HubSpot workflow
HubSpot Sales Contract Workflow
Erstellen Sie den Kaufvertrag aus Ihrem gewonnenen HubSpot-Deal, mit bereits ausgefüllten Positionen, Kundendaten und Vertragsbedingungen. Portant leitet ihn durch Genehmigungen, sammelt eSignaturen ein und speichert das unterzeichnete PDF zurück im Deal.
ca. 5 Min. Einrichtung · Von 500+ Teams genutzt
Von 40.000+ Teams vertraut
Übersicht
Kaufverträge aus gewonnenen HubSpot-Deals in Google Docs generieren
Der Deal wird in HubSpot als gewonnen markiert und der Vertriebsmitarbeiter hat 24 Stunden Zeit, den Kaufvertrag zu versenden. Er öffnet das Bestellformular des letzten Quartals, tippt die Positionen erneut ein, sucht den rechtlichen Firmennamen des Kunden heraus und schickt um 21 Uhr einen Entwurf an die Rechtsabteilung in der Hoffnung, dass nichts gegen die Richtlinien verstößt.
Diese Vorlage ändert das grundlegend. Portant generiert den Kaufvertrag aus Ihrer Master-Google-Doc-Vorlage, sobald der Deal abgeschlossen wird, mit denPositionen, Kundenfeldern und Vertragsbedingungen des Deals bereits eingetragen. Genehmigungen werden nur dann an die Rechtsabteilung weitergeleitet, wenn etwas gegen die Richtlinien verstößt; anschließend werden eSignaturen zur Unterzeichnung versandt und das unterzeichnete PDF zurück im Deal gespeichert.
Es eignet sich für AEs, Sales Ops und RevOps-Verantwortliche in B2B-SaaS- oder Dienstleistungsteams, die formelle Verträge abschließen und möchten, dass jedes Bestellformular exakt HubSpot widerspiegelt. Es bildet die Grundlage fürVerträgeals vollständigen CRM-gesteuerten Workflow, nicht als einmaligen Generator.
Für wen ist das gedacht
Ist diese Vorlage die richtige für Sie?
Rechts-, Vertriebs- und Betriebsteams, die wiederkehrende Vereinbarungen verwalten.
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Kaufverträge in weniger als fünf Minuten fertig.Portant übernimmt SKUs, Mengen und Rabatte direkt aus dem Deal, sodass Vertriebsmitarbeiter die Bestellformulartabelle nicht bei jedem Abschluss manuell neu erstellen müssen.
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Unterschrift noch am selben Tag bei gewonnenen Deals.Portant sendet eSignaturen zur Unterzeichnung, sobald der Vertrag genehmigt ist, und schreibt das unterzeichnete PDF zurück in den HubSpot-Deal-Datensatz.
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Kein richtlinienwidriger Vertrag verlässt das Team.Portant-Genehmigungsworkflows halten jeden Vertrag zurück, der gegen Ihre Rabatt-, Laufzeit- oder Klauselregeln verstößt, bis die Rechts- oder Finanzabteilung in HubSpot zustimmt.
Einrichtung
So richten Sie den Kaufvertrags-Workflow ein
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01
Schritt 1: HubSpot, Google Drive und Portant verbinden
Autorisieren Sie im Portant-Dashboard Ihr HubSpot-Portal, den Google Drive-Ordner mit Ihrer Master-Vertragsvorlage und Portant eSignatures, damit unterzeichnete PDFs zurück im Deal gespeichert werden.
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02
Schritt 2: Master-Vertragsvorlage verknüpfen
Öffnen Sie Ihr bestehendes Bestellformular oder MSA in Google Docs, fügen Sie HubSpot-Tags für Unternehmens-, Deal- und Kontaktfelder ein und verweisen Sie die Positionstabelle auf die Produkte des Deals.
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03
Schritt 3: Genehmigungsregeln und Auslöser festlegen
Wählen Sie die Deal-Phase oder die benutzerdefinierte Eigenschaft, die den Workflow auslöst, und fügen Sie Genehmigungsschritte für jeden Vertrag hinzu, der Ihre Rabatt-, Laufzeit- oder Klauselschwellenwerte überschreitet.
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04
Schritt 4: Ausgaben und Unterzeichner konfigurieren
Wählen Sie das Dateinamensmuster, den Drive-Ordner für das unterzeichnete PDF und die Reihenfolge der Unterzeichner, damit der unterzeichnete Vertrag im richtigen HubSpot-Deal gespeichert wird.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Mit Portant wird Ihr Kaufvertrag aus dem HubSpot-Deal generiert, sobald er als gewonnen markiert wird, und überträgt Positionen, Kundendaten und Vertragsbedingungen in Ihre Google Docs-Vorlage. Die meisten Teams haben den ersten automatisierten Vertrag innerhalb eines Nachmittags in Betrieb, ohne einen Commerce Hub-Platz zu benötigen.
Stellen Sie den Auslöser so ein, dass er bei der Phase "Gewonnen" oder bei einer benutzerdefinierten Eigenschaft wie "Vertrag bereit" ausgelöst wird, die Vertriebsmitarbeiter aktivieren, wenn Unterlagen benötigt werden. Portant fügt dann die HubSpot-Felder und Positionen des Deals innerhalb von Sekunden in die Vertragsvorlage ein, bereit für Genehmigung und eSignatur.
Nein. Das Contracts-Objekt von HubSpot ist eine Commerce Hub Pro- oder Enterprise-Funktion, die sich derzeit in der öffentlichen Beta befindet. Portant funktioniert mit jedem HubSpot-Tarif, der Workflows unterstützt, sodass Sales Hub Pro-Teams Verträge generieren, genehmigen, unterzeichnen und zurück im Deal speichern können, ohne das Abonnement zu wechseln.
Ja. Die Positionsfunktion von Portant gibt die vollständige Positionstabelle des Deals im Vertrag aus, einschließlich SKU, Menge, Laufzeit, Stückpreis und Rabatt. Der Preisblock im unterzeichneten Vertrag stimmt exakt mit dem HubSpot-Deal überein, sodass Finanz- und Customer-Success-Teams dieselben Zahlen sehen.
Portant leitet jeden Vertrag, der gegen Ihre Rabatt-, Laufzeit- oder Klauselregeln verstößt, vor dem Versand an den richtigen Genehmiger weiter. Genehmiger sehen den Entwurf und den Deal-Kontext und können mit einem Klick genehmigen oder ablehnen. Der Vertrag kann erst zur Unterzeichnung versandt werden, wenn alle Genehmigungen vorliegen.
Ja. Derselbe HubSpot-Deal kann ein Jahr später einen Verlängerungsvertrag auslösen oder aus denselben Positionen eine Rechnung in Google Docs oder Google Sheets generieren. Portant deckt den gesamten Vertragslebenszyklus von der ersten Unterzeichnung bis zur Verlängerung ab, alles verankert im HubSpot-Datensatz.
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