Abbiamo dimezzato i tempi di produzione dei documenti e teniamo tutto sotto controllo con Portant

Sono Megan Marohn e, come VP di Boomerang Capital, uno dei miei compiti è trovare soluzioni alle sfide che il mio team deve affrontare. Boomerang Capital è una società di finanziamento immobiliare: concediamo prestiti a privati che acquistano e ristrutturano abitazioni in tutti gli Stati Uniti. Come puoi immaginare, la documentazione è al centro di tutto ciò che facciamo: documenti di prestito, documenti finanziari, reportistica, ne abbiamo di ogni tipo.

Quando abbiamo abbandonato il nostro vecchio sistema ipotecario, abbiamo dovuto trovare una soluzione in grado di gestire la creazione di tutti quei documenti, e tenevamo molto a che fosse completamente integrabile con il nostro CRM, HubSpot. Il sistema precedente gestiva internamente alcuni documenti di base. Ma la personalizzazione era quasi impossibile, avevamo difficoltà con l'accesso limitato alla modifica e con strumenti di editing obsoleti, e l'integrazione con HubSpot era tutt'altro che fluida e frustrante per i suoi limiti. Serviva un nuovo modello o nuovi documenti di prestito per un nuovo stato? Bisognava aprire un ticket al supporto tecnico. La risposta era sempre: te lo facciamo sapere. Così mi sono messa a cercare una soluzione di mail merge avanzata, completamente personalizzabile, facilmente espandibile e capace di comunicare davvero con HubSpot. Era una richiesta ambiziosa, e il mio povero team di elaborazione prestiti era in difficoltà nel frattempo.

Il problema

Con il vecchio sistema eravamo bloccati. Accesso limitato alla modifica della libreria di documenti che avevamo. Ogni nuovo modello o nuovo documento per un nuovo stato significava un ticket e un'attesa. I ritardi erano reali. Non avevamo flessibilità. Quando abbiamo abbandonato il vecchio sistema, i nostri addetti all'elaborazione dei prestiti erano costretti ad aggiornare e modificare manualmente ogni set di documenti di prestito, con ore di lavoro amministrativo aggiuntivo, del tutto inaccettabile.

E, di massima importanza per il team di gestione: avevamo bisogno di qualcosa che potesse gestire l'integrazione completa con HubSpot. Circa l'80% del nostro HubSpot è personalizzato: oggetti unici, proprietà uniche, a migliaia. Stavamo strutturando HubSpot per gestire tutti i dettagli, le informazioni, le relazioni e la gestione dei nostri prestiti. Qualsiasi documento creato a supporto dei nostri prestiti doveva recuperare i dati da HubSpot, il repository di tutte le informazioni.

La soluzione

Quando abbiamo trovato Portant, sembrava quasi troppo bello per essere vero. Potevamo usare i modelli che avevamo già in Microsoft Office. Caricarli, collegarli a HubSpot e il gioco era fatto. Era davvero così semplice. Un mapping dei campi in grado di gestire TUTTI i nostri oggetti e le nostre proprietà personalizzate. E aggiungere nuove proprietà era semplice come click-click-click. Per non parlare della facilità nell'aggiungere nuovi documenti, di ogni tipo! Gli addetti all'elaborazione dei prestiti erano entusiasti degli output in più formati: Word, Google Docs o .pdf. E, onestamente, la parte migliore è che inserisce i documenti creati direttamente nel record dell'oggetto. Abbiamo bisogno di un nuovo set di documenti per un nuovo prestito? Portant crea i documenti e li aggiunge alla scheda dell'oggetto prestito!!

L'altra grande vittoria: le email. Portant registra quando quelle email vengono inviate, direttamente in HubSpot. Così abbiamo un unico posto per tutta la comunicazione con i mutuatari. Lo gestiamo noi. Non un altro sistema.

Perché funziona

Uno dei miei grandi progetti per il 2026 è spostare circa 800 comunicazioni, da inviare mensilmente ai nostri clienti e che attualmente spediamo da un altro sistema, su HubSpot con Portant. L'obiettivo è generare e inviare queste comunicazioni da HubSpot, tramite Portant, registrando tutto su ogni record cliente di HubSpot. Un unico posto.

Senza uno strumento di automazione dei documenti? Non so cosa faremmo. Il nostro business sono i documenti. Un pacchetto di prestito può superare le 100 pagine. Ogni pagina ha qualcosa di unico. Farlo a mano richiedeva ore. Ora, quando il team esecutivo dice che dobbiamo inviare notifiche di proroga e chiede un documento con le informazioni relative, riesco a consegnarlo in circa un'ora. Posso anche delegarlo ad altre persone. Portant ha dato potere all'intero mio team.

Boomerang Capital opera principalmente in 7 stati, ma siamo in espansione. Gestiamo poco più di mezzo miliardo di dollari in prestiti all'anno, oltre 800 prestiti individuali. Quando il reparto legale mi consegna un set di nuovi documenti per un nuovo stato in cui iniziamo a operare, riesco a metterli in produzione, grazie a Portant, in poche ore, e i nostri addetti all'elaborazione dei prestiti possono inviare i nuovi documenti a un cliente già nella stessa giornata!

Se usi HubSpot e sei stanco di documenti manuali e di lottare con oggetti personalizzati,prova Portant gratuitamente tramite il HubSpot Marketplace.