Flux de travail Google
Bon de commande
Transformez les lignes approuvées de votre Google Sheet en un bon de commande Google Docs complet, avec le fournisseur, les lignes de détail et le numéro de bon de commande déjà renseignés. La fusion de données et les flux d'approbation de Portant acheminent le bon de commande afin que vous cessiez de courir après les validations par e-mail.
~5 min de configuration · Utilisé par plus de 100 équipes
Approuvé par plus de 40 000 équipes
Aperçu
Générez des bons de commande dans Google Docs à partir des lignes approuvées de Google Sheets
Si vous émettez des bons de commande depuis une Google Sheet de demandes approuvées, vous connaissez le scénario. Quelqu'un copie la ligne fournisseur dans un Doc, corrige l'adresse, ressaisit les lignes de détail, calcule le total et envoie le PDF au fournisseur par e-mail en attendant que le responsable confirme sur Slack.
Ce flux de travail effectue ce travail à votre place. Portant lit chaque ligne approuvée dans la Sheet, fusionne le fournisseur et les lignes de détail dans votre modèle Google Docs, l'achemine vers votre approbateur et enregistre le PDF signé avec un nouveau numéro de bon de commande. Insérez les balises defusion de donnéesune seule fois et le reste est reproductible.
Ce modèle convient aux responsables des achats, aux directeurs financiers et opérationnels des PME et des entreprises de taille intermédiaire, aux fondateurs qui valident les dépenses fournisseurs, et aux chefs de projet qui émettent des bons de commande pour des sous-traitants. Le flux de travail s'intègre dans la catégorie plus largefacturation et financesafin que la comptabilité fournisseurs puisse rapprocher le bon de commande de la facture à sa réception.
À qui s'adresse ce modèle
Ce modèle est-il fait pour vous ?
Équipes qui génèrent des documents à partir de données structurées.
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Des bons de commande envoyés en moins de cinq minutes.La fusion de données extrait les coordonnées du fournisseur et les lignes de détail de la Sheet vers votre Doc, vous évitant ainsi la ressaisie qui prenait auparavant une demi-heure.
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Chaque bon de commande dispose d'un approbateur enregistré.Les flux d'approbation acheminent le bon de commande fusionné vers l'approbateur désigné avant qu'il ne quitte votre équipe, vous donnant ainsi une preuve de validation pour la finance et l'audit.
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Une source unique de vérité pour les dépenses fournisseurs.La gestion des sorties enregistre chaque bon de commande avec le bon numéro, le bon nom de fichier et le bon dossier Drive, afin que la finance puisse le rapprocher de la ligne correspondante dans la Sheet à la réception des factures.
Configuration
Comment configurer le flux de travail des bons de commande
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01
Étape 1 : Connecter Google Sheets et Google Docs
Connectez-vous à Portant, autorisez Google Workspace et sélectionnez la Sheet dans laquelle les acheteurs enregistrent les demandes approuvées.
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02
Étape 2 : Baliser votre modèle de bon de commande Google Docs
Ouvrez votre document de bon de commande et ajoutez des balises de fusion telles que {{Vendor}}, {{PO Number}} et un espace réservé {{Line Items}} à l'endroit où le tableau doit apparaître.
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03
Étape 3 : Configurer les approbations et les règles de sortie
Activez les flux d'approbation pour l'approbateur désigné, puis utilisez la gestion des sorties pour définir le modèle de nom de fichier, le format PDF et le dossier Drive.
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04
Étape 4 : Envoyer un bon de commande test et activer le déclencheur
Effectuez un test avec un fournisseur à faible risque, affinez la formulation, puis activez le déclencheur afin que chaque nouvelle ligne approuvée génère automatiquement un nouveau bon de commande.
Questions fréquemment posées
Un modèle de bon de commande doit inclure les noms et adresses de l'acheteur et du fournisseur, un numéro de bon de commande unique et une date, les lignes de détail avec la référence, la quantité, le prix unitaire et le total, les conditions de paiement, les informations de livraison et un approbateur. Portant extrait chacun de ces champs depuis votre Google Sheet afin que chaque bon de commande soit cohérent.
Créez un modèle Google Docs avec des balises de fusion pour le fournisseur, les lignes de détail et les totaux, puis connectez-le à votre Sheet de demandes approuvées dans Portant. Chaque nouvelle ligne génère un Doc avec les bons renseignements, sans que vous n'ayez à ouvrir un modèle vierge.
Oui. Les flux d'approbation de Portant acheminent le bon de commande fusionné vers un approbateur désigné (un responsable ou un directeur financier, par exemple) avant qu'il ne quitte votre équipe. L'approbation est enregistrée dans le Doc, ce qui vous permet d'indiquer à la finance et à l'audit qui a validé et à quel moment.
La gestion des sorties de Portant génère un numéro de bon de commande unique pour chaque Doc, nomme le fichier avec le fournisseur et la date, l'enregistre au format PDF et le dépose dans le dossier Drive de votre choix. La finance peut retrouver n'importe quel bon de commande sans fouiller les e-mails ni les disques partagés.
Non. La plupart des équipes de moins de 200 personnes n'ont pas besoin d'une suite d'achats lourde pour envoyer des bons de commande soignés. Portant fonctionne à partir des Google Sheets que votre équipe utilise déjà, vous pouvez donc lancer le flux de travail dès cet après-midi et envisager un ERP plus tard si vous en avez besoin.
Oui. Portant se connecte à HubSpot de la même façon, vous pouvez donc déclencher un bon de commande depuis un deal conclu ou un objet personnalisé qui suit les dépenses sous-traitants. Les balises de fusion et les étapes d'approbation fonctionnent de la même manière que dans la version Google Sheets.
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