Ejecutamos todo en Google y HubSpot. Gmail, Drive, Documentos, Hojas de cálculo. Todo vive allí. Y HubSpot es nuestra fuente de información para contactos, empleados y activos. Cuando necesitábamos producir documentos, lo hacíamos manualmente en Google Docs. Clona un documento, cambia los detalles, guárdalo en algún lugar. Funcionó, pero no fue confiable.
Estuve copiando documentos durante años con la dirección equivocada porque alguien se había mudado. No me di cuenta hasta mucho después. Estábamos clonando revisiones de desempeño antiguas y la dirección anterior todavía estaba allí. Cuando copia y pega manualmente, aparecen errores y no siempre los detecta.
PandaDoc no fue creado para funcionar con nuestras herramientas
Probé PandaDoc. No funcionó para nosotros.
Hemos invertido mucho en la suite de Google. Todo se encuentra en Drive o en Google Docs. Pero PandaDoc tenía su propio editor. Cambió cosas en el marcado. El documento que creé en PandaDoc no era el mismo que saldría. No era tan fácil trabajar con él y era más caro.
Lo que realmente quería era algo que funcionara dentro de Google Docs pero que pudiera extraer datos de HubSpot. Usamos HubSpot para todo. Todos nuestros empleados están allí como contactos con información de dirección. Tenemos un objeto personalizado para los activos, por lo que se realiza un seguimiento de cada computadora portátil y dispositivo. Los datos ya estaban ahí. Sólo necesitaba una manera de usarlo sin copiar y pegar.
Funciona dentro de Google Docs y se ejecuta desde HubSpot.
Eso es lo que nos dio Portant. Es sólo un documento de Google. Reemplaza los términos que necesitamos y el margen de beneficio sigue siendo el mismo. Eso hizo que fuera mucho más fácil para mí trabajar que las herramientas que tienen su propio editor.
La integración con HubSpot fue la otra gran novedad. Puedo ejecutar documentos directamente desde HubSpot. Haga clic en la persona, ejecute el documento Portant y obtendrá algo que puede firmar. No saltar entre plataformas. Sin copiar datos. La información proviene directamente de HubSpot, por lo que siempre es correcta.
La razón por la que estaba buscando esto en primer lugar fue que enviamos cotizaciones utilizando el sistema de cotizaciones integrado de HubSpot para la mayoría de las ofertas. Pero a los nuevos clientes nos gusta enviarles algo que parezca un documento adecuado. Un buen PDF que pueden revisar. Ahí es donde comenzó Portant para nosotros. Creé un flujo de trabajo que reemplaza el nombre, la empresa y los números de la cámara de comercio en el documento. Siempre es exacto.
Acuerdos de activos, revisiones de desempeño, contratos laborales.
Estamos trabajando para lograr la certificación ISO 27001 y 9001, lo que requiere mucha documentación interna. Portant se encarga de eso ahora.
Lo uso para acuerdos de activos. Si alguien obtiene una computadora portátil, hago clic en la persona en HubSpot, selecciono los dispositivos de nuestro objeto personalizado y recibe un documento para firmar. Lo uso para evaluaciones de desempeño. Lo uso para acuerdos laborales, acuerdos de autónomos, modificaciones. El mismo formato cada vez.
Antes, clonaba un documento y cambiaba los detalles. No tomó mucho tiempo, pero no fue confiable. Ahora la posibilidad de que se produzca un error es mucho menor porque utilizamos la misma fuente en HubSpot. Lo actualizamos allí, ejecuto el documento desde allí y se guarda en la carpeta correcta en Drive.
Una fuente de verdad, no más direcciones incorrectas
Cuando alguien se incorpora, realmente se ahorra tiempo. No estoy buscando la plantilla adecuada ni me pregunto si la dirección está actualizada. Los datos están en HubSpot. Portant lo tira. El documento sale.
El número de errores es menor. El formato es consistente. Para el cumplimiento, los contratos y la publicación de documentos en un formato en el que pueda confiar, ha sido una gran victoria.
Estoy contento con la herramienta. Me encanta que funcione cómodamente. Si hay inspiración o cosas que puedo hacer con Portant, simplemente inspírame.
Si estás en HubSpot y Google y estás cansado de saltar entre plataformas y copiar datos a mano, comienza gratis a través de HubSpot Marketplace.
