Somos uma empresa pequena. Minha esposa e eu somos os donos. Temos quatro funcionários operacionais e um agente de atendimento ao cliente. Só isso. A empresa tem 18 anos. Eu sou o gerente geral, a figura pública. Mas ela é a chefe. Ela cuida da administração. Por anos, tenho tentado tirar o máximo de trabalho possível dos ombros dela.

Pagamos duas vezes por mês, no dia 15 e no dia 30. Isso significa calcular horas extras, descontos, folgas e enviar os holerites para cada funcionário. No início, tudo era manual. Minha esposa consultava um caderno onde as horas extras e os descontos haviam sido registrados à mão. Ela inseria alguns números em uma planilha do Excel para fazer os cálculos. Depois, transferia essas informações para um modelo no Word. Imprimia duas cópias. Fazia o funcionário assinar a via impressa. Arquivava a outra. Um único holerite podia levar 15 minutos, considerando os cálculos, o preenchimento e o arquivamento.

Temos apenas quatro ou cinco funcionários. Mas faça as contas. Duas vezes por mês, todo mês, por anos.

O Document Studio enviava cotações em branco e nunca nos avisava

Sempre fui inclinado a usar tecnologia. Ao longo dos anos, experimentei diferentes ferramentas para automatizar o que podia. Usava o Document Studio para cotações. Muitas das propostas que enviávamos aos clientes chegavam em branco porque o fluxo de trabalho não era executado ou não funcionava. Não recebíamos nenhum aviso. Eu descobria depois que um cliente nunca havia recebido uma cotação adequada. As coisas precisavam ser refeitas duas ou três vezes. Era muito caótico.

Havia sempre uma correria de última hora. Holerites não enviados. Cotações vazias. Eu ficava me dizendo: a essa altura, tem que existir uma solução para isso.

Encontrei o Portant e ele simplesmente começou a funcionar

Honestamente, não me lembro como encontrei o Portant. Mas, de imediato, algo pareceu diferente. Costumo dizer que meu faro é mais uma qualidade do que um defeito. Tive a sensação de que podia ser isso.

No começo, tivemos alguns dos mesmos problemas. O fluxo de trabalho não iniciava quando minha esposa ia processar os holerites. James, do Portant, foi muito prestativo e paciente. Sei que posso ser chato fazendo perguntas. Mas ele persistiu. E então, de repente, tudo começou a funcionar sem problemas.

Agora isso não é mais uma preocupação para mim. Desativo o fluxo de trabalho quando não estamos em período de pagamento. Só o executamos no dia do pagamento. Minha esposa insere os dados de pagamento e o resto está feito. É isso que eu quero.

O Google Sheets calcula o salário, o Portant gera o holerite

Com o tempo, construí o que chamamos de nosso diário de operações. Os funcionários usam um Google Forms para registrar cada movimentação durante o dia, incluindo o horário de entrada e saída. Esses dados alimentam uma planilha no Google Sheets onde o salário é calculado. Até o dia 15 de cada mês, os números já estão lá. Minha esposa só precisa conferi-los, transferir alguns dados para outra planilha e o Portant os utiliza para gerar os holerites.

Descobri que usar o Google Slides me dava um produto final melhor em termos de aparência do holerite. Posso estruturar o documento do jeito que quero. O holerite é salvo como PDF e enviado ao funcionário. Pronto.

A maior parte do que faço, aprendo fazendo. Não fiz cursos. Simplesmente sentei e fui descobrindo. A configuração foi intuitiva. Fiz a conexão, transferi os campos de dados e funcionou. Usar o Slides também me permitiu fazer um trabalho de design. Gosto desse tipo de coisa.

Confiável significa que não preciso pensar nisso

A diferença agora é que não me preocupo mais com isso. Antes, sempre havia algum problema. Um holerite não enviado. Uma cotação que saiu em branco. Algo feito duas vezes porque a primeira vez não funcionou. Agora sei que o fluxo de trabalho roda. Quando chega o dia do pagamento, eu o ativo, minha esposa insere os dados e está resolvido.

Também estou pensando em trazer as cotações de volta para o Portant. Usamos o HubSpot, ainda não com todo o seu potencial, mas ele está lá. Gostaria de usar o Portant como ponte para enviar cotações. É muito mais confiável do que o que tínhamos antes.

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