「HubSpotから直接書類を作成できます。プラットフォーム間を行き来する必要も、データをコピーする必要もありません。情報はHubSpotから直接取得されるため、常に正確です。」
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単一の情報源
HubSpotのフィールドがDocsへの差し込みを実行
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コピー&ペースト不要
書類はCRMから追加ツールなしで作成
Edwin van der Maas
オペレーションリード、2manydots
40,000以上のチームに信頼されています
トリガー
HubSpotの新規ディール
生成
契約書提案書営業デッキ見積書請求書SOW
契約書提案書営業デッキ見積書請求書SOW
送信・署名
メール + PDF・電子署名
保存・同期
HubSpot + Drive + OneDrive
課題
ガバナンスがなければ、契約業務は営業の混乱を招きます。
契約書がメールのスレッド内に存在する場合、バージョン管理は機能しなくなり、未承認の文言が見落とされます。最初に問題が生じる点を以下に示します。
修正履歴が複数のツールに散在する
営業がPDFをメールで送り、法務がWordでコメントし、修正はSlackに積み重なります。どのファイルが最終版か誰にも分からず、異なるバージョンが顧客に届いてしまいます。
未承認の文言が顧客に届く
ディールのプロパティに紐づくガードレールがなければ、担当者は古い条項をコピーしたり、以前の会社の規約を貼り付けたりします。法務が把握するのは、契約書への署名後になってからです。
監査対応が宝探しになる
誰が何を承認したか、いつレビューしたか、どの本人が署名したかを証明するためには、ひとつのディールレコードを参照するのではなく、5つのシステムを掘り起こす必要があります。
解決策
そこで、テンプレート・承認・署名をHubSpotに連携しました
ポリシーはPDFのチェックリストではなく、デフォルトのプロセスになります。
ディールの実態に紐づく条項ロジック
HubSpotで法務がすでに管理しているプロパティに基づいて、適切な準拠法、データ処理に関する文言、または支払い条件を表示します。
根拠を残した順次承認フロー
顧客に届く前に、財務部門またはGCのキューを通じて契約書を送付します。すべての決定がワークフロー実行記録に紐づいて保持されます。
説明可能な監査証跡付きの署名
組み込みの電子署名がタイムスタンプ、本人確認情報、配信イベントを記録するため、法律顧問は規制当局や顧客に自信を持って回答できます。
機能
リーガルオートメーションの仕組み
すべての機能はHubSpot内で動作するよう設計されており、ツールを切り替えることなくチームのスピードを高めます。
承認済み文言をロックする
担当者は法務が管理する正確なテンプレートから書類を生成します。不正な条項も独自の編集もありません。承認済みの文言だけが選択肢となるため、すべての書類が正確です。
ディールデータを契約義務にマッピングする
法人名、準拠法、製品SKU、支払い条件がHubSpotから適切な条項へ自動的に反映されます。コピー&ペーストも手作業によるミスもありません。
ディールの規模や種類に応じて承認をルーティングする
エンタープライズ案件は法務と財務を経由します。SMBの更新案件はそのまま送信へ進みます。承認チェーンを一度設定すれば、すべての契約が自動的に適切なルートをたどります。
HubSpotで法務を始める方法
01
承認済みテンプレートをアップロードする
顧客向け契約や取締役会レビューに法務チームがすでに使用している Google Docs、Word、またはPDFファイルから始めましょう。
02
データタグと承認ルールを追加する
HubSpotのフィールドを契約条項にマッピングし、ディールの種類ごとに承認チェーンを設定し、送付前に誰がレビューするかを定義します。
03
繰り返し使用できる契約書でパイロット運用する
NDAや注文書は、初日に複雑なM&A業務を対象にすることなく、スピードと精度を実証できる手軽な取り組みです。
04
エスカレーションのプレイブックを定義する
社外弁護士が必要なシナリオを文書化することで、法務は真の例外案件に集中し、標準的な案件は遅延なくクローズできます。
お客様事例
2manydotsが書類作成を自動化した方法をご覧ください
法務に関するよくある質問
多くのチームはNDA、注文書、または更新時の修正契約から始めます。構造が繰り返されるため、HubSpotにはすでに主要な変数が存在しており、法務はテンプレートを一度検証するだけですべての出力を信頼できます。
Portantは各書類を順次承認者にルーティングします。レビュー担当者は通知を受け取り、ワンクリックで承認または却下し、ワークフロー実行記録に紐づいたコメントを残します。メールやチャットで情報が失われることはありません。
はい。すべての署名にはタイムスタンプ、署名者の本人確認情報、IPデータ、ダウンロード可能な監査証明書が記録されます。この記録は一般的な電子署名に関する規制に準拠しており、審査にも耐えられます。
はい。Portantは例外的な起草作業向けにネイティブのWordファイルを生成する一方で、通常の案件については標準的な契約フローをHubSpot内に維持します。
PortantはHubSpot内で起草、レビュー、承認、署名、保存、レポートまでをカバーします。専用のリポジトリツールと組み合わせるチームもあれば、HubSpotのレコードとDriveのストレージだけで十分と感じるチームもあります。
Portantを利用する40,000以上のチームに参加しましょう
PortantはClipboardにとってゲームチェンジャーとなりました。HubSpotの情報が自動的に入力された注文書、提案書、契約書を生成することで、営業チームの毎週の時間を大幅に節約しています。
Portantを使えば、HubSpotから直接書類を作成できます。プラットフォーム間を行き来する必要も、データをコピーする必要もありません。
Portantは3つの別々のツールを置き換えました。HubSpotを離れることなく、ひとつのプラットフォームで書類、署名、フォローアップを管理できます。
数百件の契約書が数回のクリックで送付されます。署名済みのものは返ってきて、残りも簡単に確認できます。
RepCardでは、PortantによってHubSpot内でエンドツーエンドの自動化ワークフローを実現し、大規模な手動の契約作成を置き換えました。
Portant を導入してから平均クローズ収益が向上し、クローズまでの日数も短縮されました。営業速度への具体的な効果が数字に表れています。
このプロダクトが大好きです。1年以上使い続けており、Google Workspace との連携が素晴らしいです。ユーザーの声に耳を傾けてくれていることに、心から感謝します。
経営幹部チームから追加資料を求められると、Portant はおよそ1時間で対応してくれます。チーム全体の力を引き出してくれています。
まさにゲームチェンジャーです。Portant はこれらの作業を効率化し、本当に注意と問題解決が必要なことに集中できるようにしてくれます。
このソフトウェアは、請求書の作成と送付という面倒なプロセスを見事に自動化してくれます。時間の節約はもちろん、データ入力ミスも大幅に減りました。
手間のかかる手動のドキュメント差し込み作業に悩んでいるすべての方にとって、このプロダクトはゲームチェンジャーです。あなたとチームが作り上げたものを心から気に入っています。
以前は担当者1人あたり提案書の作成に30分かかっていましたが、今では2分以内に完了し、仕上がりもこれまで以上にきれいです。