Siamo una piccola azienda. Mia moglie e io siamo i titolari. Abbiamo quattro dipendenti operativi e un agente del servizio clienti. Tutto qui. L'azienda ha 18 anni. Io sono il general manager, il volto pubblico. Ma lei è il capo. Gestisce l'amministrazione. Da anni cerco di toglierle più lavoro possibile dalle mani.

Paghiamo due volte al mese, il 15 e il 30. Questo significa calcolare gli straordinari, le detrazioni, le assenze e distribuire le buste paga a ogni dipendente. All'inizio facevamo tutto manualmente. Mia moglie sfogliava un quaderno dove gli straordinari e le detrazioni erano stati registrati a mano. Inseriva qualche numero in un foglio Excel per fare i calcoli. Poi prendeva quei dati e li trascriveva in un modello Word. Stampava due copie. Faceva firmare la copia cartacea al dipendente. Archiviava l'altra. Una sola busta paga poteva richiedere 15 minuti, considerando i calcoli, la scrittura e l'archiviazione.

Abbiamo solo quattro o cinque dipendenti. Ma fai i conti. Due volte al mese, ogni mese, per anni.

Document Studio inviava preventivi vuoti senza avvisarci

Ho sempre avuto la propensione a usare la tecnologia. Nel corso degli anni ho provato diversi strumenti per automatizzare ciò che potevo. Usavo Document Studio per i preventivi. Molti dei preventivi che inviavamo ai clienti erano vuoti perché il flusso di lavoro non partiva o non funzionava. Non ricevevamo nessun avviso. Scoprivo in seguito che un cliente non aveva mai ricevuto un preventivo corretto. Le cose dovevano essere rifatte due o tre volte. Era molto caotico.

C'era sempre una corsa all'ultimo momento. Buste paga non inviate. Preventivi vuoti. Continuavo a dirmi: a questo punto, deve esserci una soluzione.

Ho trovato Portant e ha funzionato subito

Onestamente non ricordo come ho trovato Portant. Ma fin da subito ho sentito qualcosa di diverso. Dico sempre che il mio fiuto è più una qualità che un difetto. Avevo la sensazione che potesse essere la soluzione giusta.

All'inizio abbiamo avuto alcuni degli stessi problemi. Il flusso di lavoro non partiva quando mia moglie doveva elaborare le buste paga. James di Portant è stato molto disponibile e paziente. So di poter essere insistente con le domande. Ma lui ha tenuto duro. E poi, all'improvviso, ha cominciato a funzionare senza intoppi.

Ora non è più una preoccupazione per me. Disattivo il flusso di lavoro quando non siamo in un periodo di pagamento. Lo attiviamo solo il giorno di paga. Mia moglie inserisce i dati relativi al pagamento, e il resto è fatto. Questo è quello che voglio.

Google Sheets calcola lo stipendio, Portant genera la busta paga

Nel tempo ho costruito quello che chiamiamo il nostro registro operativo. I dipendenti usano un Google Form per registrare ogni movimento durante la giornata, incluso l'orario di entrata e di uscita. Questi dati alimentano un Google Sheet dove viene calcolato lo stipendio. Entro il 15 di ogni mese, i numeri sono già lì. Mia moglie deve solo verificarli, trasferire alcuni dati in un altro foglio, e Portant li utilizza per generare le buste paga.

Ho scoperto che usare Google Slides mi dà un prodotto finale migliore dal punto di vista estetico della busta paga. Posso strutturare il documento come voglio. La busta paga viene salvata come PDF e inviata al dipendente. È fatta.

Gran parte di ciò che faccio, lo imparo facendo. Non ho seguito corsi. Mi sono semplicemente seduto e ho capito come funzionava. La configurazione era intuitiva. Ho creato la connessione, trasferito i campi dati, e ha funzionato. Usare Slides mi ha anche permesso di fare un po' di design. Mi piace questo tipo di lavoro.

Affidabile significa che non devo pensarci

La differenza adesso è che non mi preoccupo più. Prima c'era sempre qualcosa. Una busta paga non inviata. Un preventivo spedito vuoto. Qualcosa fatto due volte perché la prima non aveva funzionato. Ora so che il flusso di lavoro funziona. Quando arriva il giorno di paga, lo attivo, mia moglie inserisce i dati, e tutto è gestito.

Sto anche valutando di portare i preventivi di nuovo in Portant. Usiamo HubSpot, non ancora al massimo delle sue potenzialità, ma è lì. Vorrei usare Portant come collegamento per inviare i preventivi. È molto più affidabile di quello che avevamo prima.

Se fai parte di un piccolo team e le buste paga o i documenti ti stanno portando via troppo tempo,inizia gratuitamente su portant.co.