Ik ben Megan Marohn, en als VP bij Boomerang Capital is een van mijn taken het vinden van oplossingen voor de uitdagingen waarmee mijn team te maken heeft. Boomerang Capital is een vastgoedfinancieringsbedrijf; we verstrekken leningen aan particulieren die woningen in de VS opknappen en doorverkopen. Zoals je zou verwachten, staat documentatie centraal in wat we doen: leningdocumenten, financiële documenten, rapportages, we hebben het allemaal.
Toen we afscheid namen van ons oude hypotheeksysteem, moesten we een oplossing vinden die het aanmaken van al die documenten kon afhandelen, en we wilden graag dat deze volledig integreerbaar was met ons CRM-systeem, HubSpot. Ons vorige systeem maakte intern een aantal basisdocumenten aan. Maar maatwerk was vrijwel onmogelijk, we hadden moeite met beperkte toegang tot bewerking en verouderde bewerkingstools, en de integratie met HubSpot was op zijn best omslachtig en frustrerend beperkt. Een nieuw sjabloon of nieuwe leningdocumenten voor een nieuwe staat nodig? Dien een ticket in bij technische ondersteuning. Het antwoord was altijd: we komen er een andere dag op terug. Dus ging ik op zoek naar een mail-merge op steroïden, volledig aanpasbaar, gemakkelijk uitbreidbaar, en dat ook echt met HubSpot kon communiceren. Dat was een flinke opgave, en mijn arme leningverwerkingsteam had het zwaar in de tussentijd.
Het probleem
In ons oude systeem zaten we vast. Beperkte toegang tot het bewerken van de documentenbibliotheek die we hadden. Elk nieuw sjabloon of nieuw staatsdocument betekende een ticket en een wachttijd. Vertragingen waren reëel. We hadden geen flexibiliteit. Toen we het oude systeem dumden, waren onze leningverwerkers gedwongen om handmatig de updates en wijzigingen in elke set leningdocumenten aan te brengen, wat uren extra administratie vereiste, totaal onaanvaardbaar.
En van het grootste belang voor het managementteam: we hadden iets nodig dat volledige HubSpot-integratie kon afhandelen. Ongeveer 80% van onze HubSpot is maatwerk: unieke objecten, unieke eigenschappen, duizenden ervan. We waren HubSpot aan het uitbouwen om al onze leningdetails, informatie, relaties en dienstverlening te beheren. Alle documenten die ter ondersteuning van onze leningen werden aangemaakt, moesten hun gegevens uit HubSpot halen, de centrale opslagplaats van alle data.
De oplossing
Toen we Portant vonden, leek het bijna te mooi om waar te zijn. We konden de sjablonen gebruiken die we al hadden in Microsoft Office. Uploaden, koppelen aan HubSpot, en klaar. Zo eenvoudig was het. Veldkoppeling die ALLE unieke objecten en eigenschappen kon verwerken. En nieuwe eigenschappen toevoegen was zo eenvoudig als klikken-klikken-klikken. Laat staan hoe gemakkelijk het is om nieuwe documenten toe te voegen, van alle soorten! De leningverwerkers waren verheugd met de uitvoer in meerdere formaten: Word, Google Docs of .pdf. En eerlijk gezegd, het beste onderdeel: het plaatst de aangemaakte documenten direct terug op het objectrecord voor je. We hebben een nieuwe set leningdocumenten nodig voor een nieuwe lening, Portant maakt de documenten aan en voegt ze toe aan de leningobjectkaart!!
De andere grote winst: e-mail. Portant registreert wanneer die e-mails worden verzonden, direct in HubSpot. Zo hebben we één plek voor alle communicatie met onze kredietnemers. Wij beheren het. Niet een ander systeem.
Waarom het werkt
Een van mijn grote projecten voor 2026 is het overzetten van ongeveer 800 berichten, die maandelijks naar onze klanten worden verstuurd en die we momenteel vanuit een ander systeem verzenden, naar HubSpot met Portant. Het doel is om deze berichten vanuit HubSpot te genereren en te verzenden via Portant, waarbij alles wordt vastgelegd op elk HubSpot-klantrecord. Één plek.
Zonder een tool voor documentautomatisering? Ik weet niet wat we zouden doen. Ons bedrijf draait om documenten. Een leningpakket kan 100+ pagina's bevatten. Op elke pagina is iets uniek. Dat handmatig doen kostte uren. Nu, wanneer het directieteam zegt dat we verlengingsmeldingen moeten sturen en vraagt om een document met de informatie voor deze verlenging, kan ik dat in ongeveer een uur aanleveren. Ik kan dat ook aan anderen overdragen. Portant heeft mijn hele team meer slagkracht gegeven.
Boomerang Capital doet voornamelijk zaken in 7 staten, maar we zijn aan het uitbreiden. We verstrekken iets meer dan een half miljard aan leningen per jaar; meer dan 800 individuele leningen. Wanneer de juridische afdeling mij een set nieuwe leningdocumenten geeft voor een nieuwe staat waar we leningen in verstrekken, kan ik ze dankzij Portant binnen een paar uur operationeel hebben en kunnen onze leningverwerkers nog diezelfde dag nieuwe leningdocumenten naar een klant sturen!
Als je in HubSpot werkt en het zat bent om handmatig documenten te maken en te worstelen met aangepaste objecten,probeer Portant gratis via de HubSpot Marketplace.
