私はMegan Marohnと申します。Boomerang CapitalのVPとして、チームが直面する課題に対する解決策を見つけることが私の仕事の一つです。Boomerang Capitalは不動産金融会社であり、米国全土で住宅の購入・リノベーション・転売を行う個人向けにローンを提供しています。当然のことながら、ローン書類・財務書類・レポートなど、書類業務は私たちの業務の中心にあります。

以前の住宅ローンシステムから移行する際、すべての書類作成に対応でき、CRMツールであるHubSpotと完全に連携できるソリューションを探す必要がありました。旧システムでは社内で基本的な書類をいくつか作成していましたが、カスタマイズはほぼ不可能で、編集へのアクセスは制限されており、編集ツールも時代遅れでした。HubSpotとの連携は、うまくいっても煩雑で、機能は非常に限られていました。新しいテンプレートや新しい州のローン書類が必要な場合は、テクニカルサポートにチケットを提出する必要があり、返答はいつも「後日対応します」というものでした。そこで私は、完全にカスタマイズ可能で、簡単に拡張でき、HubSpotと実際に連携できる、いわば「強化版差し込み印刷」を探し始めました。これは高い要求でしたが、ローン処理チームはその移行期間中に本当に苦労していました。

課題

旧システムでは身動きが取れない状態でした。保有する書類ライブラリの編集へのアクセスは制限されており、新しいテンプレートや新しい州の書類が必要になるたびに、チケットを提出して待つ必要がありました。遅延は現実の問題でした。柔軟性はゼロでした。旧システムを廃止した際、ローン処理担当者はローン書類のセットごとに手作業で更新・変更を行わなければならず、何時間もの追加作業が発生しました。これは到底受け入れられるものではありませんでした。

また、マネジメントチームにとって最も重要だったのは、HubSpotとの完全な連携に対応できるソリューションが必要だったことです。私たちのHubSpotの約80%はカスタム仕様であり、固有のオブジェクトや固有のプロパティが数千件存在します。ローンの詳細情報・関係性・サービシングをすべてHubSpotで管理できるよう構築を進めていました。ローンに関連して作成されるすべての書類は、すべてのデータの保管庫であるHubSpotから情報を引き出す必要がありました。

解決策

Portantを見つけたとき、良すぎて信じられないほどでした。すでに Microsoft Office で作成していたテンプレートをそのまま使えます。アップロードしてHubSpotに接続すれば完了です。それだけシンプルでした。すべての固有オブジェクトとプロパティに対応できるフィールドマッピング機能があり、新しいプロパティの追加もクリック数回で完了します。新しい書類の追加の手軽さも言うまでもありません。あらゆる種類の書類に対応しています。ローン処理担当者は、Word・Google Docs・.pdfなど複数の形式で出力できることを大変喜んでいました。そして正直、最も優れている点は、作成した書類をオブジェクトレコードに自動で保存してくれることです。新しいローンに対して新しいローン書類が必要になると、Portantが書類を作成し、ローンオブジェクトカードに追加してくれます。

もう一つの大きな成果はメール機能です。Portantは、送信されたメールの記録をHubSpot上に残してくれます。これにより、借り手とのすべてのやり取りを一か所で管理できます。管理するのは私たちであり、別のシステムに頼る必要はありません。

効果的な理由

2026年の私の大きなプロジェクトの一つは、現在別のシステムから送信している約800件の通知、つまり毎月お客様に送付するものを、Portantを活用してHubSpot上に移行することです。目標は、これらの通知をHubSpotからPortantを通じて生成・送信し、すべてを各HubSpotの顧客レコードに記録することです。すべてを一か所に集約することが目標です。

ドキュメント自動化ツールがなければ、どうしていたか分かりません。私たちのビジネスは書類そのものです。ローンのパッケージは100ページを超えることもあり、1ページごとに固有の内容があります。手作業では何時間もかかっていました。今では、経営陣から「延長通知を送付して、延長内容をまとめた書類を作成してほしい」と依頼されても、約1時間で対応できます。他のスタッフに任せることも可能です。Portantはチーム全体の力を引き出してくれました。

Boomerang Capitalは主に7つの州で事業を展開していますが、現在も拡大中です。年間のローン実行額は5億ドルをやや上回り、個別ローン件数は800件以上に上ります。法務部門から新しい州のローン書類一式を受け取ると、Portantのおかげで数時間以内に運用を開始でき、ローン処理担当者はその日のうちにお客様に新しいローン書類を届けることができます。

HubSpotを利用していて、手作業の書類作成やカスタムオブジェクトの扱いに疲れているなら、HubSpot MarketplaceからPortantを無料でお試しください。