Plantilla de automatización
HubSpot Invoice Template
Genera una factura con tu marca a partir de cualquier negocio en HubSpot dentro de Google Docs, con líneas de artículo, totales y datos de facturación ya completados. La combinación de datos de Portant importa los campos del negocio y las líneas de artículo de HubSpot en la plantilla, y luego guarda la factura en el negocio.
~5 min de configuración · Usado por más de 500 equipos
Con la confianza de más de 40.000 equipos
Descripción general
Convierte negocios de HubSpot en facturas con tu marca en Google Docs
Cerrar el negocio es la parte fácil. Después, alguien tiene que copiar el nombre de la empresa, el contacto de facturación y cada línea de artículo del negocio en HubSpot hacia una plantilla de factura, corregir el formato, exportar un PDF, nombrar el archivo de una forma que el equipo de finanzas reconozca y acordarse de adjuntarlo de nuevo al negocio. Para cuando la factura sale, el reloj del cobro ya lleva días corriendo.
Esta plantilla monitorea el negocio en HubSpot y genera una factura con tu marca en Google Docs en el momento en que el negocio llega a Closed Won (o cualquier desencadenador de facturación personalizado que configures). La función delíneas de artículode Portant importa las líneas de artículo de HubSpot del negocio en una tabla de factura real, la combinación de datos rellena los campos del cliente, propietario, fechas, número de orden de compra e impuestos, y la gestión de salida nombra el archivo y lo deposita en la carpeta de Drive correcta. Añade Portant Payments y la factura puede aceptar pagos con tarjeta o ACH desde el mismo documento que envías.
Es ideal para finanzas y operaciones en empresas de servicios, agencias y equipos de servicios gestionados que facturan desde HubSpot en lugar de una herramienta contable, así como para fundadores que quieren que cada factura salga con el mismo aspecto. Se integra con la automatización defacturasde Portant, que cubre todo el proceso desde el negocio hasta el cobro dentro de HubSpot.
Para quién es esto
¿Es esta plantilla adecuada para ti?
Equipos de finanzas y freelancers que facturan a clientes con regularidad.
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Facturas enviadas el mismo día en que se cierra un negocio.Portant genera la factura en el momento en que el negocio de HubSpot llega a Closed Won, por lo que finanzas ya no espera días para iniciar el reloj del cobro.
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Lo que vendiste es lo que cobras.La función de líneas de artículo de Portant copia la tabla de líneas de artículo del negocio en HubSpot a la factura de forma exacta, de modo que las descripciones, cantidades y totales coinciden con el negocio uno a uno.
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Facturas que se cobran solas.Portant Payments añade un botón de pago con tarjeta o ACH a la factura, para que los clientes liquiden el importe desde el mismo documento que recibes y finanzas tenga menos conciliaciones que hacer.
Configuración
Cómo configurar el flujo de trabajo de facturas en HubSpot
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01
Paso 1: Conecta HubSpot y Google
Instala Portant desde el marketplace de HubSpot, vincula la cuenta de Google que tiene tu plantilla de factura y elige la carpeta de Drive donde deben guardarse las facturas terminadas.
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02
Paso 2: Crea la factura en Google Docs
Abre tu factura con marca en Google Docs, inserta {{etiquetas de HubSpot}} en los campos de cliente, fechas, totales y número de orden de compra, y añade una tabla de líneas de artículo de Portant donde correspondan los productos.
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03
Paso 3: Mapea las propiedades del negocio y el desencadenador
Elige la etapa del negocio en HubSpot, la propiedad personalizada o el evento de flujo de trabajo que debe iniciar la facturación, y luego mapea cada etiqueta de la plantilla a un campo del negocio, la empresa o el propietario.
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04
Paso 4: Activa pagos, firmas y notificaciones
Decide si la factura necesita un botón de pago de Portant Payments o un bloque de firma, configura el patrón de nomenclatura de archivos y envía una alerta interna a finanzas cuando cada factura esté lista.
Preguntas frecuentes
Abre el negocio en HubSpot, haz clic en Invoices y elige Convert deal to invoice. La opción nativa de HubSpot crea un borrador usando las líneas de artículo que ya están en el negocio. Portant va más allá al generar una factura con tu marca en Google Docs en el momento en que se cierra un negocio, con las líneas de artículo, los campos del cliente y el número de orden de compra ya combinados.
Sí. HubSpot puede ejecutar una acción de flujo de trabajo Convert to Invoice cuando un negocio pasa a Closed Won, pero produce un registro de factura nativa básico. Portant genera una factura completamente personalizada en Google Docs o PDF desde el mismo desencadenador, con tu tabla de líneas de artículo, condiciones de pago y carpeta de Drive ya configuradas.
Sí. Añade Portant Payments al flujo de trabajo y la factura generada incluirá un botón de pago con tarjeta o ACH, para que los clientes liquiden la factura desde el mismo documento que recibieron. El estado del pago se registra en el negocio de HubSpot, por lo que finanzas no tiene que conciliar manualmente.
La factura nativa de HubSpot es un registro transaccional almacenado dentro de HubSpot Commerce. La HubSpot Invoice Template de Portant genera los mismos datos como un Google Doc o PDF completamente personalizado que vive en tu carpeta de Drive, se adjunta de vuelta al negocio y puede ser editado línea por línea por cualquier persona que pueda editar un Doc.
Sí. Portant tiene una plantilla hermana, el flujo de trabajo de facturas basado en Sheets, que lee filas de facturas desde una Google Sheet en lugar de un negocio de HubSpot. La misma plantilla de Google Docs, la misma tabla de líneas de artículo, la misma salida en Drive, útil para equipos que facturan a partir de un modelo de precios en lugar de un CRM.
Sí. Cada factura que Portant genera se adjunta al negocio de HubSpot de origen como un registro, con un enlace al Google Doc y al PDF. Ventas ve la misma factura que recibió el cliente, finanzas tiene el rastro de auditoría y nadie tiene que buscar en Drive para encontrar qué factura pertenece a qué negocio.
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