Gestiamo tutto su Google e HubSpot. Gmail, Drive, Docs, Sheets. Tutto vive lì. E HubSpot è la nostra fonte di riferimento per contatti, dipendenti e risorse. Quando avevamo bisogno di produrre documenti, lo facevamo manualmente in Google Docs. Clonare un documento, cambiare i dettagli, salvarlo da qualche parte. Funzionava, ma non era affidabile.
Ho copiato documenti per anni con l'indirizzo sbagliato perché qualcuno si era trasferito. Me ne sono accorto molto più tardi. Clonavamo vecchie valutazioni delle prestazioni e il vecchio indirizzo era ancora lì. Quando copi e incolli manualmente, gli errori si insinuano e non li noti sempre.
PandaDoc non era pensato per funzionare con i nostri strumenti
Ho provato PandaDoc. Non ha funzionato per noi.
Siamo fortemente investiti nella suite Google. Tutto vive su Drive o in Google Docs. Ma PandaDoc aveva un suo editor. Modificava il markup. Il documento che creavo in PandaDoc non era lo stesso che ottenevo in uscita. Era meno comodo da usare ed era più costoso.
Quello che volevo davvero era qualcosa che funzionasse all'interno di Google Docs ma che potesse estrarre i dati da HubSpot. Usiamo HubSpot per tutto. Tutti i nostri dipendenti sono lì come contatti con le informazioni sull'indirizzo. Abbiamo un oggetto personalizzato per le risorse, quindi ogni laptop e dispositivo è tracciato. I dati erano già lì. Avevo solo bisogno di un modo per usarli senza copiare e incollare.
Funziona all'interno di Google Docs e si avvia da HubSpot
È quello che Portant ci ha dato. È semplicemente un Google Doc. Sostituisce i termini di cui abbiamo bisogno e il markup rimane invariato. Questo lo ha reso molto più facile da usare rispetto agli strumenti con un editor proprietario.
L'integrazione con HubSpot è stata l'altro elemento fondamentale. Posso avviare i documenti direttamente da HubSpot. Clicco sulla persona, avvio il documento Portant e lei riceve qualcosa che può firmare. Nessun salto tra piattaforme. Nessuna copia di dati. Le informazioni arrivano direttamente da HubSpot, quindi sono sempre corrette.
Il motivo per cui cercavo qualcosa del genere era che inviamo preventivi tramite il sistema di quotazione integrato di HubSpot per la maggior parte delle trattative. Ma per i nuovi clienti ci piace inviare qualcosa che sembri un documento vero. Un bel PDF che possano esaminare. È da lì che è iniziato Portant per noi. Ho creato un flusso di lavoro che inserisce nel documento il nome, l'azienda e i numeri della camera di commercio. È sempre accurato.
Accordi sulle risorse, valutazioni delle prestazioni, contratti di lavoro
Stiamo lavorando per ottenere la certificazione ISO 27001 e 9001, che richiede molta documentazione interna. Ora se ne occupa Portant.
Lo uso per gli accordi sulle risorse. Se qualcuno riceve un laptop, clicco sulla persona in HubSpot, seleziono i dispositivi dal nostro oggetto personalizzato e lei riceve un documento da firmare. Lo uso per le valutazioni delle prestazioni. Lo uso per i contratti di lavoro, i contratti per i liberi professionisti, le modifiche contrattuali. Sempre lo stesso formato.
Prima clonavo un documento e cambiavo i dettagli. Non ci voleva molto, ma non era affidabile. Ora la probabilità di un errore è molto più bassa perché utilizziamo la stessa fonte in HubSpot. Lo aggiorniamo lì, avvio il documento da lì e viene salvato nella cartella giusta in Drive.
Un'unica fonte di riferimento, niente più indirizzi sbagliati
Quando qualcuno è in fase di onboarding, fa davvero risparmiare tempo. Non devo cercare il modello giusto né chiedermi se l'indirizzo è aggiornato. I dati sono in HubSpot. Portant li recupera. Il documento viene inviato.
Il numero di errori è inferiore. Il formato è coerente. Per la conformità , i contratti e l'invio di documenti in un formato affidabile, è stato un grande successo.
Sono soddisfatto dello strumento. Mi piace che funzioni in modo pratico. Se ci sono spunti o cose che posso fare con Portant, ispiratemi pure.
Se usi HubSpot e Google e sei stanco di passare da una piattaforma all'altra e di copiare dati a mano,inizia gratuitamente tramite HubSpot Marketplace.
