Als Everis Ende 2025 damit begann, vorab benötigte Einäscherungspakete anzubieten, musste ein neuer Vertragsunterzeichnungsprozess implementiert werden. Da bin ich ins Spiel gekommen.
Ich bin ein Berater, der Jahre damit verbracht hat, Signaturanwendungen in verschiedenen Branchen zu integrieren. Ich habe Unterzeichnungsworkflows für den Kauf neuer Häuser mit mehreren potenziellen Unterzeichnern und komplexen, bedingt generierten Dokumenten sowie einfacheren Anwendungsfällen wie Serviceverträgen und Garantieformularen implementiert. Meine Aufgabe bestand darin, den Vertragsworkflow von Everis konform, effizient und zuverlässig einzurichten.
Wir haben einige etablierte Signaturplattformen sowie neuere native HubSpot-Optionen evaluiert. Es wurde sehr schnell klar, dass Everis kein umfangreiches Enterprise-Setup benötigte, sie brauchten etwas, das zu ihrer tatsächlichen Arbeitsweise passte.
Wenn Signiertools nicht zum Prozess passen
Diese Perspektive entspringt der Erfahrung.
Ich habe jahrelang mit großen, in CRMs eingebetteten Signaturplattformen für Unternehmen gearbeitet, auch bei größeren Versions-Upgrades, bei denen bestehende Funktionen geändert oder entfernt wurden. In diesen Umgebungen stießen wir auf Lücken bei Zusammenführungsfeldern, Signaturregeln und der Reihenfolge der Unterzeichner, alles entscheidende Punkte, wenn Dokumente bedingt generiert werden und mehrere Parteien involvieren.
Zu einem bestimmten Zeitpunkt unterstützte ich einen Workflow mit mehr als 10 potenziellen Unterzeichnern für mehrere Dokumente. Die Konfiguration war komplex, aber für den Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung. Als die Plattform aktualisiert wurde, gingen wichtige Funktionen verloren, auf die wir uns verlassen hatten. Die neuere Konfiguration war fehlerhaft, aber es gab keine Möglichkeit, bei der alten Version zu bleiben.
Sie würden beispielsweise einen Unterzeichner hinzufügen und plötzlich würde sich die Signaturreihenfolge ändern oder eine Signatur wäre nicht mehr dem richtigen Unterzeichner zugeordnet. Mit der Zeit vertrauten die Benutzer nicht mehr darauf, dass sich die Dokumente wie erwartet verhalten würden.
Bei Software erwarten Sie, dass, wenn Sie A tun, auch B und C passieren. Wenn diese Vorhersehbarkeit versagt, entstehen Risiken. Selbst einfache Dinge wie das Hinzufügen von Zusammenführungsfeldern oder bedingten Markups erforderten eine sorgfältige Formatierung und wiederholte Tests. In einigen Fällen führten Supportanrufe eher zu Versuch-und-Irrtum-Sitzungen als zu klaren Lösungen. Diese Komplexität macht Arbeitsabläufe fragil und schränkt ein, wer im Team sie sicher verwalten kann.
Entwickelt, um innerhalb von HubSpot zu funktionieren, nicht daneben
Everis läuft auf HubSpot. Als ich anfing, Signieranwendungen zu evaluieren, konzentrierte ich mich auf Tools, die in HubSpot funktionierten, anstatt als weiteres zu verwaltendes System daneben zu stehen.
So habe ich Portant gefunden.
Ich habe es zusammen mit mehreren anderen Optionen geprüft, aber mit dem kostenlosen Kontingent konnte ich leicht überprüfen, ob es eine praktikable Lösung war, ohne im Voraus ein Budget festzulegen. Das war für Everis wichtig. Sie brachten ein neues Produkt auf den Markt und brauchten etwas, das zunächst kostengünstig war und mit ihnen wachsen konnte.
Noch wichtiger ist, dass es nativ mit HubSpot funktionierte.
Portant war die einfachste und schnellste Signaturintegration, die ich je implementiert habe. Ich konnte es einrichten, zeigen, dass es funktioniert, und dem Team zeigen, dass wir kein großes Unternehmens-Signaturkonto oder eine komplexe Konfiguration brauchten, nur um Verträge abzuschließen.
Sie sahen, dass es funktionierte, und die Benutzer konnten schnell und mit minimalem Einführungsaufwand Verträge zur Unterzeichnung senden. Wo andere Anwendungen eine umfassende Schulung erforderten, war dieser Arbeitsablauf sofort intuitiv.
Ein Dokument, zwei Unterzeichner, direkt aus HubSpot ausgelöst
Die Einrichtung ist unkompliziert.
Das Dokument wird mithilfe von Feldern direkt aus HubSpot generiert, an zwei Unterzeichner weitergeleitet und der gesamte Prozess wird von HubSpot aus ausgelöst. Es gibt keine benutzerdefinierte API-Arbeit und kein Springen zwischen Plattformen.
Ich habe es mithilfe eines Systembenutzers konfiguriert, sodass wir einen klaren Überblick darüber haben, wo Dokumente gespeichert sind und was bei jedem Schritt passiert. Im Moment benötigt Everis keine teambasierten Berechtigungen, aber wenn sie ihr Vertriebsteam erweitern, können wir diese einführen, ohne das gesamte Setup zu überarbeiten.
Die Konfiguration entspricht ihren Anforderungen, mehr nicht.
Das Hinzufügen von Zusammenführungsfeldern ist erfrischend einfach. Sie verwenden einfach den Feldnamen in geschweiften Klammern. Es gibt keine spezielle Syntax, keine versteckten Regeln und es ist keine Unterstützung bei der Fehlerbehebung bei der Formatierung erforderlich. Es ist lesbar und zugänglich, was bedeutet, dass jemand im Team verstehen kann, wie das Dokument funktioniert, ohne dass ein Berater erforderlich ist.
Das ist eine große Sache.
Kein Aufblähen, keine erzwungenen Upgrades und es skaliert
Wir fügen dem Workflow bald ein weiteres Dokument hinzu, das schnell implementiert werden kann. Der Workflow ist einfach zu konfigurieren, einfach über HubSpot auszulösen und für das Team leicht zu verstehen.
Unter Risikogesichtspunkten ist das wichtig. Für die Wartung einiger Integrationen sind benutzerdefinierter Code oder umfassende technische Kenntnisse erforderlich. Mit diesem Setup ist alles sichtbar und lesbar. Jeder kann sehen, was passiert, und verstehen, wie der Prozess funktioniert.
Es gibt kein Aufblähen, keine erzwungenen Upgrades und keine Überraschungen.
Es funktioniert einfach.
Wenn Sie HubSpot verwenden und Verträge unterzeichnen müssen, ohne zwischen Plattformen wechseln zu müssen, ist dies möglich Starten Sie kostenlos über den HubSpot Marketplace.
