「HubSpotから直接ドキュメントを実行できます。プラットフォームを行き来する必要も、データをコピーする必要もありません。情報はHubSpotから直接取得されるため、常に正確です。」
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単一の情報源
HubSpotフィールドがDocsへの差し込みを実行
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コピー&ペースト不要
ドキュメントは追加ツールなしでCRMから実行
Edwin van der Maas
Operations Lead, 2manydots
40,000以上のチームに信頼されています
トリガー
HubSpotの新規Deal
生成
契約書提案書営業デッキ見積書請求書SOW
契約書提案書営業デッキ見積書請求書SOW
送信・署名
メール + PDF・電子署名
保存・同期
HubSpot + Drive + OneDrive
課題
Revenue チームは非効率な回避策に何時間も費やしています...
ドキュメントプロセスがコピー&ペーストや属人的なノウハウに依存していると、小さな問題が高コストなギャップへと拡大します。最もよく耳にする声をご紹介します。
新しいプロセスを作るたびに別の回避策が生まれる
見積もり用のワークフローを構築しても、担当者は独自のテンプレートにデータを貼り付け続けます。提案書を標準化しても、誰かが古いバージョンをメールで送ってしまいます。どれだけ修正を重ねても、問題は繰り返し発生します。
ドキュメントの唯一の情報源が存在しない
スプレッドシートのエクスポート、スクリーンショット、更新途中のドラフトが混在し、営業と財務が異なる数字を参照してしまいます。見積もりが顧客に届く頃には、誰もどのバージョンが最新か把握できていません。
自動でファイリングされないため引き継ぎが失敗する
ドキュメントがDealレコードではなくメールスレッドに保存されているため、CS・導入・請求チームが署名済み注文書や承認済み条件を探し回ることになります。
ソリューション
...そこで、RevOpsが信頼できるドキュメント自動化を構築しました
自動化されたワークフロー、一貫したアウトプット、生成から署名までの完全な可視性を実現します。
バックグラウンドで確実に動作するワークフロー
ドキュメント自動化を一度構築すれば、あとは自動で動作します。テンプレートはライブのDealデータを取得し、適切なロジックを適用して、担当者の介入なしに毎回正確なアウトプットを生成します。
更新確認不要の完全な可視性
作成から開封、署名まで、すべてのドキュメントのステータスをHubSpot上で直接追跡できます。リーダーやRevOpsは、担当者に確認したりメールを掘り起こしたりすることなく、全体像を把握できます。
チームの成長に合わせてスケールするプロセス
権限の設定、テンプレートの管理、地域やセグメントをまたいだ承認ルールの適用が可能です。組織の成長に合わせて、Portantも拡張していきます。
機能
Sales & RevOps 自動化の仕組み
すべての機能はHubSpot内で動作するように設計されているため、チームはツールを切り替えることなく、より迅速に業務を進められます。
1つのDealレコード、1つのドキュメントの真実
すべてのドキュメントは、予測に使用しているHubSpotのプロパティから同じデータを取得します。エクスポート不要、コピー&ペースト不要、数字の2つ目のバージョンも不要です。
財務部門が信頼できる価格表
明細、数量、割引、合計額がHubSpotからフォーマット済みの表に自動で反映されます。スプレッドシートによる迂回経路も、数字のズレも発生しません。
チームの成長に合わせてスケールするガードレール
標準外の割引やカスタム条件は適切な承認者にルーティングしながら、標準的なDealはそのままスムーズに処理します。
HubSpotでSales & RevOpsを始める方法
01
テンプレートを連携する
チームがすでに使用しているGoogle Docs、Slides、Word、またはPDFのレイアウトをそのまま利用できます。一から作り直す必要はありません。
02
HubSpotデータをマッピングする
取引先担当者、企業、Deal、明細、カスタムオブジェクトのプレースホルダーにタグを設定し、すべてのドキュメントを完全かつ正確に仕上げます。
03
承認とガードレールを追加する
標準外のDealは適切なレビュー担当者にルーティングしながら、標準ワークフローはそのまま実行します。
04
Dealレコードから起動する
担当者はHubSpotから直接ドキュメントを生成できます。すべてのアウトプットは、毎回正しい場所に正しい名前で保存されます。
顧客事例
2manydots がドキュメントを自動化した方法をご覧ください
Sales & RevOps に関するよくある質問
いいえ。RevOps、Deal desk、営業リーダーも同じワークフローを使用して、社内レポート、更新契約書類、顧客向けドキュメントを作成できます。全員が同じHubSpotデータを基に作業します。
はい。Portant はGoogle WorkspaceとMicrosoft 365のフォーマットをサポートしているため、地域ごとのチームは好みのツールを使いながら、タグとロジックを一元的に共有できます。
多くのチームは、1日以内にHubSpotを連携し、テンプレートを設定して、単一のパイプラインまたは地域でパイロットを実施できます。アウトプットが問題なければ、タグと承認ルールを拡張してください。
Portant は、HubSpotデータを活用したドキュメント生成、承認、配信、署名に特化しています。多くのチームは、価格設定の複雑さに応じて、HubSpotのネイティブ見積もり機能やCPQシステムと組み合わせて使用しています。
HubSpotの添付ファイル、Google Drive、またはMicrosoft OneDriveに命名規則を設定して保存先を選択できます。RevOpsはメールスレッドを追跡する代わりに、フォルダ構造を監査できます。
Portant を活用する40,000以上のチームに参加しましょう
Portant は Clipboard にとって革新的なツールです。HubSpotの情報を自動で入力した注文書、提案書、契約書を生成することで、営業チームの毎週の作業時間を大幅に削減しています。
Portant を使えば、HubSpotから直接ドキュメントを実行できます。プラットフォームを行き来する必要も、データをコピーする必要もありません。
Portant は3つの別々のツールを1つに置き換えました。HubSpotを離れることなく、1つのプラットフォームでドキュメント、署名、フォローアップを一括管理できます。
数百件の契約書が数回のクリックで送信できます。署名済みのものはすぐに戻ってきて、残りも簡単に確認できます。
RepCard では、Portant によりHubSpot内でエンドツーエンドの自動化ワークフローを実現し、大規模な手動での契約作成を置き換えることができました。
Portant の導入後、平均クローズ収益の向上とクローズまでの日数短縮が確認されており、営業速度への明確な効果が現れています。
このプロダクトが大好きです。1年以上使い続けており、Google Workspaceとの連携が素晴らしいです。ユーザーの声に耳を傾けてくださっていることに、心から感謝します。
役員チームが資料の作成を依頼すると、Portantのおかげで約1時間で届けられます。チーム全体の力を引き出してくれるツールです。
まさにゲームチェンジャーです！Portantはこれらの作業を効率化し、本当に注意と問題解決が必要なことに集中できるようにしてくれます。
このソフトウェアは、請求書の作成・送付という煩雑なプロセスを見事に自動化してくれます。時間の節約になるだけでなく、データ入力のミスも大幅に減らせます。
このプロダクトは、あの煩わしい手動のドキュメント差し込み作業を一変させるゲームチェンジャーです。あなたとチームが作り上げたものが大好きです！
以前は担当者1人あたり提案書の作成に30分かかっていましたが、今では2分以内に収まり、ドキュメントのクオリティもこれまで以上に向上しました。