What should be included on an invoice?

A professional invoice should include: your business name, logo, and contact details; the client's name and address; a unique invoice number; the invoice date and payment due date; a line-item list of goods or services with quantities and unit prices; any applicable taxes or discounts; the total amount due; your payment terms; and your accepted payment methods such as bank transfer or credit card.

How do I write a simple invoice?

Use a free invoice generator or template so the layout and math are handled for you. Add your business name and contact details, the client's name, a unique invoice number, the date, a line-item description of what you delivered, the total due, and your payment terms, then download it as a PDF and send it to your client.

How do you make an invoice from scratch?

To make an invoice: (1) Open a free invoice generator or copy a template. (2) Add your business name, logo, and contact details at the top. (3) Enter the client's name, company, and address. (4) List each service or product with its quantity, unit price, and line total. (5) Add your payment terms, due date, and payment method. (6) Include a unique invoice number and the invoice date. Download as a PDF and send to your client.

What is the correct format for an invoice?

The standard invoice format places your logo and company name at the top left, the client's details at the top right, and a line-item table in the body showing description, quantity, unit price, and total. Below the table, show the subtotal, any taxes or discounts, and the grand total. Payment terms, due date, and payment details appear at the bottom.

Can an invoice be handwritten?

Yes, an invoice can be handwritten as long as it includes all the required fields and is legible. That said, a printed or digital invoice looks more professional and is easier for the client to process and pay.

How do you write an invoice for services?

To write a service invoice, list each service you provided with a short description, the number of hours or units, your rate, and the line total. Include your business details, the client's details, an invoice number, the date, the due date, and how you want to be paid. If tax applies, add it as a separate line below the subtotal.

What are standard payment terms on an invoice?

The most common payment terms are Net 30 (payment due within 30 days of the invoice date), Net 15 (due within 15 days), and Due on receipt (payment expected immediately). Some businesses use 2/10 Net 30, which offers a 2% discount if paid within 10 days. Choose terms that match your cash-flow needs and your client's payment cycle.

How do I assign invoice numbers?

Use a sequential number starting from INV-001, or a date-based format such as 2026-06-001 (the first invoice issued in June 2026). Never reuse a number. If you void an invoice, keep the number in your records marked as void and move to the next number in the sequence.

What's the difference between an invoice and a receipt?

An invoice requests payment before money changes hands; a receipt confirms payment after it has been received. Send the invoice first, then issue a receipt once the client pays.

Comment créer une facture : étapes + modèle gratuit

Pour rédiger une facture, ajoutez le nom et les coordonnées de votre entreprise, le nom et l'adresse de facturation de votre client, un numéro de facture unique, la date de facturation et la date d'échéance du paiement, les lignes de détail avec les quantités et les prix unitaires, le sous-total, les taxes et le montant total dû, vos conditions de paiement, ainsi que les modes de paiement acceptés. Téléchargez-la ensuite en PDF et envoyez-la à votre client.

Une facture est un document réclamant le paiement de biens ou de services. Une facture bien rédigée précise ce que vous avez livré, le montant dû, la date d'échéance et les modalités de paiement, afin que votre client dispose de tout ce dont il a besoin pour la traiter et que vous soyez payé sans relance nécessaire.

Ce guide explique ce que toute facture doit obligatoirement contenir, comment la mettre en forme correctement et comment en créer une de façon professionnelle en quelques minutes à l'aide d'un modèle ou d'un générateur gratuit.

Besoin de créer une facture ?

Ajoutez votre logo et vos lignes de détail, définissez la taxe et la devise, puis téléchargez un PDF soigné. Gratuit, sans inscription, sans filigrane.

Créer une facture maintenant

Ce que toute facture doit obligatoirement contenir

Une facture complète et professionnelle comprend huit éléments obligatoires. L'absence de l'un d'eux peut retarder le paiement ou entraîner le renvoi de la facture.

Le nom, le logo et les coordonnées de votre entreprise (adresse, e-mail et numéro de téléphone)
Nom et adresse de facturation du client
Un numéro de facture unique (par exemple, INV-001 ou 2026-06-001)
Date de facturation et date d'échéance du paiement
Lignes de détail : chaque produit ou service avec une description, une quantité, un prix unitaire et un total par ligne
Sous-total, taxes applicables et montant total
Conditions de paiement (par exemple, « Net 30 » ou « Paiement à réception »)
Modes de paiement acceptés (virement bancaire, carte de crédit, PayPal, etc.)

À quoi ressemble une facture

Une facture standard présente votre logo et les coordonnées de votre entreprise en haut à gauche. Le mot « FACTURE » apparaît de manière bien visible en haut, suivi du numéro de facture et des dates. Les coordonnées du client se trouvent à droite.

Le corps est un tableau de lignes de détail : chaque ligne indique ce qui a été livré, la quantité, le prix unitaire et le total de la ligne. Le sous-total, les taxes et le montant total figurent sous le tableau, et les conditions de paiement apparaissent en bas.

Commencez avec des modèles de factures gratuits

Les modèles de factures vous offrent une mise en page prédéfinie avec tous les champs obligatoires déjà libellés. Vous renseignez vos informations, celles du client et vos lignes de détail, et le document se charge des calculs.

Utilisez le générateur de factures gratuit pour créer une facture professionnelle directement dans votre navigateur et la télécharger en PDF, sans inscription requise. Ou téléchargez un modèle de facture Google Sheets gratuit pour suivre les étapes ci-dessous au fur et à mesure.

Comment créer une facture

La façon la plus rapide de créer une facture est d'utiliser un générateur gratuit qui gère la mise en page et les calculs à votre place. Voici trois options, de la plus rapide à la plus flexible.

1. Utilisez le générateur de factures gratuit (sans inscription)

Ouvrez le générateur de factures Portant, saisissez le nom et l'adresse de votre entreprise, les coordonnées de votre client et vos lignes de détail (description, quantité, tarif). Définissez votre taux de taxe et votre devise, puis téléchargez le document en PDF. L'ensemble du processus prend environ deux minutes et ne nécessite aucun compte.

2. Copiez un modèle de facture prêt à l'emploi

Si vous préférez disposer du fichier, copiez un modèle de facture Google Docs gratuit ou téléchargez un modèle de facture Excel. Les champs sont déjà libellés. Remplacez le texte indicatif par vos informations et exportez le document en PDF pour l'envoyer à votre client.

3. Automatisez les factures pour les clients récurrents

Pour les clients réguliers ou la facturation en masse, connectez une feuille Google Sheets contenant vos données clients à un modèle de facture Google Docs dans Portant. Chaque ligne devient une facture personnalisée. Portant peut les envoyer automatiquement par e-mail, ce qui vous évite de renseigner manuellement les mêmes champs à chaque cycle de facturation.

8 étapes pour rédiger une facture professionnelle

1. Créez un en-tête professionnel

Professional invoice example showing Portant's free template layout — Exemple de facture professionnelle réalisée avec le modèle gratuit de Portant

Votre en-tête affirme votre image de marque et indique immédiatement au client ce qu'il a sous les yeux. Placez votre logo en haut à gauche ou au centre. Inscrivez le mot « FACTURE » en gras et en grand caractères pour qu'il se distingue immédiatement des autres documents dans la boîte de réception du client. Ajoutez en dessous votre numéro de facture et la date.

Utilisez une police lisible et épurée, telle qu'Arial, Verdana ou une police sans empattement similaire. Limitez-vous à une ou deux couleurs correspondant à votre charte graphique. Une mise en page sobre et cohérente facilite le traitement de votre facture et réduit le risque qu'elle passe inaperçue.

2. Ajoutez les coordonnées de votre entreprise

Votre facture doit clairement identifier l'émetteur. Incluez :

Logo de l'entreprise : en haut à gauche ou au centre
Nom de l'entreprise : dans une police légèrement plus grande, juste en dessous ou à côté du logo
Adresse de l'entreprise : votre adresse postale complète
Numéro de contact et e-mail professionnel : pour que le client puisse vous joindre en cas de question
Site web de l'entreprise : facultatif, mais renforce la crédibilité

La présence de vos coordonnées sur la facture facilite la prise de contact pour votre client et confirme que la facture provient d'une source légitime.

3. Ajoutez les informations de votre client

Example of how to include customer information on an invoice — Exemple d'intégration des informations client sur une facture

Indiquez le nom de la société de votre client, le nom du contact, son adresse de facturation ainsi que son e-mail ou son numéro de téléphone. Si votre client est une grande entreprise, ajoutez également son numéro de bon de commande ou son code de référence client, afin que son service comptable puisse rapidement rattacher la facture à ses enregistrements.

Des coordonnées client correctes réduisent les délais. Une facture envoyée au mauvais interlocuteur ou comportant un nom d'entreprise mal orthographié peut rester non traitée pendant des semaines.

4. Listez vos biens ou services

La section des lignes de détail est le cœur de la facture. Pour chaque élément :

Rédigez une description claire et précise (pas seulement « services rendus »)
Indiquez la quantité ou le nombre d'heures
Indiquez le prix unitaire ou le taux horaire
Calculez le total de la ligne (quantité multipliée par le prix unitaire)

La précision aide le client à comprendre exactement ce qu'il paie et réduit le nombre de demandes de clarification avant le règlement.

5. Définissez vos conditions de paiement

Example of payment terms included on an invoice — Exemple de conditions de paiement sur une facture

Les conditions de paiement précisent à quelle échéance vous attendez d'être payé et ce qui se passe en cas de retard. Les termes courants incluent :

Net 30 : paiement dû dans les 30 jours suivant la date de facturation
Net 15 : paiement dû dans les 15 jours
Paiement à réception : paiement attendu immédiatement
2/10 Net 30 : remise de 2 % si le paiement est effectué dans les 10 jours, sinon Net 30

Si vous facturez des pénalités de retard, indiquez le pourcentage et les conditions d'application afin d'éviter tout litige si vous devez les appliquer.

6. Précisez les modes de paiement acceptés

Indiquez à votre client exactement comment vous souhaitez être payé. Renseignez vos coordonnées bancaires pour les virements, ou ajoutez un lien de paiement si vous acceptez les paiements en ligne. Moins il y a d'étapes entre la réception de la facture et le règlement, plus vite vous êtes payé.

Options courantes : virement bancaire (indiquez le nom du titulaire du compte, le numéro de compte et le code de routage ou le code guichet), paiement par carte de crédit ou de débit via un lien de paiement, PayPal ou Stripe, ou chèque libellé à l'ordre du nom de votre entreprise.

7. Affichez le sous-total, les taxes et le total

Sous le tableau des lignes de détail, détaillez clairement :

Sous-total : la somme de tous les totaux de lignes avant taxe
Taxe : le taux applicable et le montant de la taxe (par exemple, TVA 10 % = 50,00 $)
Remises : le cas échéant, appliquées avant taxe
Montant total : le montant final dû par le client

Affichez la taxe sur sa propre ligne, sans l'intégrer au total : indiquez le taux, le montant taxable sur lequel elle a été calculée, ainsi que votre numéro d'immatriculation fiscale ou de TVA si vous en avez un. C'est ce que vérifie en premier l'équipe comptable de votre client, et c'est ce dont vous aurez besoin si vous faites l'objet d'un contrôle.

Ne laissez jamais le client calculer le total lui-même. L'ambiguïté engendre des litiges et des retards de paiement.

8. Ajoutez votre numéro de facture et les dates

Numéro de facture

Example of an invoice number on a professional invoice — Exemple de numéro de facture sur une facture professionnelle

Un numéro de facture est un identifiant unique que vous attribuez à chaque facture. Utilisez une séquence simple (INV-001, INV-002) ou un format basé sur la date (2026-06-001). Il vous permet, ainsi qu'à votre client, de suivre les paiements, de faire référence à la facture dans les e-mails de relance et de rapprocher les comptes.

Ne réutilisez jamais un numéro de facture. Un numéro en double crée de la confusion dans vos registres et dans le système comptable de votre client.

Date de facture et date d'échéance

Example of the invoice date on a professional invoice — Exemple de placement de la date de facture

La date de facture correspond au moment où vous avez émis la facture. La date d'échéance est la date à laquelle le paiement est attendu, calculée à partir de vos conditions de paiement (par exemple, date de facture plus 30 jours pour un délai Net 30). Les deux dates doivent figurer en haut de la facture, près du numéro de facture, afin que le client puisse visualiser le calendrier d'un seul coup d'œil.

Inclure les deux dates vous donne également un document de référence clair lors des relances pour factures impayées : vous pouvez mentionner la date d'émission initiale et indiquer précisément le nombre de jours de retard du paiement.

Bonnes pratiques en matière de facturation

Quelques habitudes distinguent les factures payées à temps de celles qui font l'objet de relances pendant des semaines :

Relisez avant d'envoyer : Vérifiez la facture pour déceler toute erreur dans le nom du client, les montants, le numéro de facture et les coordonnées bancaires avant d'appuyer sur Envoyer. Un total erroné ou une référence de paiement manquante peut retarder le paiement de plusieurs jours.
Mettez en place des rappels de paiement automatiques : Ils contribuent à garantir que les factures sont payées à temps et vous évitent de devoir effectuer des relances pour factures impayées manuellement.
Proposez des remises pour paiement anticipé : Envisagez une petite remise (par exemple, 2 % de réduction en cas de paiement sous 10 jours) comme incitation pour que vos clients paient rapidement. Cela peut améliorer la trésorerie et réduire les efforts de recouvrement.
Utilisez des modèles pour optimiser votre flux de travail : Un modèle de facture fait gagner du temps et garantit que la facture contient toujours toutes les informations requises dans un format cohérent.

Erreurs courantes à éviter lors de la facturation

La plupart des paiements tardifs ou contestés sont liés à l'une de ces erreurs :

Coordonnées professionnelles manquantes ou incomplètes : un client qui ne peut pas vérifier qui lui facture, ou qui ne trouve pas vos coordonnées pour poser une question, a plus de chances de mettre la facture de côté.
Taxe mal calculée ou absente : indiquer un montant de taxe incorrect, ou intégrer la taxe dans le total au lieu de la présenter sur sa propre ligne, est l'une des raisons les plus fréquentes pour lesquelles une équipe comptable retourne une facture.
Numéros de facture incohérents ou en double : sauter, réutiliser ou recommencer votre séquence de numérotation rend vos propres registres difficiles à réconcilier et peut sembler être une erreur aux yeux du client. Si vous facturez les mêmes clients régulièrement, générer chaque facture à partir d'un modèle qui attribue automatiquement le numéro suivant pour ce client (c'est ce que fait l'automatisation des factures récurrentes de Portant) élimine tout risque de collision.
Descriptions de lignes vagues : « services rendus » ou « consulting » sans autre précision suscite une question avant le paiement, et non après.
Aucune date d'échéance indiquée : « conditions de paiement : Net 30 » sans date d'échéance imprimée sur la facture oblige le client à faire le calcul lui-même, et ne vous donne aucune date fixe à laquelle vous référer lors des relances.

Automatisez votre processus de facturation avec Portant

Automatiser votre facturation avec Portant est un moyen pratique d'optimiser la facturation pour les clients récurrents. Portant est un outil d'automatisation de documents qui vous permet de créer, d'envoyer et de suivre vos factures en un seul endroit.

Avec Portant, vous pouvez rapidement générer des factures d'aspect professionnel et créer des factures récurrentes pour vos clients habituels sans ressaisir les mêmes informations. Pour commencer, créez un compte et ajoutez vos informations professionnelles : le nom de votre entreprise, vos coordonnées, ainsi que les logos ou éléments de marque que vous souhaitez faire figurer sur vos factures.

Une fois votre compte configuré, utilisez le générateur de factures pour créer votre première facture. Saisissez les informations de votre client ainsi que les biens ou services fournis, et Portant génère une facture professionnelle pour vous. Voici une courte vidéo montrant son fonctionnement :

Portant fonctionne avec Google Sheets et Google Docs. Stockez vos données clients dans Google Sheets, mettez en forme la facture dans Google Docs, et Portant intègre chaque ligne dans une facture personnalisée qu'il envoie automatiquement par e-mail. Cela signifie aucune saisie manuelle pour les clients récurrents et aucune relance manuelle pour les factures impayées.

Questions fréquemment posées

Que doit-on inclure dans une facture ?

Toute facture doit comporter : le nom et les coordonnées de votre entreprise, le nom et l'adresse du client, un numéro de facture unique, la date de facture et la date d'échéance du paiement, une liste de lignes détaillant les services ou produits avec les quantités et les prix, le montant total dû, et votre mode de paiement préféré. Consultez les 8 étapes ci-dessus pour une présentation complète.

Comment rédiger une facture simple ?

Utilisez un générateur de factures gratuit ou un modèle afin que la mise en page et les calculs soient pris en charge à votre place. Ajoutez le nom et les coordonnées de votre entreprise, le nom du client, un numéro de facture unique, la date, une description détaillée de ce que vous avez fourni, le total dû et vos conditions de paiement, puis téléchargez-la au format PDF et envoyez-la à votre client.

Comment rédiger une facture pour des services ?

Listez chaque service fourni avec une brève description, le nombre d'heures ou d'unités, votre tarif et le total de la ligne. Incluez vos coordonnées professionnelles, les coordonnées du client, un numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance et le mode de paiement souhaité. Si une taxe s'applique, ajoutez-la sur une ligne distincte sous le sous-total. Consultez notre guide de facturation pour freelances pour en savoir plus sur les tarifs et les conditions de paiement pour les travailleurs indépendants.

Quel est le format correct d'une facture ?

La mise en page standard place votre logo et vos coordonnées professionnelles en haut à gauche, les coordonnées du client en haut à droite, et un tableau de lignes détaillées dans le corps du document indiquant la description, la quantité, le prix unitaire et le total. Sous le tableau, faites apparaître le sous-total, les éventuelles taxes et le total général. Les conditions de paiement et vos coordonnées bancaires figurent en bas.

Une facture peut-elle être manuscrite ?

Oui, à condition qu'elle comporte tous les champs requis et soit lisible. Une facture numérique est préférable : elle est plus professionnelle, plus facile à traiter pour votre client, et crée un enregistrement consultable pour vous.

Qu'est-ce qu'un numéro de facture ?

Un numéro de facture est un identifiant unique que vous attribuez à chaque facture. Il vous permet, ainsi qu'à votre client, de suivre les paiements et de faire référence à la facture dans vos échanges. La plupart des petites entreprises utilisent une séquence simple (INV-001, INV-002) ou un format basé sur la date (2026-06-001).

Quelles sont les conditions de paiement standard sur une facture ?

Les conditions de paiement les plus courantes sont Net 30 (paiement dû dans les 30 jours suivant la date de facture), Net 15 (dû dans les 15 jours) et « Payable à réception » (paiement attendu immédiatement). Certaines entreprises appliquent le 2/10 Net 30, qui offre une remise de 2 % en cas de paiement sous 10 jours. Choisissez des conditions adaptées à vos besoins en trésorerie et au cycle de paiement de votre client.

Comment attribuer des numéros de facture ?

Utilisez une numérotation séquentielle à partir de INV-001, ou un format basé sur la date tel que 2026-06-001 (la première facture émise en juin 2026). Ne réutilisez jamais un numéro. Si vous annulez une facture, conservez le numéro dans vos registres en le marquant comme annulé et passez au numéro suivant dans la séquence.

Quelle est la différence entre une facture et un reçu ?

Une facture demande le paiement avant que l'argent ne change de mains ; un reçu confirme le paiement après qu'il a été reçu. Envoyez d'abord la facture, puis émettez un reçu une fois que le client a payé. Consultez notre guide facture et reçu pour la comparaison complète.