Clôturer des contrats sans le chaos : flux de travail de signature natif HubSpot de Everis

Lorsque Everis a commencé à proposer des forfaits de crémation préalables fin 2025, ils ont dû mettre en œuvre un nouveau processus de signature de contrat. C'est là que je suis intervenu.

Je suis un consultant qui a passé des années à intégrer des applications de signature dans différents secteurs. J'ai mis en œuvre des flux de travail de signature pour les achats de maisons neuves avec plusieurs signataires potentiels et des documents complexes générés sous condition, ainsi que des cas d'utilisation plus simples tels que des contrats de service et des formulaires de garantie. Mon travail consistait à mettre en place le flux de travail contractuel de Everis de manière conforme, efficace et fiable.

Nous avons évalué quelques plates-formes de signature établies ainsi que de nouvelles options natives HubSpot. Ce qui est devenu clair très rapidement, c'est que Everis n'avait pas besoin d'une configuration d'entreprise lourde : il lui fallait quelque chose qui corresponde à sa façon de travailler réellement.

Quand les outils de signature ne correspondent pas au processus

Cette perspective vient de l’expérience.

J'ai passé des années à travailler avec de grandes plates-formes de signature d'entreprise intégrées dans des CRM, notamment via des mises à niveau majeures de versions où les fonctionnalités existantes ont été modifiées ou supprimées. Dans ces environnements, nous avons rencontré des lacunes concernant les champs de fusion, les règles de signature et l'ordre des signataires, autant d'éléments critiques lorsque les documents sont générés de manière conditionnelle et impliquent plusieurs parties.

À un moment donné, je prenais en charge un flux de travail avec plus de 10 signataires potentiels sur plusieurs documents. La configuration était complexe, mais elle était essentielle au fonctionnement de l'entreprise. Lorsque la plateforme a été mise à niveau, nous avons perdu des fonctionnalités clés sur lesquelles nous comptions. La nouvelle configuration présentait des problèmes, mais il n'y avait aucune possibilité de conserver l'ancienne version.

Par exemple, vous ajouteriez un signataire et soudainement l'ordre de signature changerait, ou une signature ne serait plus associée au bon signataire. Au fil du temps, les utilisateurs ont cessé de croire que les documents se comporteraient comme ils l’espéraient.

Avec un logiciel, vous vous attendez à ce que si vous faites A, alors B et C se produisent. Lorsque cette prévisibilité s’effondre, cela crée un risque. Même des choses simples comme l'ajout de champs de fusion ou de balises conditionnelles nécessitaient un formatage minutieux et des tests répétés. Dans certains cas, les appels d’assistance se sont transformés en sessions d’essais et d’erreurs plutôt qu’en solutions claires. Ce type de complexité rend les flux de travail fragiles et limite les membres de l'équipe qui peuvent les gérer en toute sécurité.

Conçu pour fonctionner dans HubSpot, pas à côté

Everis fonctionne sur HubSpot. Ainsi, lorsque j'ai commencé à évaluer les applications de signature, je me suis concentré sur les outils qui fonctionnaient dans HubSpot plutôt que de m'asseoir à côté de celui-ci comme un autre système à gérer.

C'est comme ça que j'ai trouvé Portant.

Je l'ai exploré avec plusieurs autres options, mais le niveau gratuit a permis de valider facilement s'il s'agissait d'une solution réalisable sans engager de budget à l'avance. Cela comptait pour Everis. Ils lançaient un nouveau produit et avaient besoin de quelque chose qui soit initialement peu coûteux et qui puisse évoluer avec eux.

Plus important encore, cela fonctionnait nativement avec HubSpot.

Portant était l'intégration de signature la plus simple et la plus rapide que j'ai jamais mise en œuvre. J'ai pu le configurer, démontrer qu'il fonctionnait et montrer à l'équipe que nous n'avions pas besoin d'un compte de signature de grande entreprise ou d'une configuration complexe simplement pour conclure des contrats.

Ils ont constaté que cela fonctionnait et les utilisateurs ont pu rapidement commencer à envoyer des contrats pour signature avec un effort d'adoption minimal. Là où d’autres applications nécessitaient une formation complète, ce flux de travail était immédiatement intuitif.

Un document, deux signataires, déclenchés directement depuis HubSpot

La configuration est simple.

Le document est généré à l'aide de champs directement depuis HubSpot, est transmis à deux signataires et l'ensemble du processus est déclenché depuis HubSpot. Il n'y a pas de travail d'API personnalisé ni de saut entre les plates-formes.

Je l'ai configuré à l'aide d'un utilisateur système afin que nous ayons une visibilité claire sur l'endroit où les documents sont enregistrés et sur ce qui se passe à chaque étape. À l'heure actuelle, Everis n'a pas besoin d'autorisations basées sur l'équipe, mais lorsqu'ils élargiront leur équipe commerciale, nous pourrons l'introduire sans retravailler l'ensemble de la configuration.

La configuration correspond à ce dont ils ont besoin, et rien de plus.

L’ajout de champs de fusion est d’une simplicité rafraîchissante. Vous utilisez simplement le nom du champ entre accolades. Il n'y a pas de syntaxe spéciale, pas de règles cachées et pas besoin de faire appel à une assistance pour dépanner le formatage. Il est lisible et accessible, ce qui signifie qu'un membre de l'équipe peut comprendre le fonctionnement du document sans avoir besoin d'un consultant.

C'est un gros problème.

Pas de ballonnement, pas de mises à niveau forcées et il évolue

Nous ajouterons bientôt un autre document au workflow, et sa mise en œuvre sera rapide. Le flux de travail est facile à configurer, facile à déclencher depuis HubSpot et facile à comprendre pour l'équipe.

Du point de vue des risques, c’est important. Certaines intégrations nécessitent un code personnalisé ou des connaissances techniques approfondies pour être maintenues. Avec cette configuration, tout est visible et lisible. Tout le monde peut voir ce qui se passe et comprendre comment fonctionne le processus.

Il n'y a pas de surcharge, pas de mises à niveau forcées et pas de surprises.

Cela fonctionne.

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