Somos una pequeña empresa. Mi esposa y yo somos los dueños. Contamos con cuatro empleados operativos y un agente de servicio al cliente. Eso es todo. La empresa tiene 18 años. Soy el director general, la figura pública. Pero ella es la jefa. Ella dirige la administración. Durante años, he intentado quitarle la mayor cantidad de trabajo posible.

Pagamos dos veces al mes, los días 15 y 30. Eso significa calcular horas extras, deducciones, tiempo libre y enviar nóminas a cada empleado. Al principio, todo eso era manual. Mi esposa revisaba un cuaderno donde se anotaban a mano las horas extras y las deducciones. Ingresaría algunos números en una hoja de Excel para hacer los cálculos. Luego tomaría esa información y la escribiría en una plantilla de Word. Imprime dos copias. Haga que el empleado firme la copia impresa. Archiva el otro. Un recibo de sueldo puede tardar 15 minutos si se tienen en cuenta los cálculos, la redacción y la presentación.

Sólo tenemos cuatro o cinco empleados. Pero haz los cálculos. Dos veces al mes, todos los meses, durante años.

Document Studio envió cotizaciones en blanco y nunca nos advirtió

Siempre he estado inclinado a utilizar la tecnología. A lo largo de los años, probé diferentes herramientas para automatizar lo que pude. Utilicé Document Studio para cotizaciones. Muchas de las cotizaciones que enviamos a los clientes estaban en blanco porque el flujo de trabajo no se ejecutó o no funcionó. No recibimos ninguna advertencia. Más tarde descubrí que un cliente nunca recibió una cotización adecuada. Había que hacer las cosas dos o tres veces. Fue muy agitado.

Siempre había prisa en el último momento. Recibos de nómina no enviados. Citas vacías. Me decía una y otra vez: a estas alturas tiene que haber una solución para esto.

Encontré Portant y recién comenzó a funcionar.

Sinceramente no recuerdo cómo encontré Portant. Pero de inmediato algo se sintió diferente. Siempre digo que mi nariz es más una cualidad que un defecto. Tenía el presentimiento de que esto podría ser todo.

Al principio teníamos algunos de los mismos problemas. El flujo de trabajo no comenzó cuando mi esposa iba a hacer las nóminas. James de Portant fue muy servicial y paciente. Sé que puedo resultar molesto haciendo preguntas. Pero él se mantuvo firme. Y entonces, de repente, empezó a funcionar sin problemas.

Ahora ya no es una preocupación para mí. Desactivo el flujo de trabajo cuando no estamos en un período de pago. Sólo lo ejecutamos el día de pago. Mi esposa hace los datos de pago y el resto ya está. Eso es lo que quiero.

Google Sheets calcula el salario, Portant genera la nómina

Con el tiempo construí lo que llamamos nuestro libro de registro de operaciones. Los empleados utilizan un formulario de Google para registrar cada movimiento durante el día, incluido el check-in y el check-out. Eso alimenta una hoja de Google donde se calcula el salario. El día 15 de cada mes, los números ya están ahí. Lo único que tiene que hacer mi esposa es revisarlos, pasar unos datos a otra hoja y Portant los toma y genera las nóminas.

Descubrí que usar Presentaciones de Google me brindó un mejor producto final en términos de apariencia del recibo de sueldo. Puedo estructurar el documento como quiero. El recibo de nómina se guarda en formato PDF y se envía al empleado. Está hecho.

La mayor parte de lo que hago, lo aprendo haciendo. No hice cursos. Simplemente me senté y lo descubrí. La configuración fue intuitiva. Hice la conexión, transferí los campos de datos y funcionó. Usar Presentaciones también me permite hacer algunos trabajos de diseño. Me gusta ese tipo de cosas.

Confiable significa que no tengo que pensar en ello

La diferencia ahora es que no me preocupo por eso. Antes siempre había algo. Recibo de nómina no enviado. Una cita que se quedó en blanco. Algo hecho dos veces porque la primera vez no funcionó. Ahora sé que el flujo de trabajo se ejecuta. Cuando llega el día de pago, lo enciendo, mi esposa ingresa los datos y ya está.

También estoy considerando traer las cotizaciones nuevamente a Portant. Usamos HubSpot, todavía no en todo su potencial, pero está ahí. Me gustaría utilizar Portant como puente para enviar cotizaciones. Es mucho más confiable que lo que teníamos antes.

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