Quando Everis ha iniziato a offrire pacchetti di cremazione pre-necessità alla fine del 2025, aveva bisogno di implementare un nuovo processo di firma dei contratti. È lì che sono entrata in gioco.
Sono una consulente con anni di esperienza nell'integrazione di applicazioni di firma in diversi settori. Ho implementato workflow di firma per acquisti di nuove abitazioni con più potenziali firmatari e documenti complessi generati in modo condizionale, nonché casi d'uso più semplici come contratti di servizio e moduli di garanzia. Il mio compito era configurare il workflow contrattuale di Everis in modo conforme, efficiente e affidabile.
Abbiamo valutato alcune piattaforme di firma consolidate insieme a opzioni più recenti native per HubSpot. Ciò che è emerso molto rapidamente è che Everis non aveva bisogno di una configurazione enterprise pesante, ma di qualcosa che si adattasse al modo in cui lavorava davvero.
Quando gli strumenti di firma non si adattano al processo
Questa prospettiva nasce dall'esperienza.
Ho trascorso anni a lavorare con grandi piattaforme di firma enterprise integrate nei CRM, inclusi importanti aggiornamenti di versione in cui le funzionalità esistenti venivano modificate o rimosse. In quegli ambienti, abbiamo incontrato lacune relative ai campi unione, alle regole di firma e all'ordine dei firmatari, tutti elementi critici quando i documenti vengono generati in modo condizionale e coinvolgono più parti.
Ad un certo punto, stavo supportando un workflow con più di 10 potenziali firmatari su più documenti. La configurazione era complessa, ma era essenziale per il funzionamento dell'azienda. Quando la piattaforma è stata aggiornata, abbiamo perso funzionalità chiave su cui facevamo affidamento. La nuova configurazione era instabile, ma non c'era possibilità di rimanere sulla versione precedente.
Per esempio, aggiungevi un firmatario e improvvisamente l'ordine di firma cambiava, oppure una firma non era più associata al firmatario corretto. Nel tempo, gli utenti hanno smesso di fidarsi che i documenti si comportassero come previsto.
Con il software, ti aspetti che se fai A, allora accadono B e C. Quando questa prevedibilità viene meno, si crea un rischio. Anche cose semplici come l'aggiunta di campi unione o markup condizionali richiedevano una formattazione accurata e test ripetuti. In alcuni casi, le chiamate al supporto si trasformavano in sessioni per tentativi ed errori invece di fornire soluzioni chiare. Questo tipo di complessità rende i workflow fragili e limita chi nel team può gestirli in modo sicuro.
Costruito per funzionare dentro HubSpot, non accanto ad esso
Everis opera su HubSpot. Quindi, quando ho iniziato a valutare le applicazioni di firma, mi sono concentrata sugli strumenti che funzionavano all'interno di HubSpot invece di affiancarlo come un altro sistema da gestire.
È così che ho trovato Portant.
L'ho esplorato insieme ad altre opzioni, ma il piano gratuito ha reso facile verificare se fosse una soluzione fattibile senza impegnare un budget in anticipo. Questo era importante per Everis. Stavano lanciando un nuovo prodotto e avevano bisogno di qualcosa con un costo iniziale basso che potesse crescere con loro.
Soprattutto, funzionava nativamente con HubSpot.
Portant è stata l'integrazione di firma più semplice e rapida che abbia mai implementato. Sono riuscita a configurarla, dimostrare che funzionava e mostrare al team che non avevamo bisogno di un grande account di firma enterprise o di una configurazione complessa solo per inviare i contratti.
L'hanno visto funzionare, e gli utenti hanno potuto iniziare rapidamente a inviare contratti per la firma con un minimo sforzo di adozione. Mentre altre applicazioni richiedevano una formazione completa, questo workflow era immediatamente intuitivo.
Un documento, due firmatari, attivato direttamente da HubSpot
La configurazione è semplice.
Il documento viene generato utilizzando campi direttamente da HubSpot, viene inviato a due firmatari e l'intero processo viene avviato dall'interno di HubSpot. Non c'è lavoro personalizzato sull'API e nessun salto tra piattaforme.
L'ho configurato utilizzando un utente di sistema, così abbiamo una visibilità chiara su dove vengono salvati i documenti e su cosa sta accadendo a ogni passaggio. Al momento, Everis non ha bisogno di permessi basati sul team, ma quando espanderà il suo team di vendita, potremo introdurli senza dover rivedere l'intera configurazione.
La configurazione corrisponde a ciò di cui hanno bisogno, niente di più.
Aggiungere campi unione è sorprendentemente semplice. Basta usare il nome del campo tra parentesi graffe. Non c'è sintassi speciale, nessuna regola nascosta e nessuna necessità di coinvolgere il supporto per risolvere problemi di formattazione. È leggibile e accessibile, il che significa che qualcuno del team può capire come funziona il documento senza bisogno di un consulente.
È una grande differenza.
Nessun gonfiore, nessun aggiornamento forzato, e scala
Aggiungeremo presto un altro documento al workflow, e sarà rapido da implementare. Il workflow è facile da configurare, facile da avviare da HubSpot e facile da capire per il team.
Dal punto di vista del rischio, questo è importante. Alcune integrazioni richiedono codice personalizzato o conoscenze tecniche approfondite per essere mantenute. Con questa configurazione, tutto è visibile e leggibile. Chiunque può vedere cosa sta succedendo e capire come funziona il processo.
Nessun gonfiore, nessun aggiornamento forzato e nessuna sorpresa.
Funziona e basta.
Se usi HubSpot e hai bisogno di far firmare i contratti senza saltare tra piattaforme, puoiiniziare gratuitamente tramite HubSpot Marketplace.
