La plupart des organismes de formation n'ont pas un problème d'outils. Ils ont un problème de structure. Une fois que vous l'acceptez, le bon projet HubSpot devient évident.
Je suis Édouard Brunetot, fondateur de Cobound. Nous sommes un HubSpot Platinum Solutions Partner basé à Caen, en Normandie, et nous travaillons exclusivement avec les organismes de formation français, les organismes de formation. Voici une brève présentation des clients que nous accompagnons, de notre façon de travailler, et de la place qu'occupe Portant dans tout cela.
Qui nous accompagnons
Nos clients sont des OF français qui gèrent de véritables activités commerciales. Des formateurs indépendants qui se développent au-delà du fondateur, des groupes de formation professionnelle qui pilotent des dizaines de sessions par mois, des organisations multi-sites qui jonglent simultanément avec les financements OPCO, les règles CPF et les audits Qualiopi. Des tailles différentes, le même schéma : un fichier Excel tient lieu de pipeline commercial, le LMS gère les sessions, et les e-mails contiennent tout ce qui n'a pas trouvé sa place ailleurs.
Lorsque nous recevons l'appel, l'équipe a généralement tenté de résoudre le problème en ajoutant un nouvel outil. Le résultat : davantage de fichiers, davantage de ressaisies, et des informations qui ne vivent que dans la tête d'une seule personne. Notre rôle est de mettre en place un système structuré unique, pour que l'activité reste pilotable, même quand l'équipe change ou qu'un collaborateur est en congé.
Notre approche de HubSpot
Nous ne faisons pas de formation théorique. Notre programme d'intégration se compose de six ateliers de deux heures, directement sur l'instance HubSpot du client, avec les personnes qui l'utiliseront au quotidien. Nous construisons avec vous. À l'issue du programme, l'équipe maîtrise le système au lieu de dépendre de nous.
La structure est toujours la même : HubSpot centralise la demande, l'affaire et chaque action qui s'y rattache. Le logiciel de gestion de la formation continue de faire ce qu'il fait bien : les sessions, les feuilles de présence, les conventions, les pièces Qualiopi. Nous connectons les deux afin que rien ne soit ressaisi, que rien ne soit perdu, et que chaque demande ait un seul responsable, du premier e-mail à la facture finale.
La place de Portant
La formation française est un univers à forte charge documentaire. Conventions de formation, devis, programmes, attestations, BPF, dossiers de financement pour l'OPCO. Si vos données HubSpot sont fiables mais que ces documents sont encore copiés-collés dans Word, la structure se brise exactement au moment où le client attend une réponse.
Portant est la couche que nous utilisons pour combler cet écart. Il lit les mêmes fiches HubSpot (affaires et contacts) que l'équipe utilise déjà, génère le document instantanément et le réécrit dans la chronologie. L'équipe commerciale ne découvre pas un nouvel outil. L'administration dispose d'une source unique de vérité sur ce qui a réellement été envoyé. Le dossier avance à la vitesse des données qui le sous-tendent, ce qui est exactement ce qu'un contrôleur OPCO souhaite constater.
Nous trouver
Si votre équipe reconstruit la même convention trois fois par semaine, si vos dossiers dépendent de la mémoire d'une seule personne, ou si votre HubSpot vous semble déconnecté du reste de l'activité, nous devrions en parler.
Vous pouvez nous retrouver sur cobound.fr, ou réserver un point de 20 minutes directement sur cobound.fr/meetings/ebrunetot. Si vous souhaitez d'abord voir à quoi ressemble la couche documentaire dans HubSpot, la Portant + HubSpot integration page en présente le fonctionnement en termes produit.
Structurer un organisme de formation, c'est notre seul métier. That's the job.
