We draaien alles op Google en HubSpot. Gmail, Drive, Docs, Sheets. Alles staat daar. En HubSpot is onze bron van waarheid voor contacten, medewerkers en assets. Toen we documenten moesten maken, deden we dat handmatig in Google Docs. Een document klonen, de gegevens aanpassen, ergens opslaan. Het werkte, maar het was niet betrouwbaar.

Ik kopieerde jarenlang documenten met het verkeerde adres omdat iemand was verhuisd. Ik merkte het pas veel later. We clonden oude beoordelingsgesprekken en het oude adres stond er nog in. Als je handmatig kopieert en plakt, sluipen er fouten in die je niet altijd opmerkt.

PandaDoc was niet gebouwd om met onze tools te werken

Ik heb PandaDoc geprobeerd. Het werkte niet voor ons.

We zijn sterk geïnvesteerd in de Google-suite. Alles staat op Drive of in Google Docs. Maar PandaDoc had zijn eigen editor. Het paste dingen aan in de opmaak. Het document dat ik in PandaDoc maakte, was niet hetzelfde als wat ik eruit kreeg. Het was minder prettig om mee te werken, en duurder.

Wat ik echt wilde, was iets dat werkte binnen Google Docs maar gegevens kon ophalen uit HubSpot. We gebruiken HubSpot voor alles. Al onze medewerkers staan er als contacten in, inclusief adresgegevens. We hebben een aangepast object voor assets, zodat elke laptop en elk apparaat wordt bijgehouden. De data was er al. Ik had alleen een manier nodig om die te gebruiken zonder te kopiëren en plakken.

Het werkt in Google Docs en draait vanuit HubSpot

Dat is wat Portant ons heeft gegeven. Het is gewoon een Google Doc. Het vervangt de termen die we nodig hebben en de opmaak blijft hetzelfde. Dat maakte het voor mij veel gemakkelijker om mee te werken dan tools met hun eigen editor.

De integratie met HubSpot was het andere grote voordeel. Ik kan documenten rechtstreeks vanuit HubSpot uitvoeren. Klik op de persoon, start het Portant-document, en ze ontvangen iets dat ze kunnen ondertekenen. Niet wisselen tussen platforms. Geen gegevens kopiëren. De informatie komt rechtstreeks uit HubSpot, dus het klopt altijd.

De reden dat ik hier überhaupt naar zocht, is dat we offertes versturen via het ingebouwde offertesysteem van HubSpot voor de meeste deals. Maar voor nieuwe klanten sturen we graag iets dat eruitziet als een echt document. Een mooie PDF die ze kunnen bekijken. Daar begon Portant voor ons. Ik heb een workflow gemaakt die de naam, het bedrijf en de KVK-nummers in het document invult. Het klopt altijd.

Assetovereenkomsten, beoordelingsgesprekken, arbeidscontracten

We werken toe naar ISO 27001- en 9001-certificering, waarvoor veel interne documentatie vereist is. Portant regelt dat nu.

Ik gebruik het voor assetovereenkomsten. Als iemand een laptop krijgt, klik ik op de persoon in HubSpot, selecteer de apparaten uit ons aangepaste object, en zij ontvangen een document om te ondertekenen. Ik gebruik het voor beoordelingsgesprekken. Ik gebruik het voor arbeidsovereenkomsten, freelanceovereenkomsten en aanvullingen. Altijd hetzelfde format.

Vroeger clonde ik een document en paste ik de gegevens aan. Het kostte niet veel tijd, maar het was niet betrouwbaar. Nu is de kans op een fout veel kleiner, omdat we dezelfde bron in HubSpot gebruiken. We werken het daar bij, ik voer het document van daaruit uit, en het wordt opgeslagen in de juiste map in Drive.

Één bron van waarheid, geen verkeerde adressen meer

Wanneer iemand aan boord komt, bespaart het echt tijd. Ik hoef niet te zoeken naar het juiste sjabloon of me af te vragen of het adres nog actueel is. De data staat in HubSpot. Portant haalt die op. Het document gaat eruit.

Het aantal fouten is lager. Het format is consistent. Voor compliance, contracten en het versturen van documenten in een format dat je kunt vertrouwen, is het een grote winst.

Ik ben blij met de tool. Ik vind het geweldig dat hij zo handig werkt. Als er inspiratie is of dingen die ik met Portant kan doen, inspireer me dan gerust.

Als je HubSpot en Google gebruikt en het zat bent om te wisselen tussen platforms en gegevens handmatig over te typen,start gratis via de HubSpot Marketplace.