Google-Workflow
Bestellung
Verwandeln Sie genehmigte Zeilen in Ihrem Google Sheet in ein fertiges Bestelldokument mit ausgefüllten Lieferanten, Einzelposten und Bestellnummer. Die Datenzusammenführungs- und Genehmigungsworkflows von Portant leiten die Bestellung weiter, sodass Sie nicht mehr der Freigabe per E-Mail nachjagen müssen.
~5 Minuten Einrichtung · Wird von über 100 Teams verwendet
Mehr als 40.000 Teams vertrauen darauf
Übersicht
Generieren Sie Bestellungen in Google Docs aus genehmigten Google Sheet-Zeilen
Wenn Sie Bestellungen aus einer Google-Tabelle mit genehmigten Anfragen aufgeben, kennen Sie die Routine. Jemand kopiert die Lieferantenzeile in ein Dokument, korrigiert die Adresse, gibt die Einzelposten erneut ein, berechnet die Gesamtsumme und sendet die PDF-Datei per E-Mail an den Lieferanten, während er auf die Bestätigung durch den Genehmiger in Slack wartet.
Dieser Workflow erledigt diese Arbeit für Sie. Portant liest jede genehmigte Zeile aus dem Blatt, führt den Lieferanten und die Einzelposten in Ihrer Google Doc-PO-Vorlage zusammen, leitet sie an Ihren Genehmiger weiter und speichert das signierte PDF mit einer neuen PO-Nummer. Kommen Sie vorbei Datenzusammenführung Tags einmal und der Rest ist wiederholbar.
Es eignet sich für Beschaffungsmanager, Finanz- und Betriebsleiter bei KMU und mittelständischen Unternehmen, Gründer, die Lieferantenausgaben abzeichnen, und Projektmanager, die Bestellungen an Subunternehmer weitergeben. Der Arbeitsablauf erstreckt sich über Leitern ins Ganze Rechnungen und Finanzen Lane, damit AP die Bestellung wieder mit der Rechnung abgleichen kann, wenn diese eintrifft.
Für wen ist das?
Ist diese Vorlage das Richtige für Sie?
Teams, die Dokumente aus strukturierten Daten generieren.
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Bestellungen wurden in weniger als fünf Minuten verschickt. Durch die Datenzusammenführung werden Lieferantendetails und Einzelposten aus dem Blatt in Ihr Dokument übernommen, sodass Sie die Neueingabe überspringen können, die früher eine halbe Stunde gedauert hat.
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Für jede Bestellung ist ein Genehmiger eingetragen. Genehmigungsworkflows leiten die zusammengeführte Bestellung an den benannten Genehmiger weiter, bevor sie Ihr Team verlässt, sodass Sie einen Nachweis über die Freigabe für Finanzen und Prüfung haben.
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Eine Quelle der Wahrheit für Lieferantenausgaben. Das Ausgabemanagement speichert jede Bestellung mit der richtigen Nummer, dem richtigen Dateinamen und dem richtigen Laufwerksordner, sodass die Finanzabteilung sie bei Eingang der Rechnungen wieder der Tabellenzeile zuordnen kann.
Einrichtung
So richten Sie den Bestell-Workflow ein
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Schritt 1: Verbinden Sie Google Sheets und Google Docs
Melden Sie sich bei Portant an, autorisieren Sie Google Workspace und wählen Sie das Blatt aus, in dem Käufer genehmigte Anfragen protokollieren.
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Schritt 2: Markieren Sie Ihre Bestelldokumentvorlage
Öffnen Sie Ihr Bestelldokument und fügen Sie Zusammenführungs-Tags wie {{Vendor}}, {{PO Number}} und einen Platzhalter für {{Line Items}} an der Stelle hinzu, an der die Tabelle hingehört.
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Schritt 3: Konfigurieren Sie Genehmigungen und Ausgaberegeln
Aktivieren Sie Genehmigungsworkflows für den benannten Genehmiger und legen Sie dann mithilfe der Ausgabeverwaltung das Dateinamenmuster, das PDF-Format und den Drive-Ordner fest.
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Schritt 4: Senden Sie eine Testbestellung und schalten Sie den Auslöser ein
Führen Sie einen Test bei einem Anbieter mit geringem Risiko durch, verfeinern Sie den Wortlaut und aktivieren Sie dann den Auslöser, damit jede neue genehmigte Zeile automatisch eine neue Bestellung sendet.
Häufig gestellte Fragen
Eine Bestellvorlage sollte die Namen und Adressen von Käufer und Verkäufer, eine eindeutige Bestellnummer und ein eindeutiges Bestelldatum, Einzelposten mit SKU, Menge, Stückpreis und Gesamtsumme, Zahlungsbedingungen, Lieferdetails und einen Genehmiger umfassen. Portant ruft jedes dieser Felder aus Ihrem Google Sheet ab, sodass jede Bestellung konsistent ist.
Erstellen Sie eine Google Docs-Vorlage mit Zusammenführungs-Tags für Anbieter, Einzelposten und Gesamtsummen und verbinden Sie sie dann mit Ihrem Blatt genehmigter Anfragen in Portant. Mit jeder neuen Zeile wird ein Dokument mit den richtigen Details erstellt, sodass Sie nicht erneut eine leere Vorlage öffnen müssen.
Ja. Die Genehmigungsworkflows von Portant leiten die zusammengeführte Bestellung an einen benannten Genehmiger, wie einen Manager oder Finanzleiter, weiter, bevor sie Ihr Team verlässt. Die Genehmigung wird im Dokument aufgezeichnet, sodass Sie der Finanz- und Revisionsabteilung zeigen können, wer wann die Genehmigung erteilt hat.
Die Ausgabeverwaltung von Portant generiert für jedes Dokument eine eindeutige Bestellnummer, benennt die Datei mit Hersteller und Datum, speichert sie als PDF und legt sie im von Ihnen gewählten Laufwerksordner ab. Die Finanzabteilung kann jede Bestellung finden, ohne E-Mails oder geteilte Laufwerke durchsuchen zu müssen.
Nein. Die meisten Teams mit weniger als 200 Mitarbeitern benötigen keine umfangreiche Beschaffungssuite, um saubere Bestellungen zu versenden. Portant läuft auf den Google Sheets, die Ihr Team bereits verwendet, sodass Sie den Workflow heute Nachmittag starten und sich später noch einmal mit der ERP-Beschaffung befassen können, wenn Sie damit nicht mehr Schritt halten können.
Ja. Portant stellt auf die gleiche Weise eine Verbindung zu HubSpot her, sodass Sie eine Bestellung aus einem abgeschlossenen und gewonnenen Geschäft oder einem benutzerdefinierten Objekt auslösen können, das die Ausgaben von Subunternehmern verfolgt. Die Zusammenführungs-Tags und Genehmigungsschritte funktionieren genauso wie in der Google Sheets-Version.
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