Um eine Rechnung zu erstellen, fügen Sie Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktdaten, den Namen des Kunden und die Rechnungsadresse, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Zahlungsdatum, Positionen mit Mengen und Stückpreisen, die Zwischensumme, Steuern und den Gesamtbetrag, Ihre Zahlungsbedingungen sowie Ihre akzeptierten Zahlungsmethoden hinzu. Laden Sie die Rechnung dann als PDF herunter und senden Sie sie an Ihren Kunden.
Eine Rechnung ist ein Dokument, das die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen anfordert. Eine gut formulierte Rechnung gibt an, was Sie geliefert haben, den geschuldeten Betrag, das Fälligkeitsdatum und wie die Zahlung erfolgen soll, damit Ihr Kunde alles hat, was er zur Bearbeitung benötigt, und Sie ohne Nachfassen bezahlt werden.
Dieser Leitfaden erläutert, was jede Rechnung enthalten muss, wie sie korrekt formatiert wird und wie Sie in wenigen Minuten eine professionelle Rechnung mit einer kostenlosen Vorlage oder einem Generator erstellen.
Möchten Sie eine Rechnung erstellen?
Fügen Sie Ihr Logo und Ihre Positionen hinzu, legen Sie Steuer und Währung fest und laden Sie ein sauberes PDF herunter. Kostenlos, ohne Anmeldung, ohne Wasserzeichen.
Was jede Rechnung enthalten muss
Eine vollständige, professionelle Rechnung enthält acht Pflichtangaben. Fehlt auch nur eine davon, kann sich die Zahlung verzögern oder die Rechnung zurückgegeben werden.
- Ihr Firmenname, Logo und Ihre Kontaktdaten (Adresse, E-Mail und Telefonnummer)
- Name des Kunden und Rechnungsadresse
- Eine eindeutige Rechnungsnummer (zum Beispiel INV-001 oder 2026-06-001)
- Rechnungsdatum und Zahlungsfälligkeitsdatum
- Positionen: jedes Produkt oder jede Dienstleistung mit Beschreibung, Menge, Stückpreis und Positionsbetrag
- Zwischensumme, etwaige anfallende Steuern und der Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen (zum Beispiel "Netto 30" oder "Zahlbar bei Erhalt")
- Akzeptierte Zahlungsmethoden (Banküberweisung, Kreditkarte, PayPal usw.)
Wie sieht eine Rechnung aus
Eine Standardrechnung zeigt Ihr Logo und Ihre Geschäftsdaten oben links. Das Wort "RECHNUNG" erscheint prominent oben, gefolgt von der Rechnungsnummer und den Datumsangaben. Die Kundendaten befinden sich auf der rechten Seite.
Der Hauptteil ist eine Positionstabelle: Jede Zeile zeigt, was geliefert wurde, die Menge, den Stückpreis und den Positionsbetrag. Zwischensumme, Steuern und Gesamtbetrag erscheinen unterhalb der Tabelle, und die Zahlungsbedingungen stehen am Ende.
Starten Sie mit kostenlosen Rechnungsvorlagen
Rechnungsvorlagen bieten Ihnen ein vorgefertigtes Layout mit bereits beschrifteten Pflichtfeldern. Sie füllen Ihre Daten, die Kundendaten und Ihre Positionen ein, und das Dokument übernimmt die Berechnung.
Verwenden Sie den kostenlosen Rechnungsgenerator , um eine professionelle Rechnung in Ihrem Browser zu erstellen und als PDF herunterzuladen, ohne Anmeldung. Oder laden Sie eine kostenlose Google Sheets-Rechnungsvorlage herunter, um die nachfolgenden Schritte Schritt für Schritt nachzuvollziehen.
So erstellen Sie eine Rechnung
Der schnellste Weg, eine Rechnung zu erstellen, ist die Verwendung eines kostenlosen Generators, der Layout und Berechnung für Sie übernimmt. Hier sind drei Möglichkeiten, von der schnellsten bis zur flexibelsten.
1. Den kostenlosen Rechnungsgenerator verwenden (ohne Anmeldung)
Öffnen Sie den Portant invoice generator, geben Sie Ihren Firmennamen und Ihre Adresse, die Kundendaten und Ihre Positionen (Beschreibung, Menge, Preis) ein. Legen Sie Ihren Steuersatz und die Währung fest und laden Sie die Rechnung dann als PDF herunter. Der gesamte Vorgang dauert etwa zwei Minuten und erfordert kein Konto.
2. Eine fertige Rechnungsvorlage kopieren
Wenn Sie die Datei lieber selbst besitzen möchten, kopieren Sie eine kostenlose Google Docs-Rechnungsvorlage oder laden Sie eine Excel-Rechnungsvorlage herunter. Die Felder sind bereits beschriftet. Ersetzen Sie den Platzhaltertext durch Ihre Daten und exportieren Sie das Dokument als PDF, um es an Ihren Kunden zu senden.
3. Rechnungen für Stammkunden automatisieren
Für regelmäßige Kunden oder die Massenabrechnung verbinden Sie eine Google Sheet-Tabelle mit Kundendaten mit einer Google Docs-Rechnungsvorlage in Portant. Jede Zeile wird zu einer personalisierten Rechnung. Portant kann diese automatisch per E-Mail versenden, sodass Sie aufhören, dieselben Felder in jedem Abrechnungszeitraum manuell auszufüllen.
8 Schritte zum Schreiben einer professionellen Rechnung
1. Eine professionelle Kopfzeile erstellen
Ihre Kopfzeile stärkt Ihre Marke und zeigt dem Kunden auf einen Blick, worum es geht. Platzieren Sie Ihr Logo oben links oder zentriert. Setzen Sie das Wort "RECHNUNG" in großer, fetter Schrift, damit es sich sofort von anderen Dokumenten im Posteingang des Kunden abhebt. Darunter fügen Sie Ihre Rechnungsnummer und das Datum ein.
Verwenden Sie eine klare, gut lesbare Schriftart wie Arial, Verdana oder eine ähnliche serifenlose Schrift. Beschränken Sie sich auf ein oder zwei Farben, die zu Ihrem Markenauftritt passen. Ein einheitliches, übersichtliches Design lässt Ihre Rechnung schneller bearbeiten und verringert die Gefahr, dass sie übersehen wird.
2. Ihre Geschäfts- und Kontaktdaten hinzufügen
Ihre Rechnung muss klar angeben, wer sie ausstellt. Fügen Sie Folgendes ein:
- Firmenlogo: oben links oder zentriert
- Firmenname: in einer etwas größeren Schrift, direkt unter oder neben dem Logo
- Geschäftsadresse: Ihre vollständige Postanschrift
- Telefonnummer und geschäftliche E-Mail-Adresse: damit der Kunde bei Fragen Kontakt aufnehmen kann
- Firmenwebsite: optional, erhöht aber die Glaubwürdigkeit
Wenn Ihre Geschäftsdaten auf der Rechnung stehen, kann Ihr Kunde Sie leicht erreichen, und es wird bestätigt, dass die Rechnung aus einer seriösen Quelle stammt.
3. Die Daten Ihres Kunden hinzufügen
Geben Sie den Firmennamen Ihres Kunden, den Namen der Kontaktperson, die Rechnungsadresse sowie die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer an. Wenn Ihr Kunde ein größeres Unternehmen ist, fügen Sie auch die Bestellnummer oder den Kundenreferenzcode hinzu, damit das Buchhaltungsteam die Rechnung schnell den eigenen Unterlagen zuordnen kann.
Korrekte Kundendaten reduzieren Verzögerungen. Eine Rechnung, die an den falschen Ansprechpartner gesendet wird oder einen falsch geschriebenen Firmennamen enthält, kann wochenlang unbearbeitet liegen.
4. Ihre Waren oder Dienstleistungen auflisten
Der Positionsbereich ist das Herzstück der Rechnung. Für jeden Posten gilt:
- Schreiben Sie eine klare, spezifische Beschreibung (nicht nur "erbrachte Leistungen")
- Geben Sie die Menge oder die Stunden ein
- Geben Sie den Stückpreis oder den Stundensatz ein
- Berechnen Sie den Positionsbetrag (Menge multipliziert mit Stückpreis)
Genaue Angaben helfen dem Kunden, genau zu verstehen, wofür er zahlt, und reduzieren die Anzahl der Rückfragen vor der Zahlung.
5. Ihre Zahlungsbedingungen festlegen
Zahlungsbedingungen legen fest, wann Sie mit der Zahlung rechnen und was bei einer verspäteten Zahlung geschieht. Übliche Bedingungen sind:
- Net 30: Zahlung innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum fällig
- Net 15: Zahlung innerhalb von 15 Tagen fällig
- Due on receipt: Zahlung sofort bei Erhalt erwartet
- 2/10 Net 30: 2% Rabatt bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, andernfalls Net 30
Wenn Sie Verzugszinsen berechnen, geben Sie den Prozentsatz und den Zeitpunkt der Anwendung an, damit es im Streitfall keine Unklarheiten gibt.
6. Akzeptierte Zahlungsmethoden angeben
Teilen Sie Ihrem Kunden genau mit, wie Sie bezahlt werden möchten. Geben Sie Ihre Bankdaten für Überweisungen an oder fügen Sie einen Zahlungslink hinzu, wenn Sie Online-Zahlungen akzeptieren. Je weniger Schritte zwischen dem Erhalt der Rechnung und dem Abschluss der Zahlung liegen, desto schneller werden Sie bezahlt.
Gängige Optionen: Banküberweisung (geben Sie Kontoinhaber, Kontonummer und Bankleitzahl an), Kredit- oder Debitkarte über einen Zahlungslink, PayPal oder Stripe oder ein Scheck zahlbar an Ihren Firmennamen.
7. Zwischensumme, Steuern und Gesamtbetrag ausweisen
Unterhalb der Positionstabelle schlüsseln Sie klar auf:
- Zwischensumme: die Summe aller Positionsbeträge vor Steuer
- Steuer: der geltende Steuersatz und der Steuerbetrag (zum Beispiel 10% MwSt. = 50,00 $)
- Rabatte: falls zutreffend, vor der Steuer angewendet
- Gesamtbetrag: der Gesamtbetrag, den der Kunde schuldet
Weisen Sie die Steuer als eigene Position aus, nicht im Gesamtbetrag verrechnet: Geben Sie den Steuersatz und den Betrag an, auf den er angewendet wurde, sowie Ihre Steuer- oder USt-Identifikationsnummer, sofern vorhanden. Das ist das Erste, was das Kreditorenteam Ihres Kunden prüft, und es ist das, was Sie bei einer etwaigen Prüfung in Ihren Unterlagen benötigen.
Überlassen Sie dem Kunden niemals die Berechnung des Gesamtbetrags. Unklarheiten führen zu Streitigkeiten und verzögerten Zahlungen.
8. Rechnungsnummer und Daten hinzufügen
Rechnungsnummer
Eine Rechnungsnummer ist eine eindeutige Kennung, die Sie jeder Rechnung zuweisen. Verwenden Sie eine einfache Sequenz (INV-001, INV-002) oder ein datumsbasiertes Format (2026-06-001). Sie hilft Ihnen und Ihrem Kunden, Zahlungen nachzuverfolgen, in Follow-up-E-Mails auf die Rechnung zu verweisen und Konten abzustimmen.
Verwenden Sie eine Rechnungsnummer niemals erneut. Eine doppelte Nummer führt zu Verwirrung in Ihren Unterlagen und im Buchhaltungssystem Ihres Kunden.
Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
Das Rechnungsdatum ist das Datum, an dem Sie die Rechnung ausgestellt haben. Das Fälligkeitsdatum ist das Datum, an dem die Zahlung erwartet wird, berechnet auf Basis Ihrer Zahlungsbedingungen (zum Beispiel Rechnungsdatum plus 30 Tage bei Net 30). Beide Daten gehören an den oberen Rand der Rechnung, in der Nähe der Rechnungsnummer, damit der Kunde den Zeitrahmen auf einen Blick erfassen kann.
Die Angabe beider Daten liefert Ihnen außerdem einen klaren Nachweis bei der Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen: Sie können auf das ursprüngliche Ausstellungsdatum verweisen und genau zeigen, um wie viele Tage die Zahlung überfällig ist.
Best Practices für die Rechnungsstellung
Einige Gewohnheiten unterscheiden Rechnungen, die pünktlich bezahlt werden, von solchen, die wochenlang angemahnt werden müssen:
- Vor dem Versand Korrektur lesen: Prüfen Sie die Rechnung auf Fehler beim Kundennamen, bei Beträgen, der Rechnungsnummer und den Bankdaten, bevor Sie auf „Senden" klicken. Ein falscher Gesamtbetrag oder ein fehlender Zahlungshinweis kann die Zahlung um Tage verzögern.
- Automatische Zahlungserinnerungen einrichten: Diese helfen sicherzustellen, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden, und ersparen Ihnen die manuelle Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen .
- Rabatte für frühzeitige Zahlung anbieten: Erwägen Sie einen kleinen Rabatt (zum Beispiel 2 % Nachlass bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen) als Anreiz für Kunden, pünktlich zu zahlen. Dies kann den Cashflow verbessern und den Aufwand für das Mahnwesen reduzieren.
- Vorlagen zur Optimierung Ihres Workflows verwenden: Eine Rechnungsvorlage spart Zeit und stellt sicher, dass die Rechnung stets alle erforderlichen Informationen in einem einheitlichen Format enthält.
Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung vermeiden
Die meisten verspäteten oder strittigen Zahlungen lassen sich auf einen dieser Fehler zurückführen:
- Fehlende oder unvollständige Geschäftsangaben: Ein Kunde, der nicht überprüfen kann, wer ihm eine Rechnung stellt, oder Ihre Kontaktdaten nicht findet, um eine Frage zu stellen, legt die Rechnung eher zur Seite.
- Falsch berechnete oder fehlende Steuer: Ein falscher Steuerbetrag oder die Verrechnung der Steuer im Gesamtbetrag anstatt als eigene Position ist einer der häufigsten Gründe, warum ein Kreditorenteam eine Rechnung zurückschickt.
- Inkonsistente oder doppelte Rechnungsnummern: Das Überspringen, Wiederverwenden oder Zurücksetzen Ihrer Nummerierungssequenz erschwert die Abstimmung Ihrer eigenen Unterlagen und kann beim Kunden wie ein Fehler wirken. Wenn Sie dieselben Kunden wiederholt fakturieren, entfällt die Gefahr von Duplikaten vollständig, wenn Sie jede Rechnung aus einer Vorlage generieren, die automatisch die nächste Nummer für diesen Kunden vergibt, was genau die Funktion ist, die Portants Automatisierung für wiederkehrende Rechnungen übernimmt.
- Vage Positionsbeschreibungen: „Erbrachte Leistungen" oder „Beratung" ohne weitere Details führt zu Rückfragen vor der Zahlung, nicht danach.
- Kein angegebenes Fälligkeitsdatum: „Zahlungsbedingungen: Net 30" ohne ein auf der Rechnung aufgedrucktes Fälligkeitsdatum zwingt den Kunden zur eigenen Berechnung und lässt Ihnen kein festes Datum, auf das Sie bei der Nachverfolgung verweisen können.
Ihren Rechnungsprozess mit Portant automatisieren
Die Automatisierung Ihrer Rechnungsstellung mit Portant ist ein praktischer Weg, die Abrechnung für Stammkunden zu optimieren. Portant ist ein Tool zur Dokumentenautomatisierung, mit dem Sie Rechnungen an einem Ort erstellen, versenden und verfolgen können.
Mit Portant können Sie schnell professionell aussehende Rechnungen erstellen und wiederkehrende Rechnungen für Stammkunden anlegen, ohne dieselben Informationen erneut eingeben zu müssen. Erstellen Sie zunächst ein Konto und hinterlegen Sie Ihre Geschäftsdaten: Ihren Firmennamen, Kontaktdaten sowie Logos oder Branding-Elemente, die auf Ihren Rechnungen erscheinen sollen.
Sobald Ihr Konto eingerichtet ist, nutzen Sie den Rechnungsgenerator, um Ihre erste Rechnung zu erstellen. Geben Sie die Daten Ihres Kunden und die erbrachten Waren oder Dienstleistungen ein, und Portant erstellt automatisch eine professionelle Rechnung für Sie. Hier ist ein kurzes Video, das zeigt, wie es funktioniert:
Portant arbeitet mit Google Sheets und Docs. Speichern Sie Ihre Kundendaten in Google Sheets, formatieren Sie die Rechnung in Google Docs, und Portant überträgt jede Zeile in eine personalisierte Rechnung und versendet sie automatisch per E-Mail. Das bedeutet keine manuelle Dateneingabe für Stammkunden und kein manuelles Nachverfolgen unbezahlter Rechnungen.
Häufig gestellte Fragen
Was muss auf einer Rechnung enthalten sein?
Jede Rechnung benötigt: Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktdaten, den Namen und die Adresse des Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Zahlungsfälligkeitsdatum, eine positionsweise Auflistung der Dienstleistungen oder Produkte mit Mengen und Preisen, den fälligen Gesamtbetrag sowie Ihre bevorzugte Zahlungsmethode. Lesen Sie die 8 oben beschriebenen Schritte für die vollständige Übersicht.
Wie schreibe ich eine einfache Rechnung?
Verwenden Sie einen kostenlosen Rechnungsgenerator oder eine Vorlage, damit Layout und Berechnungen für Sie übernommen werden. Fügen Sie Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktdaten, den Kundennamen, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Datum, eine positionsweise Beschreibung Ihrer erbrachten Leistungen, den fälligen Gesamtbetrag und Ihre Zahlungsbedingungen hinzu, laden Sie die Rechnung dann als PDF herunter und senden Sie sie an Ihren Kunden.
Wie schreibt man eine Rechnung für Dienstleistungen?
Listen Sie jede erbrachte Dienstleistung mit einer kurzen Beschreibung, der Anzahl der Stunden oder Einheiten, Ihrem Satz und dem Zeilenbetrag auf. Geben Sie Ihre Geschäftsdaten, die Daten des Kunden, eine Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum und Ihre gewünschte Zahlungsart an. Wenn Steuern anfallen, fügen Sie diese als separate Position unterhalb des Zwischensummenbetrags hinzu. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Rechnungsstellung für Freiberufler für weitere Informationen zu Abrechnungssätzen und Zahlungsbedingungen für unabhängige Auftragnehmer.
Was ist das korrekte Format für eine Rechnung?
Das Standardlayout platziert Ihr Logo und Ihre Geschäftsdaten oben links, die Daten des Kunden oben rechts und eine Positionstabelle im Hauptteil mit Beschreibung, Menge, Stückpreis und Gesamtbetrag. Unterhalb der Tabelle werden Zwischensumme, etwaige Steuern und der Endbetrag ausgewiesen. Zahlungsbedingungen und Ihre Zahlungsdetails stehen am unteren Rand.
Kann eine Rechnung handgeschrieben sein?
Ja, sofern sie alle erforderlichen Felder enthält und lesbar ist. Eine digitale Rechnung ist vorzuziehen: Sie wirkt professioneller, ist für Ihren Kunden einfacher zu verarbeiten und erstellt für Sie einen durchsuchbaren Nachweis.
Was ist eine Rechnungsnummer?
Eine Rechnungsnummer ist eine eindeutige Kennung, die Sie jeder Rechnung zuweisen. Sie hilft Ihnen und Ihrem Kunden, Zahlungen nachzuverfolgen und in der Korrespondenz auf die Rechnung zu verweisen. Die meisten kleinen Unternehmen verwenden eine einfache Sequenz (INV-001, INV-002) oder ein datumsbasiertes Format (2026-06-001).
Was sind übliche Zahlungsbedingungen auf einer Rechnung?
Die gängigsten Zahlungsbedingungen sind Net 30 (Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum fällig), Net 15 (fällig innerhalb von 15 Tagen) und „Bei Erhalt fällig" (sofortige Zahlung erwartet). Einige Unternehmen verwenden 2/10 Net 30, was einen Rabatt von 2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen bietet. Wählen Sie Bedingungen, die zu Ihrem Cashflow-Bedarf und dem Zahlungszyklus Ihres Kunden passen.
Wie vergebe ich Rechnungsnummern?
Verwenden Sie eine fortlaufende Nummer ab INV-001 oder ein datumsbasiertes Format wie 2026-06-001 (die erste im Juni 2026 ausgestellte Rechnung). Verwenden Sie eine Nummer niemals erneut. Wenn Sie eine Rechnung stornieren, behalten Sie die Nummer in Ihren Unterlagen als storniert gekennzeichnet und fahren Sie mit der nächsten Nummer in der Sequenz fort.
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Beleg?
Eine Rechnung fordert die Zahlung an, bevor Geld den Besitzer wechselt; eine Quittung bestätigt die Zahlung, nachdem sie eingegangen ist. Senden Sie zuerst die Rechnung und stellen Sie dann eine Quittung aus, sobald der Kunde bezahlt hat. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden Rechnung vs. Quittung für den vollständigen Vergleich.
