私たちは小さな会社です。妻と私がオーナーで、現場スタッフが4名、カスタマーサービス担当が1名います。それだけです。会社は創業18年になります。私はゼネラルマネージャーとして表に立っていますが、実際に仕切っているのは妻です。彼女が管理部門を担っています。私は長年、できる限り妻の負担を減らそうと努めてきました。

給与は月に2回、15日と30日に支払います。つまり、残業代の計算、各種控除、休暇の管理、そして全従業員への給与明細の発行が必要になります。創業当初はすべて手作業でした。妻は手書きで残業代や控除が記録されたノートを確認し、Excel シートにいくつかの数字を入力して計算を行っていました。その情報を Word テンプレートに転記し、2部印刷して、従業員にハードコピーにサインさせ、もう1部をファイルに保管していました。計算、記入、ファイリングまで含めると、1枚の給与明細に15分かかることもありました。

従業員は4、5人しかいません。でも計算してみてください。月に2回、何年も続けてきたのです。

Document Studio は空白の見積書を送り、警告すら出さなかった

私はもともとテクノロジーを活用することが好きで、長年にわたってさまざまなツールで自動化を試みてきました。見積書の作成には Document Studio を使っていましたが、ワークフローが動作しなかったり正常に機能しなかったりして、お客様に送った見積書の多くが空白になっていました。警告は一切ありませんでした。後になって、お客様がまともな見積書を受け取っていなかったことが判明する始末です。同じ作業を2回、3回やり直す羽目になり、非常に混乱した状況が続きました。

いつも土壇場で慌てることになっていました。給与明細が送れていない。見積書が空白で届く。最初にうまくいかなかったために同じことを何度もやり直す。「もうこの時代、絶対に解決策があるはずだ」と自分に言い聞かせていました。

Portant を見つけたら、すぐに動き始めた

正直なところ、どうやって Portant を見つけたのか覚えていません。でも、すぐに何か違うと感じました。私はよく「自分の直感は欠点というより長所だ」と言うのですが、これかもしれないという感覚がありました。

最初は同じような問題がいくつかありました。妻が給与明細を作成しようとしてもワークフローが起動しないことがありました。Portant の James がとても親切に、根気よく対応してくれました。私がしつこく質問するのは自分でも分かっています。でも彼はずっと付き合ってくれて、そのうち突然すべてがスムーズに動くようになりました。

今は何も心配していません。給与支払い期間でないときはワークフローをオフにして、給与日だけ稼働させています。妻が支払いデータを入力すれば、あとは完了です。それが私の望む姿です。

Google Sheets が給与を計算し、Portant が給与明細を生成する

時間をかけて、私たちが「業務ログブック」と呼ぶものを構築しました。従業員は Google Form を使って出退勤を含む日々の業務内容を登録します。そのデータが Google Sheets に蓄積され、給与が自動計算されます。毎月15日までには数字がすでに出そろっています。妻がそれを確認して別のシートにデータを転記するだけで、Portant が給与明細を生成してくれます。

Google Slides を使うと、給与明細の見た目という点でより完成度の高い成果物が得られることに気づきました。ドキュメントの構成を自分の思い通りにレイアウトできます。給与明細は PDF として保存され、従業員に送信されます。それで完了です。

私がやることのほとんどは、実際にやりながら学んでいます。講座を受けたことはありません。ただ座って自分で考えて解決しました。設定は直感的でした。接続して、データフィールドを対応させれば、動きました。Slides を使うことでデザイン作業もできます。そういうことが好きなので気に入っています。

信頼できるとは、気にしなくていいということ

今と以前の違いは、もう心配しなくていいということです。以前は常に何かがありました。送れていない給与明細。空白で届いた見積書。最初がうまくいかなかったために2度手間になる作業。今はワークフローが動くと分かっています。給与日になったらオンにして、妻がデータを入力すれば、あとは完了です。

見積書も Portant に戻すことを検討しています。HubSpot を使っていますが、まだフル活用はできていません。それでも、Portant を橋渡しとして見積書を送れるようにしたいと考えています。以前使っていたものよりずっと信頼性が高いです。

小規模チームで給与明細やドキュメント作業に時間を取られているなら、start for free at portant.co。