Usamos tudo no Google e no HubSpot. Gmail, Drive, Docs, Sheets. Tudo vive ali. E o HubSpot é nossa fonte de verdade para contatos, funcionários e ativos. Quando precisávamos produzir documentos, fazíamos isso manualmente no Google Docs. Clonar um documento, alterar os detalhes, salvar em algum lugar. Funcionava, mas não era confiável.
Por anos, eu copiava documentos com o endereço errado porque alguém havia se mudado. Só percebi muito tempo depois. Estávamos clonando avaliações de desempenho antigas e o endereço antigo ainda estava lá. Quando você copia e cola manualmente, erros aparecem e nem sempre são percebidos.
O PandaDoc não foi criado para funcionar com nossas ferramentas
Tentei o PandaDoc. Não funcionou para nós.
Estamos profundamente investidos no pacote Google. Tudo vive no Drive ou no Google Docs. Mas o PandaDoc tinha seu próprio editor. Ele alterava coisas na marcação. O documento que eu criava no PandaDoc não era o mesmo que eu recebia no final. Era mais difícil de trabalhar e mais caro.
O que eu realmente queria era algo que funcionasse dentro do Google Docs, mas que pudesse puxar dados do HubSpot. Usamos o HubSpot para tudo. Todos os nossos funcionários estão lá como contatos, com informações de endereço. Temos um objeto personalizado para ativos, então cada notebook e dispositivo é rastreado. Os dados já estavam lá. Eu só precisava de uma forma de usá-los sem copiar e colar.
Funciona dentro do Google Docs e roda a partir do HubSpot
Foi isso que o Portant nos proporcionou. É apenas um Google Doc. Ele substitui os termos que precisamos e a marcação permanece a mesma. Isso tornou muito mais fácil trabalhar com ele do que com ferramentas que têm seu próprio editor.
A integração com o HubSpot foi o outro grande diferencial. Posso rodar documentos diretamente do HubSpot. Clico na pessoa, executo o documento do Portant e ela recebe algo para assinar. Sem alternar entre plataformas. Sem copiar dados. As informações vêm diretamente do HubSpot, então estão sempre corretas.
A razão pela qual eu procurava isso, em primeiro lugar, é que enviamos orçamentos usando o sistema de cotações nativo do HubSpot para a maioria dos negócios. Mas para novos clientes, gostamos de enviar algo que pareça um documento de verdade. Um PDF bem apresentado que eles possam revisar. Foi assim que o Portant começou para nós. Criei um fluxo de trabalho que substitui o nome, a empresa e os números da câmara de comércio no documento. Está sempre correto.
Acordos de ativos, avaliações de desempenho, contratos de trabalho
Estamos caminhando para a certificação ISO 27001 e 9001, o que exige muita documentação interna. O Portant cuida disso agora.
Uso para acordos de ativos. Se alguém recebe um notebook, clico na pessoa no HubSpot, seleciono os dispositivos do nosso objeto personalizado e ela recebe um documento para assinar. Uso para avaliações de desempenho. Uso para acordos de trabalho, acordos de freelance, aditivos. Sempre no mesmo formato.
Antes, eu clonava um documento e alterava os detalhes. Não demorava muito, mas não era confiável. Agora a chance de erro é muito menor porque usamos a mesma fonte no HubSpot. Atualizamos lá, executo o documento a partir dali e ele é salvo na pasta correta no Drive.
Uma única fonte de verdade, sem mais endereços errados
Quando alguém está em processo de integração, realmente economiza tempo. Não preciso procurar o modelo certo nem me perguntar se o endereço está atualizado. Os dados estão no HubSpot. O Portant os puxa. O documento é enviado.
O número de erros é menor. O formato é consistente. Para conformidade, contratos e envio de documentos em um formato confiável, tem sido uma grande vitória.
Estou satisfeito com a ferramenta. Adoro que ela funciona de forma prática. Se houver inspiração ou coisas que eu possa fazer com o Portant, é só me inspirar.
Se você usa HubSpot e Google e está cansado de alternar entre plataformas e copiar dados manualmente,comece gratuitamente pelo HubSpot Marketplace.
