Om een factuur op te stellen, voeg je je bedrijfsnaam en contactgegevens toe, de naam en het factuuradres van de klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum en de vervaldatum van de betaling, regelitems met hoeveelheden en eenheidsprijzen, het subtotaal, belastingen en het totaalbedrag, je betalingsvoorwaarden en de betaalmethoden die je accepteert. Download de factuur vervolgens als PDF en stuur hem naar je klant.
Een factuur is een document waarmee je betaling vraagt voor geleverde goederen of diensten. Een goed opgestelde factuur vermeldt wat je hebt geleverd, het verschuldigde bedrag, de vervaldatum en hoe er betaald kan worden, zodat je klant alles heeft wat nodig is om hem te verwerken en jij betaald wordt zonder een herinnering te hoeven sturen.
Deze gids beschrijft wat elke factuur moet bevatten, hoe je hem correct opmaakt en hoe je in een paar minuten een professionele factuur maakt met een gratis sjabloon of generator.
Wil je een factuur maken?
Voeg je logo en regelitems toe, stel belasting en valuta in, en download een nette PDF. Gratis, geen aanmelding, geen watermerk.
Wat elke factuur moet bevatten
Een volledige, professionele factuur heeft acht verplichte onderdelen. Als een van deze ontbreekt, kan de betaling vertraging oplopen of wordt de factuur teruggestuurd.
- Je bedrijfsnaam, logo en contactgegevens (adres, e-mailadres en telefoonnummer)
- Naam en factuuradres van de klant
- Een uniek factuurnummer (bijvoorbeeld INV-001 of 2026-06-001)
- Factuurdatum en vervaldatum van de betaling
- Regelitems: elk product of elke dienst met een omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en regeltotaal
- Subtotaal, eventuele belastingen en het totaalbedrag
- Betalingsvoorwaarden (bijvoorbeeld "Net 30" of "Betaling bij ontvangst")
- Geaccepteerde betaalmethoden (bankoverschrijving, creditcard, PayPal, enzovoort)
Hoe ziet een factuur eruit
Een standaardfactuur heeft je logo en bedrijfsgegevens linksboven. Het woord "FACTUUR" staat prominent bovenaan, gevolgd door het factuurnummer en de datums. De gegevens van de klant staan aan de rechterkant.
De hoofdtekst bestaat uit een tabel met regelitems: elke rij toont wat er geleverd is, de hoeveelheid, de eenheidsprijs en het regeltotaal. Het subtotaal, de belastingen en het totaalbedrag staan onder de tabel, en de betalingsvoorwaarden staan onderaan.
Aan de slag met gratis factuursjablonen
Factuursjablonen bieden een kant-en-klare opmaak met alle verplichte velden al gelabeld. Je vult je eigen gegevens in, de gegevens van de klant en je regelitems, en het document verwerkt de berekeningen automatisch.
Gebruik de gratis factuurgenerator om een professionele factuur in je browser te maken en te downloaden als PDF, zonder aanmelding. Of download een gratis Google Sheets factuursjabloon om de onderstaande stappen stap voor stap te doorlopen.
Een factuur maken
De snelste manier om een factuur te maken is een gratis generator te gebruiken die de opmaak en berekeningen voor je afhandelt. Hier zijn drie opties, van snelst naar meest flexibel.
1. Gebruik de gratis factuurgenerator (geen aanmelding)
Open de Portant factuurgenerator, voer je bedrijfsnaam en adres in, de gegevens van je klant en je regelitems (omschrijving, hoeveelheid, tarief). Stel je belastingtarief en valuta in en download de factuur als PDF. Het hele proces duurt ongeveer twee minuten en vereist geen account.
2. Kopieer een kant-en-klaar factuursjabloon
Als je liever het bestand zelf beheert, kopieer dan een gratis Google Docs factuursjabloon of download een Excel factuursjabloon. De velden zijn al gelabeld. Vervang de voorbeeldtekst door je eigen gegevens en exporteer als PDF om naar je klant te sturen.
3. Automatiseer facturen voor vaste klanten
Voor vaste klanten of bulkfacturering koppel je een Google Sheet met klantgegevens aan een Google Docs factuursjabloon in Portant. Elke rij wordt een gepersonaliseerde factuur. Portant kan deze automatisch e-mailen, zodat je niet langer elke factuurcyclus handmatig dezelfde velden hoeft in te vullen.
8 stappen voor het opstellen van een professionele factuur
1. Maak een professionele koptekst
De koptekst vestigt je merkidentiteit en laat de klant direct zien wat ze voor zich hebben. Plaats je logo linksboven of gecentreerd. Zet het woord "FACTUUR" in vetgedrukte, grote tekst zodat het direct opvalt tussen andere documenten in de inbox van de klant. Voeg daaronder je factuurnummer en datum toe.
Gebruik een duidelijk, leesbaar lettertype zoals Arial, Verdana of een vergelijkbaar schreefloos lettertype. Beperk je tot een of twee kleuren die passen bij je huisstijl. Een consistente, overzichtelijke opmaak zorgt ervoor dat je factuur sneller wordt verwerkt en minder snel over het hoofd wordt gezien.
2. Voeg je bedrijfs- en contactgegevens toe
Op je factuur moet duidelijk staan wie hem verstuurt. Vermeld:
- Bedrijfslogo: linksboven of gecentreerd
- Bedrijfsnaam: in een iets groter lettertype, net onder of naast het logo
- Bedrijfsadres: je volledige postadres
- Telefoonnummer en professioneel e-mailadres: zodat de klant contact met je kan opnemen bij vragen
- Bedrijfswebsite: optioneel, maar verhoogt je geloofwaardigheid
Door je bedrijfsgegevens op de factuur te vermelden, kan je klant eenvoudig contact opnemen en is het duidelijk dat de factuur afkomstig is van een betrouwbare bron.
3. Voeg de gegevens van je klant toe
Vermeld de bedrijfsnaam van je klant, de naam van de contactpersoon, het factuuradres en het e-mailadres of telefoonnummer. Als je klant een groter bedrijf is, voeg dan ook het inkoopordernummer of de klantreferentiecode toe, zodat de crediteurenadministratie de factuur snel aan hun administratie kan koppelen.
Correcte klantgegevens voorkomen vertragingen. Een factuur die naar het verkeerde contactpersoon is gestuurd of waarop de bedrijfsnaam verkeerd is gespeld, kan wekenlang onverwerkt blijven liggen.
4. Vermeld je goederen of diensten
De sectie met regelitems is de kern van de factuur. Voor elk item:
- Schrijf een duidelijke, specifieke omschrijving (niet alleen "geleverde diensten")
- Voer de hoeveelheid of het aantal uren in
- Voer de eenheidsprijs of het uurtarief in
- Bereken het regeltotaal (hoeveelheid vermenigvuldigd met eenheidsprijs)
Een specifieke omschrijving helpt de klant te begrijpen waarvoor ze betalen en vermindert het aantal vragen voordat de betaling plaatsvindt.
5. Stel je betalingsvoorwaarden in
Betalingsvoorwaarden geven aan wanneer je verwacht betaald te worden en wat er gebeurt als de factuur te laat wordt betaald. Veelgebruikte voorwaarden zijn:
- Net 30: betaling uiterlijk 30 dagen na de factuurdatum
- Net 15: betaling uiterlijk 15 dagen na de factuurdatum
- Betaling bij ontvangst: directe betaling verwacht
- 2/10 Net 30: 2% korting bij betaling binnen 10 dagen, anders Net 30
Als je incassokosten of rente bij te late betaling in rekening brengt, vermeld dan het percentage en vanaf wanneer deze van toepassing zijn, zodat er geen discussie ontstaat als je hier gebruik van wilt maken.
6. Geef de geaccepteerde betaalmethoden op
Vertel je klant precies hoe je betaald wilt worden. Voeg je bankgegevens toe voor overboekingen, of voeg een betaallink toe als je online betalingen accepteert. Hoe minder stappen er tussen het ontvangen van de factuur en het voltooien van de betaling zitten, hoe sneller je betaald wordt.
Veelgebruikte opties: bankoverschrijving (vermeld rekeninghouder, rekeningnummer en bankcode), creditcard of pinpas via een betaallink, PayPal of Stripe, of een cheque op naam van je bedrijf.
7. Toon het subtotaal, de belastingen en het totaal
Geef onder de tabel met regelitems duidelijk een overzicht van:
- Subtotaal: de som van alle regeltotalen voor belasting
- Belasting: het toepasselijke tarief en het belastingbedrag (bijvoorbeeld 10% btw = $50.00)
- Kortingen: indien van toepassing, toegepast voor belasting
- Totaalbedrag: het totaalbedrag dat de klant verschuldigd is
Toon belasting als een aparte regel, niet opgenomen in het totaal: vermeld het tarief en het belastbaar bedrag waarover het is berekend, plus je btw- of GST-registratienummer als je dat hebt. Dit is wat het accounts-payable team van je klant als eerste controleert, en het is wat je nodig hebt in je administratie als je ooit wordt gecontroleerd.
Laat de klant nooit zelf het totaal berekenen. Onduidelijkheid leidt tot geschillen en vertraagde betalingen.
8. Voeg je factuurnummer en datums toe
Factuurnummer
Een factuurnummer is een unieke identificatie die je aan elke factuur toekent. Gebruik een eenvoudige reeks (INV-001, INV-002) of een datumgebaseerde indeling (2026-06-001). Het helpt zowel jou als je klant betalingen bij te houden, naar de factuur te verwijzen in opvolgingsmails en rekeningen af te stemmen.
Gebruik een factuurnummer nooit opnieuw. Een dubbel nummer zorgt voor verwarring in je eigen administratie en in het boekhoudsysteem van je klant.
Factuurdatum en vervaldatum
De factuurdatum is de datum waarop je de factuur hebt verstuurd. De vervaldatum is wanneer betaling wordt verwacht, berekend op basis van je betalingsvoorwaarden (bijvoorbeeld factuurdatum plus 30 dagen voor Net 30). Beide datums horen bovenaan de factuur, vlakbij het factuurnummer, zodat de klant de tijdlijn in één oogopslag kan zien.
Door beide datums op te nemen heb je ook een duidelijk overzicht wanneer je onbetaalde facturen opvolgt: je kunt verwijzen naar de oorspronkelijke verzenddatum en precies aangeven hoeveel dagen de betaling te laat is.
Beste praktijken voor facturatie
Een paar gewoonten maken het verschil tussen facturen die op tijd worden betaald en facturen die wekenlang worden nagejaagd:
- Controleer voor verzending: Controleer de factuur op fouten in de naam van de klant, bedragen, factuurnummer en bankgegevens voordat je op verzenden klikt. Een verkeerd totaalbedrag of ontbrekende betalingsreferentie kan de betaling dagen vertragen.
- Stel automatische betalingsherinneringen in: Deze helpen ervoor te zorgen dat facturen op tijd worden betaald en besparen je het handmatig opvolgen van onbetaalde facturen .
- Bied korting voor vroege betaling: Overweeg een kleine korting (bijvoorbeeld 2% korting bij betaling binnen 10 dagen) als stimulans voor klanten om snel te betalen. Dit kan de cashflow verbeteren en de incasso-inspanning verminderen.
- Gebruik sjablonen om je workflow te stroomlijnen: Een factuursjabloon bespaart tijd en zorgt ervoor dat de factuur altijd alle vereiste informatie in een consistente indeling bevat.
Veelgemaakte fouten bij facturatie om te vermijden
De meeste te late of betwiste betalingen zijn terug te voeren op een van deze fouten:
- Ontbrekende of onvolledige bedrijfsgegevens: een klant die niet kan verifiëren wie hen factureert, of je contactgegevens niet kan vinden om een vraag te stellen, zal de factuur eerder opzij leggen.
- Verkeerd berekende of ontbrekende belasting: een onjuist belastingbedrag tonen, of belasting in het totaal opnemen in plaats van het als een aparte regel te vermelden, is een van de meest voorkomende redenen waarom een accounts-payable team een factuur terugstuur.
- Inconsistente of dubbele factuurnummers: het overslaan, hergebruiken of opnieuw beginnen van je nummerreeks maakt je eigen administratie moeilijk te reconciliëren en kan er bij de klant uitzien als een fout. Als je dezelfde klanten herhaaldelijk factureert, zorgt het genereren van elke factuur vanuit een sjabloon dat automatisch het volgende nummer voor die klant toekent, wat de terugkerende factuurautomatisering van Portant doet, ervoor dat de kans op een dubbel nummer volledig wordt weggenomen.
- Vage omschrijvingen van regelitems: "verleende diensten" of "advies" zonder verdere toelichting roept een vraag op vóór betaling, niet erna.
- Geen vermelde vervaldatum: "betalingsvoorwaarden: Net 30" zonder een vervaldatum op de factuur dwingt de klant het zelf uit te rekenen, en geeft je geen vaste datum om naar te verwijzen bij opvolging.
Automatiseer je facturatieproces met Portant
Je facturatie automatiseren met Portant is een praktische manier om de facturatie voor vaste klanten te stroomlijnen. Portant is een tool voor documentautomatisering waarmee je facturen op één plek kunt maken, versturenen bijhouden.
Met Portant kun je snel professioneel ogende facturen genereren en terugkerende facturen aanmaken voor vaste klanten, zonder dezelfde informatie opnieuw in te voeren. Om te beginnen maak je een account aan en voeg je je bedrijfsinformatie toe: je bedrijfsnaam, contactgegevens en eventuele logo's of huisstijl die je op je facturen wilt.
Zodra je account is ingesteld, gebruik je de factuurgenerator om je eerste factuur aan te maken. Voer de gegevens van je klant en de geleverde goederen of diensten in, en Portant genereert automatisch een professionele factuur voor je. Hier is een korte video die laat zien hoe het werkt:
Portant werkt samen met Google Sheets en Docs. Sla je klantgegevens op in Google Sheets, maak de factuur op in Google Docs, en Portant vult elke rij in als een gepersonaliseerde factuur en verstuurt deze automatisch per e-mail. Dat betekent geen handmatige gegevensinvoer voor vaste klanten en geen handmatig opvolgen van onbetaalde facturen.
Veelgestelde vragen
Wat moet er op een factuur staan?
Elke factuur heeft nodig: je bedrijfsnaam en contactgegevens, de naam en het adres van de klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum en de betalingsvervaldatum, een lijst met regelitems van diensten of producten met aantallen en prijzen, het totaal verschuldigd bedrag en je voorkeursbetaalmethode. Zie de 8 stappen hierboven voor de volledige uitsplitsing.
Hoe schrijf ik een eenvoudige factuur?
Gebruik een gratis factuurgenerator of sjabloon zodat de opmaak en berekeningen voor je worden gedaan. Voeg je bedrijfsnaam en contactgegevens toe, de naam van de klant, een uniek factuurnummer, de datum, een regelitemomschrijving van wat je hebt geleverd, het verschuldigde totaal en je betalingsvoorwaarden, download het vervolgens als PDF en stuur het naar je klant.
Hoe schrijf je een factuur voor diensten?
Vermeld elke geleverde dienst met een korte omschrijving, het aantal uren of eenheden, je tarief en het regeltotaal. Voeg je bedrijfsgegevens, de klantgegevens, een factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum en je gewenste betaalmethode toe. Als belasting van toepassing is, voeg deze dan toe als een aparte regel onder het subtotaal. Zie onze freelance facturatiegids voor meer informatie over tarieven en betalingsvoorwaarden voor zelfstandige opdrachtnemer.
Wat is de juiste indeling voor een factuur?
De standaardopmaak plaatst je logo en bedrijfsgegevens linksboven, de klantgegevens rechtsboven en een regelitementabel in de hoofdtekst met omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en totaal. Onder de tabel staan het subtotaal, eventuele belastingen en het eindbedrag. Betalingsvoorwaarden en je betaalgegevens staan onderaan.
Kan een factuur handgeschreven zijn?
Ja, zolang alle vereiste velden aanwezig zijn en de factuur leesbaar is. Een digitale factuur heeft de voorkeur: het ziet er professioneler uit, is voor je klant gemakkelijker te verwerken en geeft jou een doorzoekbaar archief.
Wat is een factuurnummer?
Een factuurnummer is een unieke identificatie die je aan elke factuur toekent. Het helpt zowel jou als je klant betalingen bij te houden en naar de factuur te verwijzen in correspondentie. De meeste kleine bedrijven gebruiken een eenvoudige reeks (INV-001, INV-002) of een datumgebaseerde indeling (2026-06-001).
Wat zijn standaard betalingsvoorwaarden op een factuur?
De meest voorkomende betalingsvoorwaarden zijn Net 30 (betaling verschuldigd binnen 30 dagen na factuurdatum), Net 15 (verschuldigd binnen 15 dagen) en "Betaalbaar bij ontvangst" (betaling direct verwacht). Sommige bedrijven gebruiken 2/10 Net 30, wat een korting van 2% biedt bij betaling binnen 10 dagen. Kies voorwaarden die aansluiten bij je cashflowbehoeften en de betalingscyclus van je klant.
Hoe ken ik factuurnummers toe?
Gebruik een opeenvolgend nummer te beginnen bij INV-001, of een datumgebaseerde indeling zoals 2026-06-001 (de eerste factuur uitgebracht in juni 2026). Gebruik een nummer nooit opnieuw. Als je een factuur nietig verklaart, bewaar het nummer dan in je administratie gemarkeerd als nietig en ga verder met het volgende nummer in de reeks.
Wat is het verschil tussen een factuur en een bon?
Een factuur vraagt om betaling voordat geld van eigenaar wisselt; een ontvangstbewijs bevestigt de betaling nadat deze is ontvangen. Stuur eerst de factuur en maak daarna een ontvangstbewijs aan zodra de klant betaalt. Bekijk onze factuur vs. ontvangstbewijs gids voor de volledige vergelijking.
