Modelo de automação
HubSpot Invoice Template
Gere uma fatura com a identidade visual da sua empresa a partir de qualquer negócio no HubSpot no Google Docs, com itens de linha, totais e dados de cobrança já preenchidos. O recurso de mesclagem de dados do Portant importa os campos do negócio e os itens de linha do HubSpot para o modelo e, em seguida, salva a fatura de volta ao negócio.
~5 min de configuração · Usado por mais de 500 equipes
Confiado por mais de 40.000 equipes
Visão geral
Transforme negócios do HubSpot em faturas com identidade visual no Google Docs
Fechar o negócio é a parte fácil. Depois, alguém precisa copiar o nome da empresa, o contato de cobrança e cada item de linha do negócio no HubSpot para um modelo de fatura, corrigir a formatação, exportar um PDF, nomear o arquivo de um jeito que o time financeiro reconheça e lembrar de anexá-lo de volta ao negócio. Quando a fatura finalmente sai, o prazo para recebimento já está correndo há dias.
Este modelo monitora o negócio no HubSpot e gera uma fatura com identidade visual no Google Docs no momento em que o negócio atinge Closed Won (ou qualquer gatilho de cobrança personalizado que você definir). O recurso deitens de linhado Portant importa os itens de linha do HubSpot para uma tabela de fatura real, a mesclagem de dados preenche os campos de cliente, responsável, datas, número de ordem de compra e impostos, e o gerenciamento de saída nomeia o arquivo e o coloca na pasta correta do Drive. Adicione o Portant Payments e a fatura poderá receber pagamento por cartão ou ACH a partir do mesmo documento que você envia.
É ideal para equipes de finanças e operações em empresas de serviços, agências e equipes de serviços gerenciados que faturam pelo HubSpot em vez de usar uma ferramenta contábil, além de fundadores que desejam que todas as faturas saiam com o mesmo padrão visual. Complementa a automação defaturasdo Portant, que cobre todo o caminho do negócio ao recebimento dentro do HubSpot.
Para quem é
Este modelo é ideal para você?
Equipes financeiras e freelancers que faturam clientes regularmente.
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Faturas enviadas no mesmo dia em que o negócio é fechado.O Portant gera a fatura no momento em que o negócio no HubSpot atinge Closed Won, então o time financeiro não precisa esperar dias para iniciar o processo de cobrança.
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O que você vendeu é o que você cobra.O recurso de itens de linha do Portant copia a tabela de itens de linha do negócio no HubSpot para a fatura exatamente como está, de modo que descrições, quantidades e totais correspondem ao negócio um a um.
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Faturas que se pagam sozinhas.O Portant Payments adiciona um botão de pagamento por cartão ou ACH à fatura, para que os clientes quitem o valor a partir do mesmo documento que você envia e o time financeiro faça menos conciliações.
Configuração
Como configurar o fluxo de trabalho de faturas do HubSpot
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01
Etapa 1: Conecte o HubSpot e o Google
Instale o Portant a partir do marketplace do HubSpot, vincule a conta do Google que possui o seu modelo de fatura e escolha a pasta do Drive onde as faturas finalizadas devem ser salvas.
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02
Etapa 2: Crie a fatura no Google Docs
Abra sua fatura com identidade visual no Google Docs, insira {{tags do HubSpot}} nos campos de cliente, datas, totais e número de ordem de compra, e adicione uma tabela de itens de linha do Portant onde os produtos devem aparecer.
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03
Etapa 3: Mapeie as propriedades do negócio e o gatilho
Escolha o estágio do negócio no HubSpot, a propriedade personalizada ou o evento de fluxo de trabalho que deve iniciar o faturamento e, em seguida, mapeie cada tag do modelo para um campo de negócio, empresa ou responsável.
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04
Etapa 4: Ative pagamentos, assinaturas e notificações
Decida se a fatura precisa de um botão de pagamento do Portant Payments ou de um bloco de assinatura, defina o padrão de nomenclatura do arquivo e configure um alerta interno para o time financeiro assim que cada fatura estiver pronta.
Perguntas frequentes
Abra o negócio no HubSpot, clique em Invoices e escolha Convert deal to invoice. A opção nativa do HubSpot cria um rascunho usando os itens de linha já presentes no negócio. O Portant vai além, gerando uma fatura com identidade visual no Google Docs no momento em que um negócio é fechado, com os itens de linha, campos do cliente e número de ordem de compra já mesclados.
Sim. O HubSpot pode executar uma ação de fluxo de trabalho Convert to Invoice quando um negócio é movido para Closed Won, mas ela gera apenas um registro de fatura nativo básico. O Portant gera uma fatura totalmente personalizada no Google Docs ou em PDF a partir do mesmo gatilho, com a tabela de itens de linha, condições de pagamento e pasta do Drive todas configuradas.
Sim. Adicione o Portant Payments ao fluxo de trabalho e a fatura gerada incluirá um botão de pagamento por cartão ou ACH, para que os clientes quitem a fatura a partir do mesmo documento que você enviou. O status do pagamento é registrado de volta no negócio do HubSpot, então o time financeiro não precisa conciliar manualmente.
A fatura nativa do HubSpot é um registro transacional armazenado dentro do HubSpot Commerce. O modelo de fatura do Portant para HubSpot gera os mesmos dados como um Google Doc ou PDF totalmente personalizado, que fica na sua pasta do Drive, é anexado de volta ao negócio e pode ser editado linha por linha por qualquer pessoa que possa editar um Doc.
Sim. O Portant possui um modelo complementar, o fluxo de trabalho de faturas baseado em planilhas, que lê as linhas de fatura de um Google Sheets em vez de um negócio do HubSpot. Mesmo modelo do Google Docs, mesma tabela de itens de linha, mesma saída no Drive, útil para equipes que faturam com base em um modelo de precificação em vez de um CRM.
Sim. Cada fatura gerada pelo Portant é anexada ao negócio de origem no HubSpot como um registro, com um link para o Google Doc e o PDF. O time de vendas vê a mesma fatura que o cliente recebeu, o time financeiro tem o histórico de auditoria e ninguém precisa vasculhar o Drive para descobrir qual fatura pertence a qual negócio.
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