請求書を作成するには、自社名と連絡先情報、クライアントの氏名と請求先住所、固有の請求書番号、請求日と支払期日、数量と単価を記載した明細項目、小計・税金・合計金額、支払条件、対応する支払い方法を記載します。その後、PDFとしてダウンロードしてクライアントに送付します。
請求書とは、商品やサービスに対する支払いを求める文書です。適切に作成された請求書には、提供した内容、支払うべき金額、支払期日、支払い方法が明記されているため、クライアントは処理に必要な情報をすべて把握でき、督促することなく支払いを受けられます。
本ガイドでは、請求書に必ず含めるべき内容、正しい書式、そして無料テンプレートまたはジェネレーターを使って数分でプロフェッショナルな請求書を作成する方法をご紹介します。
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ロゴと品目を追加し、税と通貨を設定して、きれいなPDFをダウンロードできます。無料、登録不要、透かしなし。
請求書に必ず含めるべき項目
完全でプロフェッショナルな請求書には、8つの必須要素があります。いずれかが欠けていると、支払いが遅れたり、請求書が差し戻されたりする可能性があります。
- 自社名、ロゴ、連絡先情報（住所、メールアドレス、電話番号）
- クライアントの名前と請求先住所
- 固有の請求書番号（例：INV-001 や 2026-06-001）
- 請求日と支払期日
- 明細項目： 各商品・サービスの説明、数量、単価、明細合計
- 小計、適用される税金、総合計
- 支払条件（例：「Net 30」や「受領後即時払い」）
- 対応する支払い方法（銀行振込、クレジットカード、PayPalなど）
請求書はどのようなものか
標準的な請求書は、左上にロゴと自社情報を配置します。上部には「INVOICE（請求書）」の文字を目立つように表示し、その後に請求書番号と日付が続きます。クライアントの情報は右側に配置します。
本文は明細項目のテーブルです。各行には、提供した内容、数量、単価、明細合計が表示されます。テーブルの下に小計、税金、総合計が表示され、支払条件は最下部に記載します。
無料の請求書テンプレートで始めましょう
請求書テンプレートを使えば、必要なフィールドがすべてあらかじめラベル付けされたデザイン済みのレイアウトが手に入ります。自社情報、クライアント情報、明細項目を入力するだけで、計算は文書側が処理してくれます。
無料の請求書ジェネレーターを使えば、ブラウザ上でプロフェッショナルな請求書を作成し、サインアップ不要でPDFとしてダウンロードできます。または、以下の手順に沿って進めるために無料のGoogle Sheets請求書テンプレートをダウンロードすることもできます。
請求書の作成方法
請求書を作成する最も速い方法は、レイアウトと計算を代わりに処理してくれる無料のジェネレーターを使うことです。以下に、最も手早い方法から最も柔軟な方法まで、3つの選択肢をご紹介します。
1. 無料の請求書ジェネレーターを使う（サインアップ不要）
Portantの請求書ジェネレーターを開き、自社名と住所、クライアントの情報、明細項目（説明、数量、単価）を入力します。税率と通貨を設定したら、PDFとしてダウンロードします。全体の作業は約2分で完了し、アカウントは必要ありません。
2. 既成の請求書テンプレートをコピーする
ファイルを自分で保有したい場合は、無料のGoogle Docs請求書テンプレートをコピーするか、Excel請求書テンプレートをダウンロードしてください。フィールドはあらかじめラベル付けされています。プレースホルダーのテキストを自社の情報に置き換え、PDFとしてエクスポートしてクライアントに送付します。
3. リピートクライアント向けに請求書を自動化する
定期的なクライアントや一括請求の場合は、クライアントデータのGoogleスプレッドシートをPortantのGoogle Docs請求書テンプレートに接続します。各行がパーソナライズされた請求書になります。Portantはそれを自動的にメール送信できるため、毎回の請求サイクルで同じ項目を手動入力する必要がなくなります。
プロフェッショナルな請求書を書く8つのステップ
1. プロフェッショナルなヘッダーを作成する
ヘッダーはブランドを印象づけ、クライアントに何の文書かを一目で伝えます。ロゴは左上または中央に配置します。「INVOICE（請求書）」という文字は、クライアントの受信箱にある他の文書からすぐに目立つよう、太字の大きな文字で記載します。その下に請求書番号と日付を追加します。
Arial、Verdana などの読みやすいサンセリフ体フォントを使用してください。ブランドに合った1色または2色に絞りましょう。一貫性がありすっきりとしたデザインは、請求書の処理を早め、見落とされる可能性を減らします。
2. 自社情報と連絡先を記載する
請求書には、発行者が誰であるかを明確に示す必要があります。以下を記載してください。
- ビジネスロゴ： 左上または中央
- 会社名： ロゴのすぐ下または横に、やや大きめのフォントで
- ビジネス住所： 郵送先の完全な住所
- 連絡先電話番号とビジネス用メールアドレス： クライアントが質問の際に連絡できるように
- ビジネスウェブサイト： 任意ですが、信頼性が高まります
請求書に自社情報を記載しておくことで、クライアントが連絡を取りやすくなり、正当な発行元からの請求書であることを確認できます。
3. クライアントの情報を記載する
クライアントの会社名、担当者名、請求先住所、メールアドレスまたは電話番号を記載します。クライアントが大企業の場合は、経理部門が請求書を記録と照合しやすいよう、発注番号またはクライアント参照コードも追加してください。
正確なクライアント情報は支払いの遅延を減らします。誤った担当者宛てに送付されたり、会社名のスペルが間違っていたりする請求書は、何週間も処理されないまま放置されることがあります。
4. 商品またはサービスを明細として記載する
明細項目のセクションは請求書の中核です。各項目について次を記載します。
- 明確で具体的な説明を記載する（単に「サービス提供」とだけ書かない）
- 数量または作業時間を入力する
- 単価または時給を入力する
- 明細合計を計算する（数量×単価）
具体的に記載することで、クライアントは何に対して支払っているのかを正確に理解でき、支払い前の問い合わせを減らせます。
5. 支払条件を設定する
支払条件は、支払いをいつまでに受けたいか、そして期日を過ぎた場合にどうなるかを定めます。一般的な条件には次のものがあります。
- Net 30： 請求書の発行日から30日以内に支払期日
- Net 15： 15日以内に支払期日
- 受領後即時払い： 受領後ただちに支払いが必要
- 2/10 Net 30： 10日以内に支払えば2%の割引、それ以外はNet 30
Freshbooksの調査によると、支払われた請求書の92%以上に「利息」という文言が記載されていました。これは、延滞金条項が回収率を大きく改善することを意味します。延滞料金を請求する場合は、その割合と適用条件を明記しましょう。
6. 対応する支払い方法を明記する
クライアントに、どのように支払ってほしいかを明確に伝えましょう。振込の場合は銀行口座情報を記載し、オンライン決済に対応している場合は支払いリンクを追加します。請求書を受け取ってから支払いを完了するまでの手順が少ないほど、支払いは早くなります。
一般的な選択肢：銀行振込（口座名義、口座番号、支店コードを記載）、支払いリンクによるクレジットカードまたはデビットカード決済、PayPalやStripe、または自社名義の小切手。
7. 小計、税金、合計を明示する
明細項目のテーブルの下に、以下を明確に内訳表示します。
- 小計： 税抜きの明細合計の合算
- 税金： 適用される税率と税額（例：GST 10% = $50.00）
- 割引： 該当する場合、税抜き価格に適用
- 総合計： クライアントが支払うべき最終金額
合計金額の計算をクライアントに任せてはいけません。曖昧さは、トラブルや支払いの遅延につながります。
8. 請求書番号と日付を記載する
請求書番号
請求書番号は、各請求書に割り当てる固有の識別子です。シンプルな連番（INV-001、INV-002）または日付ベースの形式（2026-06-001）を使用します。これにより、自分とクライアントの双方が支払いを追跡し、フォローアップメールで請求書を参照し、口座を照合しやすくなります。
請求書番号を再利用してはいけません。番号が重複すると、自分の記録とクライアントの会計システムの両方で混乱が生じます。
請求日と支払期日
請求日は請求書を発行した日です。支払期日は、支払条件から算出される、支払いが期待される日です（例：Net 30の場合は請求日の30日後）。どちらの日付も、クライアントが一目でスケジュールを把握できるよう、請求書番号の近く、上部に記載します。
両方の日付を記載しておくことで、未払いの請求書をフォローアップする際にも明確な記録になります。当初の発行日を参照し、支払いが何日遅延しているかを正確に示すことができます。
請求書作成のベストプラクティス
期日どおりに支払われる請求書と、何週間も催促し続けることになる請求書を分けるのは、いくつかの習慣です。
- 送信前に校正する： 送信前に、クライアント名、金額、請求書番号、銀行情報に誤りがないか請求書を確認しましょう。合計金額の誤りや支払参照番号の記載漏れは、支払いを数日遅らせる可能性があります。
- 自動支払いリマインダーを設定する： これにより請求書が期日どおりに支払われやすくなり、未払い請求書のフォローアップを手動で行う手間が省けます。
- 早期支払いへの割引を提供する： クライアントに迅速な支払いを促すインセンティブとして、少額の割引（例：10日以内の支払いで2%オフ）を検討してください。キャッシュフローの改善と回収の手間削減につながります。
- テンプレートを活用してワークフローを効率化する： 請求書テンプレートを使えば時間を節約でき、必要な情報を常に一貫した形式で漏れなく記載できます。
Portantで請求書作成プロセスを自動化しましょう
Portantで請求書業務を自動化することは、リピートクライアント向けの請求を効率化する実用的な方法です。Portantはドキュメント自動化ツールで、請求書の作成、送信、追跡を一か所で行えます。
Portantを使えば、プロフェッショナルな見た目の請求書を素早く生成し、同じ情報を再入力することなくリピートクライアント向けの定期請求書を作成できます。始めるには、アカウントを作成し、自社名、連絡先情報、請求書に使いたいロゴやブランド要素などのビジネス情報を追加します。
アカウントの設定が完了したら、請求書ジェネレーターを使って最初の請求書を作成します。クライアントの情報と提供した商品・サービスを入力すると、Portantがプロフェッショナルな請求書を生成します。以下の短い動画で、その仕組みをご紹介します。
PortantはGoogle SheetsとDocsに対応しています。クライアントデータをGoogle Sheetsに保存し、請求書のフォーマットをGoogle Docsで作成すれば、Portantが各行をパーソナライズされた請求書に反映し、自動的にメール送信します。つまり、リピートクライアントの手動データ入力も、未払い請求書を手作業で追いかける必要もなくなります。
よくある質問
請求書には何を記載すべきですか？
すべての請求書には、自社名と連絡先情報、クライアントの氏名と住所、固有の請求書番号、請求日と支払期日、数量と価格を記載したサービスまたは商品の明細リスト、合計金額、希望する支払い方法が必要です。詳しい内訳は上記の8つのステップをご覧ください。
サービスの請求書はどのように書けばよいですか？
提供した各サービスについて、簡潔な説明、時間数または単位数、単価、明細合計を記載します。自社情報、クライアント情報、請求書番号、請求日、支払期日、希望する支払い方法も記載してください。税金がかかる場合は、小計の下に別行として追加します。フリーランスや個人事業主の請求レートや支払条件については、フリーランス向け請求ガイドをご覧ください。
請求書の正しい書式はどのようなものですか？
標準的なレイアウトでは、左上にロゴと自社情報、右上にクライアント情報を配置し、本文には説明・数量・単価・合計を示す明細項目のテーブルを記載します。テーブルの下には小計、税金、総合計を示します。支払条件と支払い情報は最下部に記載します。
請求書は手書きでも構いませんか？
はい、必要な項目がすべて記載されており、読みやすければ問題ありません。ただし、デジタル請求書の方が望ましいといえます。よりプロフェッショナルに見え、クライアントが処理しやすく、自分にとっても検索可能な記録として残るためです。
請求書番号とは何ですか？
請求書番号とは、各請求書に割り当てる固有の識別子です。自分とクライアントの双方が支払いを追跡し、やり取りの中で請求書を参照するのに役立ちます。多くの中小企業は、シンプルな連番（INV-001、INV-002）または日付ベースの形式（2026-06-001）を使用しています。
請求書における標準的な支払条件とは何ですか？
最も一般的な支払条件は、Net 30（請求日から30日以内に支払期日）、Net 15（15日以内）、そして「受領後即時払い」（即時の支払いが求められる）です。一部の企業は2/10 Net 30を採用しており、10日以内に支払えば2%の割引が適用されます。自社のキャッシュフローのニーズとクライアントの支払いサイクルに合った条件を選びましょう。
請求書番号はどのように割り当てればよいですか？
INV-001から始まる連番、または2026-06-001（2026年6月の最初の請求書）のような日付ベースの形式を使用します。番号を再利用しないでください。請求書を無効にした場合は、その番号を無効として記録に残し、連番の次の番号に進みます。
