow, waarbij de trigger een dealfasewijziging is en de regelitems afkomstig zijn uit de HubSpot-deal in plaats van een Sheet-rij. Teams wisselen van bron zonder het sjabloon of de Drive-uitvoer opnieuw te hoeven opbouwen.
Gerelateerde sjablonen
HubSpot Invoice Template
Genereer een branded factuur vanuit elke HubSpot-deal in Google Docs, met regelitems, totalen en factureringsgegevens al ingevuld. De gegevenssamenvoeg van Portant haalt dealvelden en HubSpot-regelitems op in het sjabloon en slaat de factuur vervolgens terug op bij de deal.
Sjabloon bekijken
Verkoopoffertes
Verstuur verkoopoffertes vanuit je Google Sheet naar een branded Google Doc zonder ook maar één regel opnieuw te hoeven typen. De gegevenssamenvoeg van Portant haalt klantgegevens en regelitems op in de offerte, klaar voor een eHandtekening.
Sjabloon bekijken
Inkooporder
Zet goedgekeurde rijen in je Google Sheet om in een afgewerkte inkooporder in Google Docs, met leverancier, regelitems en PO-nummer al ingevuld. De gegevenssamenvoeg en goedkeuringsworkflows van Portant routeren de PO zodat je niet meer per e-mail hoeft te heen-en-weer te gaan voor akkoordbevinding.
Sjabloon bekijkenSluit je aan bij meer dan 40.000+ teams die Portant gebruiken
Portant heeft alles veranderd voor Clipboard! Het bespaart ons salesteam wekelijks talloze uren doordat orderformulieren, voorstellen en contracten automatisch worden gegenereerd met informatie uit HubSpot.
Met Portant verwerk ik documenten rechtstreeks vanuit HubSpot. Geen gespring tussen platforms. Geen data kopiëren.
Portant verving drie afzonderlijke tools voor ons. Één platform regelt documenten, handtekeningen en opvolging zonder HubSpot te verlaten.
Honderden contracten gaan eruit met een paar klikken. De ondertekende komen terug binnen, en de rest is eenvoudig te herkennen.
Bij RepCard gaf Portant ons een end-to-end geautomatiseerde workflow binnen HubSpot, waarmee we het handmatig aanmaken van overeenkomsten op schaal hebben vervangen.
We zien een hogere gemiddelde omzet per deal met Portant en een kortere doorlooptijd, het toont een meetbare impact op de salessnelheid.
Geweldig product. Ik gebruik het al meer dan een jaar en de integratie met Google Workspace is fantastisch. Veel lof voor het luisteren naar je gebruikers!
Wanneer het managementteam om een verlengingsdocument vraagt, levert Portant dit in ongeveer een uur, het heeft mijn hele team meer slagkracht gegeven.
Echt een gamechanger! Portant stroomlijnt deze taken en stelt me in staat me te focussen op de zaken die mijn aandacht en probleemoplossend vermogen vereisen!
Deze software neemt op briljante wijze het vervelende proces van het aanmaken en verzenden van facturen over. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook fouten bij het invoeren van gegevens enorm.
Dit product is een gamechanger voor al die pijnlijke handmatige document merges. Geweldig wat jij en het team hebben gebouwd!
Onze medewerkers besteedden vroeger 30 minuten per voorstel. Nu is het minder dan twee minuten en zien de documenten er beter uit dan ooit.