私たちは Google と HubSpot を全面的に活用しています。Gmail、Drive、Google Docs、Google Sheets。すべてがそこにあります。そして HubSpot は連絡先、従業員、資産の信頼できる情報源です。ドキュメントを作成する必要があったとき、私たちは Google Docs で手作業で行っていました。ドキュメントをコピーして、詳細を変更して、どこかに保存する。それは機能していましたが、信頼性がありませんでした。

引っ越しをした方がいたにもかかわらず、誤った住所のドキュメントを何年もコピーし続けていました。気づいたのはずっと後になってからでした。古い業績レビューをコピーしていたため、古い住所がそのまま残っていたのです。手作業でコピー＆ペーストをしていると、エラーが忍び込み、見逃してしまうことがあります。

PandaDoc は私たちのツールと連携するように設計されていなかった

PandaDoc を試しましたが、私たちには合いませんでした。

私たちは Google のサービス群に多大な投資をしています。すべてが Drive または Google Docs 上にあります。しかし PandaDoc には独自のエディターがあり、マークアップに変更を加えてしまいます。PandaDoc で作成したドキュメントと出力されたドキュメントが一致しませんでした。使い勝手が悪く、コストも高かったです。

私が本当に求めていたのは、Google Docs の中で動作しながら HubSpot からデータを取得できるツールでした。私たちは HubSpot をあらゆる用途に使っています。すべての従業員が住所情報を持つ連絡先として登録されています。資産用のカスタムオブジェクトもあり、すべてのノートパソコンやデバイスが管理されています。データはすでにそこにありました。あとはコピー＆ペーストなしにそれを活用する方法が必要でした。

Google Docs の中で動作し、HubSpot から実行できる

それが Portant が私たちに提供してくれたものです。普通の Google Doc です。必要な箇所の文言を置き換えてくれますが、マークアップはそのまま維持されます。そのおかげで、独自のエディターを持つツールよりもはるかに使いやすくなりました。

HubSpot との連携も大きなポイントでした。HubSpot から直接ドキュメントを実行できます。担当者をクリックして Portant のドキュメントを実行すれば、署名できる状態のものが相手に届きます。プラットフォームを行き来する必要もなく、データをコピーする手間もありません。情報は HubSpot から直接取得されるため、常に正確です。

そもそもこれを探していた理由は、ほとんどの商談では HubSpot の組み込み見積もりシステムを使って見積もりを送っているからです。しかし新規顧客に対しては、きちんとしたドキュメントのような見た目のものを送りたいと思っています。確認できる綺麗な PDF です。それが Portant の使い始めでした。氏名、会社名、商工会議所番号をドキュメントに置き換えるワークフローを作成しました。常に正確です。

資産契約書、業績レビュー、労働契約書

私たちは ISO 27001 および 9001 の認証取得に向けて取り組んでおり、多くの社内文書が必要です。Portant が今それを担っています。

資産契約書にも使っています。誰かがノートパソコンを受け取る場合、HubSpot でその担当者をクリックし、カスタムオブジェクトからデバイスを選択すると、署名用のドキュメントが届きます。業績レビューにも使っています。労働契約書、フリーランス契約書、修正書にも使っています。毎回同じフォーマットです。

以前はドキュメントをコピーして詳細を変更していました。時間はそれほどかかりませんでしたが、信頼性がありませんでした。今はエラーが発生する可能性がはるかに低くなっています。HubSpot という同じ情報源を使っているからです。そこで更新し、そこからドキュメントを実行すれば、Drive の正しいフォルダに保存されます。

ひとつの情報源、住所の誤りはもうない

誰かがオンボーディングする際、本当に時間の節約になります。正しいテンプレートを探したり、住所が最新かどうか気にしたりする必要がありません。データは HubSpot にあります。Portant がそれを取得します。ドキュメントが送信されます。

エラーの数が減り、フォーマットが統一されました。コンプライアンス、契約書、そして信頼できるフォーマットでドキュメントを送り出すという点で、大きな成果となっています。

このツールには満足しています。便利に使えることが気に入っています。Portant でできることや新しいアイデアがあれば、ぜひ教えてください。

HubSpot と Google を使っていて、プラットフォームを行き来したり手作業でデータをコピーしたりすることに疲れているなら、HubSpot Marketplace から無料で始めましょう。