Automatiseringssjabloon
HubSpot Invoice Template
Genereer een branded factuur vanuit elke HubSpot deal in Google Docs, met regelitems, totalen en factureringsgegevens al ingevuld. Portant's data merge haalt dealvelden en HubSpot-regelitems op in het sjabloon en slaat de factuur vervolgens op bij de deal.
~5 min instellen · Gebruikt door 500+ teams
Vertrouwd door 40.000+ teams
Overzicht
Zet HubSpot deals om in branded facturen in Google Docs
De deal sluiten is het makkelijke deel. Daarna moet iemand de bedrijfsnaam, het factuurcontact en elk regelitem uit de HubSpot deal handmatig in een factuursjabloon zetten, de opmaak corrigeren, een PDF exporteren, het bestand een naam geven die het financeteam herkent, en onthouden om het terug te koppelen aan de deal. Tegen de tijd dat de factuur verstuurd wordt, loopt de klok voor inning al dagenlang.
Dit sjabloon houdt de HubSpot deal in de gaten en genereert vervolgens een branded factuur in Google Docs op het moment dat een deal Closed Won bereikt (of een aangepaste factureringstrigger die je instelt). Portant'sregelitemsfunctie haalt de HubSpot-regelitems van de deal op in een echte factuurttabel, data merge vult de klant, eigenaar, datums, PO-nummer en belastingvelden in, en outputbeheer benoemt het bestand en plaatst het in de juiste Drive-map. Voeg Portant Payments toe en de factuur kan kaart- of ACH-betalingen incasseren vanuit hetzelfde document dat je verstuurt.
Dit is geschikt voor finance en operations bij servicebedrijven, bureaus en managed service teams die vanuit HubSpot factureren in plaats van vanuit een boekhoudtool, plus founders die willen dat elke factuur er altijd hetzelfde uitziet. Het sluit aan op Portant'sfacturenautomatisering, die het volledige traject van deal tot betaling binnen HubSpot dekt.
Voor wie is dit
Is dit sjabloon geschikt voor jou?
Finance teams en freelancers die regelmatig klanten factureren.
-
Facturen verstuurd op dezelfde dag dat een deal sluit.Portant genereert de factuur op het moment dat de HubSpot deal Closed Won bereikt, zodat finance niet meer dagenlang hoeft te wachten om de inningklok te starten.
-
Wat je verkocht hebt, is wat je factureert.Portant's regelitemenfunctie kopieert de HubSpot-regelitementabel van de deal precies naar de factuur, zodat omschrijvingen, hoeveelheden en totalen één op één overeenkomen met de deal.
-
Facturen die zichzelf innen.Portant Payments voegt een kaart- of ACH-betaalknop toe aan de factuur, zodat klanten de rekening betalen vanuit hetzelfde document dat je verstuurt en finance minder hoeft af te stemmen.
Instellen
Hoe stel je de HubSpot factuurworkflow in
-
01
Stap 1: Verbind HubSpot en Google
Installeer Portant via de HubSpot marketplace, koppel het Google-account dat eigenaar is van je factuursjabloon en kies de Drive-map waar voltooide facturen in terechtkomen.
-
02
Stap 2: Bouw de factuur in Google Docs
Open je branded factuur in Google Docs, plaats {{HubSpot tags}} in de klant-, datums-, totalen- en PO-velden, en voeg een Portant-regelitementabel toe waar de producten horen.
-
03
Stap 3: Koppel dealeigenschappen en de trigger
Kies de HubSpot deal-fase, aangepaste eigenschap of workflow-gebeurtenis die de facturering moet starten, en koppel vervolgens elke tag in het sjabloon aan een deal-, bedrijfs- of eigenaarsveld.
-
04
Stap 4: Activeer betalingen, handtekeningen en meldingen
Bepaal of de factuur een Portant Payments-betaalknop of een handtekeningblok nodig heeft, stel het bestandsnaampatroon in en stuur een interne melding naar finance zodra elke factuur klaar is.
Veelgestelde vragen
Open de deal in HubSpot, klik op Invoices en kies Convert deal to invoice. De native optie van HubSpot maakt een concept aan op basis van de regelitems die al op de deal staan. Portant gaat een stap verder door een branded Google Docs-factuur te genereren op het moment dat een deal sluit, met de regelitems van de deal, klantgegevens en PO-nummer al samengevoegd.
Ja. HubSpot kan een Convert to Invoice workflow-actie uitvoeren wanneer een deal naar Closed Won gaat, maar dat levert een eenvoudige native factuurrecord op. Portant genereert op basis van dezelfde trigger een volledig branded Google Docs- of PDF-factuur, met je regelitementabel, betalingsvoorwaarden en Drive-map allemaal ingesteld.
Ja. Voeg Portant Payments toe aan de workflow en de gegenereerde factuur bevat een kaart- of ACH-betaalknop, zodat klanten de factuur betalen vanuit hetzelfde document dat je hebt verstuurd. De betalingsstatus wordt teruggeschreven naar de HubSpot deal, zodat finance niet handmatig hoeft af te stemmen.
De native factuur van HubSpot is een transactioneel record dat binnen HubSpot Commerce is opgeslagen. Portant's HubSpot-factuursjabloon genereert dezelfde gegevens als een volledig branded Google Doc of PDF die in je Drive-map staat, terugkoppelt aan de deal en regel voor regel bewerkbaar is door iedereen die een Doc kan bewerken.
Ja. Portant heeft een verwant sjabloon, de Sheets-gebaseerde factuurworkflow, die factuurregels uit een Google Sheet leest in plaats van uit een HubSpot deal. Hetzelfde Google Docs-sjabloon, dezelfde regelitementabel, dezelfde Drive-uitvoer, handig voor teams die factureren op basis van een prijsmodel in plaats van een CRM.
Ja. Elke factuur die Portant genereert wordt als record gekoppeld aan de oorspronkelijke HubSpot deal, met een link naar het Google Doc en de PDF. Sales ziet dezelfde factuur die de klant heeft ontvangen, finance heeft het auditspoor, en niemand hoeft in Drive te zoeken welke factuur bij welke deal hoort.
Gerelateerde sjablonen
Invoice Workflow
Zet elke rij in je Google Sheet om in een branded factuur in Google Docs, met regelitems, totalen en klantgegevens al ingevuld. Portant's data merge en regelitemenfuncties stellen het document samen, waarna outputbeheer de PDF opslaat in Drive.
Sjabloon bekijken
HubSpot Quote Workflow
Haal elk HubSpot deal-regelitem op in een branded offerte in Google Docs en stuur het vervolgens ter goedkeuring en ondertekening door zonder de CRM te verlaten. Portant Line items, Data merge en eSignatures regelen de tabel, de velden en de ondertekening.
Sjabloon bekijken
HubSpot Sales Contract Workflow
Genereer het verkoopcontract vanuit je gewonnen HubSpot deal, met regelitems, klantgegevens en commerciële voorwaarden al ingevuld. Portant stuurt het door goedkeuringen, verzamelt eSignatures en slaat de ondertekende PDF terug op bij de deal.
Sjabloon bekijkenDoe mee met meer dan 40.000+ teams die Portant gebruiken
Portant is een echte gamechanger voor Clipboard! Het bespaart ons verkoopteam wekelijks ontelbare uren door orderformulieren, voorstellen en contracten te genereren met informatie uit HubSpot die automatisch wordt ingevuld.
Met Portant verwerk ik documenten rechtstreeks vanuit HubSpot. Geen heen en weer schakelen tussen platforms. Geen gegevens kopiëren.
Portant verving drie afzonderlijke tools voor ons. Één platform regelt documenten, handtekeningen en follow-ups zonder HubSpot te verlaten.
Honderden contracten worden verstuurd met een paar klikken. De ondertekende komen terug binnen, en de overige zijn makkelijk te herkennen.
Bij RepCard gaf Portant ons een volledig geautomatiseerde workflow binnen HubSpot, waarmee we het handmatig aanmaken van overeenkomsten op grote schaal hebben vervangen.
Met Portant zien we een hogere gemiddelde afgesloten omzet en een kortere doorlooptijd tot afsluiting, het laat een merkbare impact op de salessnelheid zien.
Geweldig product. Ik gebruik het al meer dan een jaar en de integratie met Google Workspace is fantastisch. Veel waardering voor het luisteren naar je gebruikers!
Wanneer het managementteam om een verlengingsdocument vraagt, levert Portant dat in ongeveer een uur, het heeft mijn hele team meer slagkracht gegeven.
Echt een gamechanger! Portant stroomlijnt deze taken en stelt me in staat me te concentreren op de zaken die mijn aandacht en probleemoplossend vermogen vereisen!
Deze software neemt op briljante wijze het tijdrovende proces van het aanmaken en versturen van facturen over. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook enorm de fouten bij het invoeren van gegevens.
Dit product is een gamechanger voor al die vervelende handmatige samenvoegingen van documenten. Geweldig wat jij en het team hebben gebouwd!
Onze medewerkers besteedden vroeger 30 minuten per voorstel. Nu is het minder dan twee minuten en zien de documenten er beter uit dan ooit.