Wir sind ein kleines Unternehmen. Meine Frau und ich sind die Eigentümer. Wir haben vier operative Mitarbeiter und einen Kundendienstmitarbeiter. Das ist es. Das Unternehmen ist 18 Jahre alt. Ich bin der General Manager, die Persönlichkeit des öffentlichen Lebens. Aber sie ist die Chefin. Sie leitet die Verwaltung. Seit Jahren versuche ich, ihr so ​​viel Arbeit wie möglich abzunehmen.

Wir zahlen zweimal im Monat, am 15. und 30. Das bedeutet, Überstunden, Abzüge und Freizeit zu berechnen und jedem Mitarbeiter eine Gehaltsabrechnung auszuhändigen. In der Anfangszeit war das alles manuell. Meine Frau ging ein Notizbuch durch, in dem Überstunden und Abzüge handschriftlich eingetragen waren. Sie gab ein paar Zahlen in eine Excel-Tabelle ein, um die Berechnungen durchzuführen. Dann nahm sie diese Informationen und schrieb sie in eine Word-Vorlage. Drucken Sie zwei Kopien. Lassen Sie den Mitarbeiter den Ausdruck unterschreiben. Feilen Sie den anderen. Eine Gehaltsabrechnung kann 15 Minuten dauern, wenn man die Berechnungen, das Schreiben und die Archivierung mit einbezieht.

Wir haben nur vier oder fünf Mitarbeiter. Aber rechnen Sie nach. Zweimal im Monat, jeden Monat, jahrelang.

Document Studio hat uns leere Angebote geschickt und uns nie gewarnt

Ich war schon immer geneigt, Technologie zu nutzen. Im Laufe der Jahre habe ich verschiedene Tools ausprobiert, um das zu automatisieren, was ich konnte. Für Angebote habe ich Document Studio verwendet. Viele der Angebote, die wir an Kunden verschickten, waren leer, weil der Workflow nicht lief oder nicht funktionierte. Wir haben keine Warnungen erhalten. Später stellte ich fest, dass ein Kunde nie ein angemessenes Angebot erhalten hatte. Die Dinge mussten zwei- oder dreimal erledigt werden. Es war sehr hektisch.

Im letzten Moment gab es immer einen Ansturm. Gehaltsabrechnungen nicht gesendet. Zitate leer. Ich sagte mir immer wieder: Zu diesem Zeitpunkt muss es eine Lösung dafür geben.

Ich habe Portant gefunden und es hat gerade angefangen zu funktionieren

Ich kann mich ehrlich gesagt nicht erinnern, wie ich Portant gefunden habe. Aber sofort fühlte sich etwas anders an. Ich sage immer, meine Nase ist eher eine Qualität als ein Defekt. Ich hatte das Gefühl, dass es das sein könnte.

Am Anfang hatten wir einige der gleichen Probleme. Der Arbeitsablauf startete nicht, als meine Frau die Gehaltsabrechnungen erstellen wollte. James von Portant war sehr hilfsbereit und geduldig. Ich weiß, dass es nervig sein kann, Fragen zu stellen. Aber er blieb dabei. Und dann begann es plötzlich reibungslos zu funktionieren.

Jetzt ist es für mich kein Problem mehr. Ich schalte den Workflow aus, wenn wir uns nicht in einer Zahlungsperiode befinden. Wir führen es nur am Zahltag durch. Meine Frau übernimmt die Zahlungsdaten, der Rest ist erledigt. Das ist es, was ich will.

Google Sheets berechnet das Gehalt, Portant generiert die Gehaltsabrechnung

Im Laufe der Zeit habe ich das erstellt, was wir unser Betriebslogbuch nennen. Mit einem Google-Formular registrieren Mitarbeiter jede Bewegung im Laufe des Tages, auch beim Ein- und Auschecken. Das speist ein Google Sheet, in dem das Gehalt berechnet wird. Am 15. eines jeden Monats liegen die Zahlen bereits vor. Meine Frau muss sie nur überprüfen, einige Daten auf ein anderes Blatt übertragen, und Portant erstellt daraus die Gehaltsabrechnungen.

Ich habe festgestellt, dass ich durch die Verwendung von Google Slides ein besseres Endprodukt im Hinblick auf das Aussehen der Gehaltsabrechnung erhalten habe. Ich kann das Dokument so strukturieren, wie ich möchte. Die Lohnabrechnung wird als PDF gespeichert und an den Mitarbeiter versendet. Es ist geschafft.

Das meiste, was ich tue, lerne ich dadurch, dass ich es tue. Ich habe keine Kurse besucht. Ich habe mich einfach hingesetzt und es herausgefunden. Die Einrichtung war intuitiv. Ich habe die Verbindung hergestellt, die Datenfelder übertragen und es hat funktioniert. Durch die Verwendung von Slides konnte ich auch einige Designarbeiten durchführen. Ich mag so etwas.

Zuverlässig bedeutet, dass ich nicht darüber nachdenken muss

Der Unterschied besteht jetzt darin, dass ich mir darüber keine Sorgen mache. Früher gab es immer etwas. Eine Gehaltsabrechnung wurde nicht gesendet. Ein Zitat, das leer ausging. Etwas zweimal gemacht, weil das erste Mal nicht funktioniert hat. Jetzt weiß ich, dass der Workflow ausgeführt wird. Wenn der Zahltag kommt, schalte ich es ein, meine Frau gibt die Daten ein und es wird erledigt.

Ich denke auch darüber nach, Zitate wieder in Portant zu integrieren. Wir nutzen HubSpot, noch nicht in vollem Umfang, aber es ist vorhanden. Ich möchte Portant als Brücke zum Versenden von Angeboten verwenden. Es ist viel zuverlässiger als das, was wir vorher hatten.

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