Google-Workflow
Rechnungsworkflow
Verwandeln Sie jede Zeile in Ihrem Google Sheet in eine Markenrechnung in Google Docs, in der Einzelposten, Gesamtbeträge und Kundendaten eingetragen sind. Die Datenzusammenführungs- und Einzelpostenfunktionen von Portant stellen das Dokument zusammen, und die Ausgabeverwaltung speichert die PDF-Datei dann auf Drive.
~5 Minuten Einrichtung · Wird von über 100 Teams verwendet
Mehr als 40.000 Teams vertrauen darauf
Übersicht
Verwandeln Sie Google Sheets-Zeilen in gebrandete Google Docs-Rechnungen
Die meisten Freiberufler, Agenturen und kleinen Teams speichern ihre abrechnungsfähigen Stunden, Projekte und Tarife in einer Google-Tabelle, da sich die Formeln leicht anpassen lassen. Das Problem beginnt, wenn jede Rechnung rausgeht: Jemand dupliziert das Dokument des letzten Monats, gibt die Einzelposten erneut ein, korrigiert die Gesamtbeträge, exportiert ein PDF, benennt die Datei und vergisst, sie irgendwo zu protokollieren. Bis die Rechnung im Posteingang des Kunden landet, haben sich stundenlange Verwaltungsarbeiten angesammelt, und die Behebung eines Tippfehlers bei den Gesamtbeträgen kostet einen weiteren E-Mail-Zyklus.
Diese Vorlage liest jede abrechenbare Zeile in Ihrem Google Sheet und generiert in Google Docs eine mit Ihrem Briefkopf versehene Markenrechnung. Portant's Werbebuchungen Die Funktion fügt die Beschreibungen, Mengen, Tarife und Summen in eine echte Rechnungstabelle ein, die Datenzusammenführung füllt den Kundenblock und die Daten aus, und das Ausgabemanagement benennt die Datei mit Ihrer Rechnungsnummernfolge und speichert die PDF-Datei im richtigen Drive-Ordner. Fügen Sie Portant Payments derselben Rechnung hinzu, und Ihr Kunde kann per Karte oder ACH aus dem Dokument bezahlen.
Es eignet sich für Freiberufler, Agenturen, Dienstleistungsunternehmen und Buchhalter, die ihre Abrechnung über ein Google Sheet und nicht über ein CRM- oder Buchhaltungstool durchführen. Es führt bis zu Portant Rechnungen Automatisierung, die den Weg von der abrechenbaren Arbeit zur bezahlten Rechnung abdeckt, ohne Google Workspace zu verlassen.
Für wen ist das?
Ist diese Vorlage das Richtige für Sie?
Finanzteams und Freiberufler, die Kunden regelmäßig Rechnungen stellen.
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Rechnungen in weniger als fünf Minuten. Die Datenzusammenführungs- und Einzelpostenfunktion von Portant liest die Tabellenzeile direkt, sodass eine abrechenbare Zeile mit einem einzigen Klick in eine gebrandete Google Docs-Rechnung umgewandelt wird.
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Eine Nummerierungsfolge, keine Lücken. Das Ausgabemanagement von Portant wendet Ihr Rechnungsnummerierungsmuster an, benennt jedes PDF auf die gleiche Weise und schreibt die Nummer für einen sauberen Prüfpfad zurück in das Blatt.
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Bezahlte Rechnungen, keine gejagten. Portant Payments fügt der Rechnung eine Schaltfläche zum Bezahlen mit Karte oder ACH hinzu und die E-Mail-Verfolgung zeigt den Moment an, in dem der Kunde sie öffnet, sodass Nachverfolgungen kein Rätselraten mehr sind.
Einrichtung
So richten Sie den Rechnungsworkflow „Sheets to Docs“ ein
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Schritt 1: Verbinden Sie Google Sheets und Google Docs
Melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto bei Portant an und richten Sie den Workflow dann auf das Google Sheet, das Ihre abrechenbaren Zeilen enthält, und auf das Google-Dokument, das Sie als Rechnungsvorlage verwenden.
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Schritt 2: Ordnen Sie Spalten den Rechnungsfeldern zu
Öffnen Sie die Vorlage im Portant-Editor, fügen Sie die Tags {{Sheet Column}} in den Kundenblock, die Daten und die Gesamtsummen ein und fügen Sie dann eine Portant-Einzelpostentabelle hinzu, zu der die Arbeit, die Stunden oder die Produkte gehören.
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Schritt 3: Nummerierung, Dateibenennung und Laufwerksordner festlegen
Wählen Sie in der Ausgabeverwaltung Ihr Rechnungsnummerierungsmuster, das Dateinamenformat (z. B. INV-{{Nummer}}-{{Kunde}}) und den Drive-Ordner aus, in dem fertige PDFs landen sollen.
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Schritt 4: Aktivieren Sie E-Mail, Zahlungen und Sendungsverfolgung
Entscheiden Sie, ob jede Rechnung per E-Mail mit angehängter Portant-Zahlungsschaltfläche gesendet werden soll, und aktivieren Sie dann die E-Mail-Verfolgung, damit die Finanzabteilung sieht, wann der Kunde die Rechnung öffnet.
Häufig gestellte Fragen
Öffnen Sie Google Docs, wählen Sie ein leeres Dokument aus oder holen Sie sich eine Rechnungsvorlage aus der Galerie und fügen Sie dann Ihre Geschäftskopfzeile, Ihren Kundenblock, Ihre Einzelpostentabelle und Ihre Gesamtsummen hinzu. Um es in einen Workflow umzuwandeln, verknüpfen Sie das Dokument über Portant mit einem Google Sheet, sodass jede neue abrechenbare Zeile automatisch eine Markenrechnung generiert.
Verbinden Sie Ihre Google Sheet- und Google Docs-Rechnungsvorlage in Portant, ordnen Sie die Blattspalten Feldern und einer Einzelpostentabelle im Dokument zu und lösen Sie dann eine Zusammenführung für jede abrechenbare Zeile aus. Portant generiert das Marken-PDF in etwa 30 Sekunden, benennt es mit Ihrer Rechnungssequenz und speichert es in Drive.
Ja. Portant liest jede Zeile im Google Sheet, füllt Ihre Google Docs-Rechnungsvorlage und exportiert ein gebrandetes PDF in den von Ihnen gewählten Drive-Ordner. Das Ausgabemanagement benennt jede Datei mit Ihrem Rechnungsnummerierungsmuster, sodass die Finanzabteilung nie umbenennen oder nach der neuesten Version suchen muss.
Ja. Fügen Sie Portant Payments zum Workflow hinzu und die generierte Rechnung enthält direkt im Dokument eine Schaltfläche zur Karten- oder ACH-Zahlung. Kunden rechnen über dasselbe Google-Dokument ab, das Sie gesendet haben, und der Zahlungsstatus wird in das Google-Tabellenblatt zurückgeschrieben, sodass die Finanzen weniger abgeglichen werden müssen.
Speichern Sie Ihre nächste Rechnungsnummer in einer Zelle oder Spalte im Google Sheet und lassen Sie sie vom Ausgabemanagement von
Ja. Dieselbe Google Docs-Rechnungsvorlage funktioniert mit dem HubSpot-Rechnungsworkflow, bei dem der Auslöser eine Verschiebung der Deal-Phase ist und die Einzelposten aus dem HubSpot-Deal und nicht aus einer Tabellenzeile stammen. Teams wechseln die Quelle, ohne die Vorlage oder die Drive-Ausgabe neu zu erstellen.
Verwandte Vorlagen
HubSpot-Rechnungsvorlage
Erstellen Sie in Google Docs eine markenbezogene Rechnung für jedes HubSpot-Geschäft mit bereits ausgefüllten Einzelposten, Gesamtbeträgen und Rechnungsdetails. Die Datenzusammenführung von Portant zieht Deal-Felder und HubSpot-Werbebuchungen in die Vorlage und speichert die Rechnung dann wieder im Deal.
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Verkaufsangebote
Senden Sie Verkaufsangebote von Ihrem Google Sheet an ein gebrandetes Google-Dokument, ohne eine einzige Zeile erneut eingeben zu müssen. Durch die Datenzusammenführung von Portant werden Kundendaten und Einzelposten in das Angebot übernommen, bereit für die elektronische Signatur.
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Bestellung
Verwandeln Sie genehmigte Zeilen in Ihrem Google Sheet in ein fertiges Bestelldokument mit ausgefüllten Lieferanten, Einzelposten und Bestellnummer. Die Datenzusammenführungs- und Genehmigungsworkflows von Portant leiten die Bestellung weiter, sodass Sie nicht mehr der Freigabe per E-Mail nachjagen müssen.
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