We zijn een klein bedrijf. Mijn vrouw en ik zijn de eigenaren. We hebben vier operationele medewerkers en één klantenservicemedewerker. Dat is alles. Het bedrijf bestaat 18 jaar. Ik ben de algemeen directeur, het gezicht naar buiten. Maar zij is de baas. Zij regelt de administratie. Al jaren probeer ik zoveel mogelijk werk van haar handen te nemen.
We betalen twee keer per maand, op de 15e en de 30e. Dat betekent overuren berekenen, inhoudingen verwerken, vrije dagen bijhouden en loonstroken versturen aan elke medewerker. In de begintijd was dat allemaal handmatig. Mijn vrouw ging door een notitieboekje waar overuren en inhoudingen met de hand waren genoteerd. Ze voerde een paar cijfers in een Excel-sheet in voor de berekeningen. Daarna nam ze die informatie en schreef die over in een Word-sjabloon. Twee exemplaren afdrukken. De medewerker de papieren versie laten ondertekenen. De andere versie archiveren. Eén loonstrook kon 15 minuten kosten als je de berekeningen, het invullen en het archiveren meerekent.
We hebben maar vier of vijf medewerkers. Maar doe de rekensom. Twee keer per maand, elke maand, jarenlang.
Document Studio stuurde lege offertes en waarschuwde ons nooit
Ik heb altijd de neiging gehad om technologie te gebruiken. Door de jaren heen heb ik verschillende tools geprobeerd om te automatiseren wat ik kon. Ik gebruikte Document Studio voor offertes. Veel van de offertes die we naar klanten stuurden waren leeg, omdat de workflow niet startte of niet werkte. We kregen geen enkele waarschuwing. Ik kwam er later achter dat een klant nooit een correcte offerte had ontvangen. Dingen moesten twee of drie keer worden gedaan. Het was erg chaotisch.
Er was altijd een rush op het laatste moment. Loonstroken niet verstuurd. Offertes leeg. Ik bleef tegen mezelf zeggen: op dit punt moet er toch een oplossing voor zijn.
Ik vond Portant en het werkte gewoon
Ik kan me eerlijk gezegd niet meer herinneren hoe ik Portant heb gevonden. Maar meteen voelde iets anders. Ik zeg altijd dat mijn neus meer een kwaliteit is dan een gebrek. Ik had het gevoel dat dit wel eens de oplossing kon zijn.
In het begin hadden we een aantal van dezelfde problemen. De workflow startte niet wanneer mijn vrouw de loonstroken wilde maken. James van Portant was erg behulpzaam en geduldig. Ik weet dat ik vervelend kan zijn met mijn vragen. Maar hij gaf niet op. En toen, ineens, begon het soepel te werken.
Nu maak ik me er geen zorgen meer over. Ik zet de workflow uit als we geen loonperiode hebben. We draaien hem alleen op betaaldag. Mijn vrouw verwerkt de betalingsgegevens en de rest is geregeld. Dat is wat ik wil.
Google Sheets berekent het salaris, Portant genereert de loonstrook
In de loop van de tijd heb ik wat we ons operationeel logboek noemen opgebouwd. Medewerkers gebruiken een Google Form om elke beweging gedurende de dag te registreren, inclusief het in- en uitklokken. Dat voedt een Google Sheet waar het salaris wordt berekend. Tegen de 15e van elke maand staan de cijfers er al in. Het enige wat mijn vrouw hoeft te doen is ze controleren, wat gegevens overzetten naar een ander sheet, en Portant pakt die op en genereert de loonstroken.
Ik ontdekte dat het gebruik van Google Slides me een beter eindresultaat gaf wat betreft hoe de loonstrook eruitziet. Ik kan het document indelen zoals ik wil. De loonstrook wordt opgeslagen als PDF en naar de medewerker gestuurd. Klaar.
Het meeste wat ik doe, leer ik door het gewoon te doen. Ik heb geen cursussen gevolgd. Ik ben gewoon gaan zitten en heb het uitgevogeld. De instelling was intuïtief. Ik maakte de koppeling, zette de datavelden over en het werkte. Het gebruik van Slides gaf me ook de mogelijkheid wat ontwerpwerk te doen. Dat soort dingen doe ik graag.
Betrouwbaar betekent dat ik er niet over hoef na te denken
Het verschil nu is dat ik me er geen zorgen over maak. Vroeger was er altijd wel iets. Een loonstrook niet verstuurd. Een offerte die leeg werd verstuurd. Iets wat twee keer gedaan moest worden omdat de eerste keer niet werkte. Nu weet ik dat de workflow draait. Als betaaldag komt, zet ik hem aan, mijn vrouw voert de gegevens in en het is geregeld.
Ik overweeg ook om offertes weer in Portant te brengen. We gebruiken HubSpot, nog niet tot zijn volledige potentieel, maar het is er wel. Ik zou Portant graag als brug willen gebruiken om offertes te versturen. Het is een stuk betrouwbaarder dan wat we eerder hadden.
Als je een klein team hebt en loonstroken of documenten je tijd opslokken,start gratis op portant.co.
