Wir betreiben alles auf Google und HubSpot. Gmail, Drive, Docs, Sheets. Alles lebt dort. Und HubSpot ist unsere Quelle der Wahrheit für Kontakte, Mitarbeiter und Vermögenswerte. Wenn wir Dokumente erstellen mussten, erledigten wir dies manuell in Google Docs. Klonen Sie ein Dokument, ändern Sie die Details und speichern Sie es irgendwo. Es funktionierte, aber es war nicht zuverlässig.
Ich habe jahrelang Dokumente mit der falschen Adresse kopiert, weil jemand umgezogen war. Mir ist es erst viel später aufgefallen. Wir haben alte Leistungsbeurteilungen geklont und die alte Adresse war immer noch da. Beim manuellen Kopieren und Einfügen schleichen sich Fehler ein, die nicht immer erkannt werden.
PandaDoc wurde nicht für die Zusammenarbeit mit unseren Tools entwickelt
Ich habe PandaDoc ausprobiert. Bei uns hat es nicht funktioniert.
Wir investieren stark in die Google-Suite. Alles befindet sich auf Drive oder in Google Docs. Aber PandaDoc hatte seinen eigenen Editor. Es hat Dinge im Markup geändert. Das Dokument, das ich in PandaDoc erstellt habe, war nicht dasselbe wie das, das ich herausbekam. Es war nicht so einfach zu verarbeiten und es war teurer.
Was ich wirklich wollte, war etwas, das in Google Docs funktioniert, aber Daten aus HubSpot abrufen kann. Wir nutzen HubSpot für alles. Alle unsere Mitarbeiter sind dort als Ansprechpartner mit Adressinformationen eingetragen. Wir haben ein benutzerdefiniertes Objekt für Assets, sodass jeder Laptop und jedes Gerät verfolgt wird. Die Daten waren bereits vorhanden. Ich brauchte nur eine Möglichkeit, es ohne Kopieren und Einfügen zu verwenden.
Es funktioniert in Google Docs und wird von HubSpot ausgeführt
Das hat uns Portant gegeben. Es ist nur ein Google-Dokument. Es ersetzt die von uns benötigten Begriffe und das Markup bleibt gleich. Das machte es für mich viel einfacher, damit zu arbeiten als mit Tools, die über einen eigenen Editor verfügen.
Die Integration mit HubSpot war die andere große Sache. Ich kann Dokumente direkt von HubSpot aus ausführen. Klicken Sie auf die Person, führen Sie das Portant-Dokument aus und sie erhält etwas, das sie unterschreiben kann. Kein Springen zwischen Plattformen. Kein Kopieren von Daten. Die Informationen stammen direkt von HubSpot und sind daher immer korrekt.
Der Grund, warum ich überhaupt danach gesucht habe, war, dass wir Angebote für die meisten Angebote über das integrierte Angebotssystem von HubSpot versenden. Aber für Neukunden senden wir gerne etwas, das wie ein richtiges Dokument aussieht. Ein schönes PDF, das sie überprüfen können. Hier begann Portant für uns. Ich habe einen Workflow erstellt, der den Namen, das Unternehmen und die Handelskammernummern in das Dokument einfügt. Es ist immer genau.
Vermögensvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen, Arbeitsverträge
Wir streben eine ISO 27001- und 9001-Zertifizierung an, was eine umfangreiche interne Dokumentation erfordert. Portant übernimmt das jetzt.
Ich verwende es für Vermögensvereinbarungen. Wenn jemand einen Laptop bekommt, klicke ich in HubSpot auf die Person, wähle die Geräte aus unserem benutzerdefinierten Objekt aus und sie erhält ein Dokument zum Signieren. Ich verwende es für Leistungsbeurteilungen. Ich verwende es für Arbeitsverträge, Freiberuflerverträge und Änderungsanträge. Jedes Mal das gleiche Format.
Früher habe ich ein Dokument geklont und die Details geändert. Es dauerte nicht lange, aber es war nicht zuverlässig. Jetzt ist die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers viel geringer, da wir in HubSpot dieselbe Quelle verwenden. Wir aktualisieren es dort, ich führe das Dokument von dort aus und es wird im richtigen Ordner in Drive gespeichert.
Eine Quelle der Wahrheit, keine falschen Adressen mehr
Wenn jemand ein Onboarding durchführt, spart das wirklich Zeit. Ich suche nicht nach der richtigen Vorlage oder frage mich, ob die Adresse aktuell ist. Die Daten liegen in HubSpot. Portant zieht es. Das Dokument geht raus.
Die Anzahl der Fehler ist geringer. Das Format ist konsistent. Im Hinblick auf Compliance, Verträge und die Veröffentlichung von Dokumenten in einem Format, dem Sie vertrauen können, war es ein großer Gewinn.
Ich bin mit dem Tool zufrieden. Ich finde es toll, dass es bequem funktioniert. Wenn es Inspiration oder Dinge gibt, die ich mit Portant machen kann, inspirieren Sie mich einfach.
Wenn Sie HubSpot und Google nutzen und es satt haben, zwischen Plattformen zu wechseln und Daten manuell zu kopieren, Starten Sie kostenlos über den HubSpot Marketplace.
