Ich bin Megan Marohn und als Vizepräsidentin von Boomerang Capital besteht eine meiner Aufgaben darin, Lösungen für die Herausforderungen zu finden, mit denen mein Team konfrontiert ist. Boomerang Capital ist ein Immobilienfinanzierungsunternehmen; Wir vergeben Kredite an Privatpersonen, die in den gesamten USA Häuser reparieren und umbauen. Wie zu erwarten, steht die Dokumentation im Mittelpunkt unserer Arbeit – Kreditdokumente, Finanzdokumente, Berichterstattung, wir haben alles.
Als wir unser altes Hypothekensystem aufgegeben haben, mussten wir eine Lösung finden, die die Erstellung all dieser Dokumente bewältigen kann, und wir wollten sie unbedingt vollständig in unser CRM-Tool HubSpot integrieren können. Unser vorheriges System hat einige grundlegende Dokumente intern erledigt. Eine Anpassung war jedoch nahezu unmöglich, wir hatten Probleme mit eingeschränktem Zugriff auf die Bearbeitung und veralteten Bearbeitungstools und die Integration mit HubSpot war bestenfalls umständlich und frustrierend begrenzt. Benötigen Sie eine neue Vorlage oder neue Staatskreditdokumente? Senden Sie ein Ticket an den technischen Support. Die Antwort war immer: Wir werden uns an einem anderen Tag bei Ihnen melden. Also machte ich mich auf die Suche nach einem Serienbrief für Steroide, der vollständig anpassbar war, leicht erweitert werden konnte und tatsächlich mit HubSpot sprachen. Das war eine große Aufgabe, und mein schlechtes Kreditbearbeitungsteam hatte in der Zwischenzeit Probleme.
Das Problem
In unserem alten System steckten wir fest. Beschränkter Zugriff auf die Bearbeitung unserer Dokumentenbibliothek. Jede neue Vorlage oder jedes neue Staatsdokument bedeutete ein Ticket und eine Wartezeit. Verzögerungen waren real. Wir hatten keine Flexibilität. Als wir das alte System aufgegeben haben, waren unsere Kreditsachbearbeiter gezwungen, die Aktualisierungen und Änderungen an jedem Satz von Kreditdokumenten manuell vorzunehmen, was stundenlangen zusätzlichen Verwaltungsaufwand erforderte – völlig inakzeptabel.
Und für das Managementteam von größter Bedeutung: Wir brauchten etwas, das die vollständige HubSpot-Integration bewältigen konnte. Ungefähr 80 % unseres HubSpots sind individuell gestaltet – einzigartige Objekte, einzigartige Eigenschaften, Tausende davon. Wir haben HubSpot aufgebaut, um alle unsere Kreditdetails, Informationen, Beziehungen und Dienstleistungen zu verwalten. Alle Dokumente, die zur Unterstützung unserer Kredite erstellt wurden, mussten ihre Details aus HubSpot, dem Repository aller Daten, abrufen.
Die Lösung
Als wir Portant fanden. Es schien fast zu schön, um wahr zu sein. Wir konnten die Vorlagen verwenden, die wir bereits in Microsoft Office hatten. Laden Sie sie hoch, verbinden Sie sie mit HubSpot und fertig. So einfach war das. Feldzuordnung, die ALLE unserer einzigartigen Objekte und Eigenschaften verarbeiten kann. Und das Hinzufügen neuer Eigenschaften war so einfach wie ein Klick. Ganz zu schweigen davon, wie einfach es ist, neue Dokumente aller Art hinzuzufügen! Die Kreditbearbeiter waren von den Ergebnissen in mehreren Formaten begeistert: Word, Google Docs oder .pdf. Und das Beste daran ist, dass die erstellten Dokumente für Sie direkt wieder in den Objektdatensatz übernommen werden. Wir benötigen einen neuen Satz Kreditunterlagen für einen neuen Kredit – Portant erstellt die Dokumente – und fügt sie dann der Kreditobjektkarte hinzu!!
Der andere große Gewinn: E-Mail. Portant zeichnet den Versand dieser E-Mails direkt in HubSpot auf. So haben wir einen Ort für die gesamte Kommunikation mit unseren Kreditnehmern. Wir kontrollieren es. Kein anderes System.
Warum es funktioniert
Eines meiner großen Projekte für 2026 ist die Verlagerung von etwa 800 Mitteilungen – die monatlich an unsere Kunden gesendet werden sollen – die wir derzeit von einem anderen System versenden, auf HubSpot mit Portant. Das Ziel besteht darin, diese Mitteilungen von Hubspot über Portant zu generieren und zu versenden und dabei alles in jedem HubSpot-Kundendatensatz aufzuzeichnen. Ein Ort.
Ohne ein Tool zur Dokumentenautomatisierung? Ich weiß nicht, was wir tun würden. Unser Geschäft sind Dokumente. Ein Leihpaket kann mehr als 100 Seiten umfassen. Etwas an jedem ist einzigartig. Das per Hand zu machen, dauerte Stunden. Wenn das Führungsteam nun sagt, dass wir Verlängerungsbenachrichtigungen senden müssen, und um ein Dokument bittet, in dem die Informationen für diese Verlängerung aufgeführt sind, kann ich es ihnen in etwa einer Stunde zukommen lassen. Das kann ich auch an andere Menschen weitergeben. Portant hat mein gesamtes Team gestärkt.
Boomerang Capital ist hauptsächlich in 7 Bundesstaaten tätig, aber wir expandieren. Wir vergeben Kredite im Wert von etwas mehr als einer halben Milliarde pro Jahr; 800 plus Einzelkredite. Wenn mir die Rechtsabteilung einen Satz neuer Kreditdokumente für einen neuen Staat überreicht, in dem wir Kredite vergeben, kann ich sie dank Portant innerhalb weniger Stunden in Betrieb nehmen, und unsere Kreditsachbearbeiter können einem Kunden noch am selben Tag neue Kreditdokumente zukommen lassen!
Wenn Sie in HubSpot arbeiten und genug von manuellen Dokumenten und dem Ringen mit benutzerdefinierten Objekten haben, Testen Sie Portant kostenlos über den HubSpot Marketplace.
