Automatisierungsvorlage
HubSpot Invoice Template
Erstellen Sie aus jedem HubSpot-Deal eine gebrandete Rechnung in Google Docs, mit Positionen, Summen und Rechnungsdetails bereits ausgefüllt. Portant's Datenzusammenführung überträgt Deal-Felder und HubSpot-Positionen in die Vorlage und speichert die Rechnung anschließend wieder am Deal.
~5 Min. Einrichtung · Von 500+ Teams genutzt
Vertraut von 40.000+ Teams
Überblick
HubSpot-Deals in gebrandete Rechnungen in Google Docs verwandeln
Den Deal abzuschließen ist der einfache Teil. Dann muss jemand den Firmennamen, den Rechnungskontakt und jede einzelne Position aus dem HubSpot-Deal in eine Rechnungsvorlage übertragen, die Formatierung korrigieren, ein PDF exportieren, die Datei so benennen, dass das Finanzteam sie erkennt, und daran denken, sie wieder am Deal anzuhängen. Wenn die Rechnung schließlich verschickt wird, läuft die Uhr für den Zahlungseingang bereits seit Tagen.
Diese Vorlage überwacht den HubSpot-Deal und erstellt in Google Docs eine gebrandete Rechnung, sobald ein Deal den Status „Closed Won" erreicht (oder einen von Ihnen festgelegten benutzerdefinierten Abrechnungsauslöser). Portant'sPositionen-Funktionüberträgt die HubSpot-Positionen des Deals in eine echte Rechnungstabelle, die Datenzusammenführung füllt Kunde, Verantwortlicher, Daten, Bestellnummer und Steuerfelder aus, und die Ausgabeverwaltung benennt die Datei und legt sie im richtigen Drive-Ordner ab. Mit Portant Payments kann die Rechnung Karten- oder ACH-Zahlungen direkt aus demselben Dokument einziehen, das Sie versenden.
Diese Vorlage eignet sich für Finance- und Operations-Teams in Dienstleistungsunternehmen, Agenturen und Managed-Service-Teams, die über HubSpot statt über ein Buchhaltungstool abrechnen, sowie für Gründer, die sicherstellen möchten, dass jede Rechnung einheitlich aussieht. Sie fügt sich nahtlos in Portant'sRechnungsautomatisierungein, die den gesamten Weg vom Deal bis zur Zahlung innerhalb von HubSpot abdeckt.
Für wen ist das gedacht
Ist diese Vorlage die richtige für Sie?
Finance-Teams und Freiberufler, die regelmäßig Rechnungen an Kunden stellen.
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Rechnungen noch am selben Tag, an dem ein Deal abgeschlossen wird.Portant erstellt die Rechnung, sobald der HubSpot-Deal „Closed Won" erreicht, sodass das Finance-Team nicht mehr tagelang warten muss, bevor die Uhr für den Zahlungseingang startet.
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Was Sie verkauft haben, stellen Sie auch in Rechnung.Die Positionen-Funktion von Portant überträgt die HubSpot-Positionstabelle des Deals exakt in die Rechnung, sodass Beschreibungen, Mengen und Summen eins zu eins mit dem Deal übereinstimmen.
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Rechnungen, die sich selbst einziehen.Portant Payments fügt der Rechnung einen Karten- oder ACH-Zahlungsbutton hinzu, sodass Kunden die Zahlung direkt aus demselben Dokument vornehmen, das Sie versenden, und das Finance-Team weniger manuell abgleichen muss.
Einrichtung
So richten Sie den HubSpot-Rechnungsworkflow ein
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Schritt 1: HubSpot und Google verbinden
Installieren Sie Portant aus dem HubSpot Marketplace, verknüpfen Sie das Google-Konto, dem Ihre Rechnungsvorlage gehört, und wählen Sie den Drive-Ordner aus, in dem fertige Rechnungen abgelegt werden sollen.
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02
Schritt 2: Rechnung in Google Docs erstellen
Öffnen Sie Ihre gebrandete Rechnung in Google Docs, fügen Sie {{HubSpot-Tags}} in die Felder für Kunde, Daten, Summen und Bestellnummer ein, und ergänzen Sie eine Portant-Positionstabelle dort, wo die Produkte stehen sollen.
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03
Schritt 3: Deal-Eigenschaften und Auslöser zuordnen
Wählen Sie die HubSpot-Deal-Phase, die benutzerdefinierte Eigenschaft oder das Workflow-Ereignis aus, das die Rechnungsstellung auslösen soll, und ordnen Sie dann jeden Tag in der Vorlage einem Deal-, Unternehmens- oder Verantwortlichen-Feld zu.
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04
Schritt 4: Zahlungen, Signaturen und Benachrichtigungen aktivieren
Entscheiden Sie, ob die Rechnung einen Portant Payments-Zahlungsbutton oder einen Signaturblock benötigt, legen Sie das Dateibenennungsmuster fest, und richten Sie eine interne Benachrichtigung an das Finance-Team ein, sobald jede Rechnung fertig ist.
Häufig gestellte Fragen
Öffnen Sie den Deal in HubSpot, klicken Sie auf „Rechnungen" und wählen Sie „Deal in Rechnung umwandeln". Die native HubSpot-Option erstellt einen Entwurf auf Basis der bereits im Deal vorhandenen Positionen. Portant geht noch einen Schritt weiter und erstellt eine gebrandete Google Docs-Rechnung, sobald ein Deal abgeschlossen wird, mit den Positionen, Kundenfeldern und der Bestellnummer bereits eingetragen.
Ja. HubSpot kann eine Workflow-Aktion „In Rechnung umwandeln" ausführen, wenn ein Deal auf „Closed Won" wechselt, erstellt dabei jedoch nur einen einfachen nativen Rechnungsdatensatz. Portant generiert aus demselben Auslöser eine vollständig gebrandete Google Docs- oder PDF-Rechnung, inklusive Positionstabelle, Zahlungskonditionen und verknüpftem Drive-Ordner.
Ja. Fügen Sie Portant Payments zum Workflow hinzu, und die generierte Rechnung enthält einen Karten- oder ACH-Zahlungsbutton, sodass Kunden die Zahlung direkt aus demselben Dokument vornehmen können, das Sie versendet haben. Der Zahlungsstatus wird automatisch am HubSpot-Deal gespeichert, sodass das Finance-Team nicht manuell abgleichen muss.
HubSpots native Rechnung ist ein Transaktionsdatensatz, der innerhalb von HubSpot Commerce gespeichert wird. Die HubSpot Invoice Template von Portant erzeugt dieselben Daten als vollständig gebrandetes Google Doc oder PDF, das in Ihrem Drive-Ordner liegt, wieder am Deal angehängt wird und von jedem, der ein Doc bearbeiten kann, Zeile für Zeile angepasst werden kann.
Ja. Portant bietet eine zugehörige Vorlage, den Sheets-basierten Rechnungsworkflow, der Rechnungszeilen aus einem Google Sheet statt aus einem HubSpot-Deal liest. Dieselbe Google Docs-Vorlage, dieselbe Positionstabelle, dieselbe Drive-Ausgabe, praktisch für Teams, die auf Basis eines Preismodells statt eines CRM abrechnen.
Ja. Jede von Portant generierte Rechnung wird als Datensatz am ursprünglichen HubSpot-Deal angehängt, mit einem Link zum Google Doc und dem PDF. Der Vertrieb sieht dieselbe Rechnung, die der Kunde erhalten hat, das Finance-Team hat den Prüfpfad, und niemand muss in Drive suchen, welche Rechnung zu welchem Deal gehört.
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