What should be included on an invoice?

A professional invoice should include: your business name, logo, and contact details; the client's name and address; a unique invoice number; the invoice date and payment due date; a line-item list of goods or services with quantities and unit prices; any applicable taxes or discounts; the total amount due; your payment terms; and your accepted payment methods such as bank transfer or credit card.

How do I write a simple invoice?

Use a free invoice generator or template so the layout and math are handled for you. Add your business name and contact details, the client's name, a unique invoice number, the date, a line-item description of what you delivered, the total due, and your payment terms, then download it as a PDF and send it to your client.

How do you make an invoice from scratch?

To make an invoice: (1) Open a free invoice generator or copy a template. (2) Add your business name, logo, and contact details at the top. (3) Enter the client's name, company, and address. (4) List each service or product with its quantity, unit price, and line total. (5) Add your payment terms, due date, and payment method. (6) Include a unique invoice number and the invoice date. Download as a PDF and send to your client.

What is the correct format for an invoice?

The standard invoice format places your logo and company name at the top left, the client's details at the top right, and a line-item table in the body showing description, quantity, unit price, and total. Below the table, show the subtotal, any taxes or discounts, and the grand total. Payment terms, due date, and payment details appear at the bottom.

Can an invoice be handwritten?

Yes, an invoice can be handwritten as long as it includes all the required fields and is legible. That said, a printed or digital invoice looks more professional and is easier for the client to process and pay.

How do you write an invoice for services?

To write a service invoice, list each service you provided with a short description, the number of hours or units, your rate, and the line total. Include your business details, the client's details, an invoice number, the date, the due date, and how you want to be paid. If tax applies, add it as a separate line below the subtotal.

What are standard payment terms on an invoice?

The most common payment terms are Net 30 (payment due within 30 days of the invoice date), Net 15 (due within 15 days), and Due on receipt (payment expected immediately). Some businesses use 2/10 Net 30, which offers a 2% discount if paid within 10 days. Choose terms that match your cash-flow needs and your client's payment cycle.

How do I assign invoice numbers?

Use a sequential number starting from INV-001, or a date-based format such as 2026-06-001 (the first invoice issued in June 2026). Never reuse a number. If you void an invoice, keep the number in your records marked as void and move to the next number in the sequence.

What's the difference between an invoice and a receipt?

An invoice requests payment before money changes hands; a receipt confirms payment after it has been received. Send the invoice first, then issue a receipt once the client pays.

Cómo crear una factura: pasos + plantilla gratuita

Para redactar una factura, añade el nombre y los datos de contacto de tu empresa, el nombre y la dirección de facturación del cliente, un número de factura único, la fecha de la factura y la fecha de vencimiento del pago, las líneas de detalle con cantidades y precios unitarios, el subtotal, los impuestos y el total a pagar, tus condiciones de pago y los métodos de pago aceptados. Luego descárgala como PDF y envíasela a tu cliente.

Una factura es un documento mediante el cual se solicita el pago de bienes o servicios. Una factura bien redactada especifica lo que entregaste, el importe adeudado, la fecha de vencimiento y cómo realizar el pago, de modo que tu cliente tenga todo lo necesario para procesarla y tú cobres sin necesidad de recordatorios.

Esta guía explica qué debe incluir toda factura, cómo formatearla correctamente y cómo crear una de aspecto profesional en minutos usando una plantilla o un generador gratuito.

¿Necesitas crear una factura?

Añade tu logotipo y las líneas de detalle, configura el impuesto y la moneda, y descarga un PDF limpio. Gratis, sin registro y sin marca de agua.

Crear una factura ahora

Qué debe incluir toda factura

Una factura completa y profesional tiene ocho elementos obligatorios. Si falta alguno de ellos, el pago puede retrasarse o la factura puede ser devuelta.

Nombre de tu empresa, logotipo y datos de contacto (dirección, correo electrónico y número de teléfono)
Nombre del cliente y dirección de facturación
Un número de factura único (por ejemplo, INV-001 o 2026-06-001)
Fecha de la factura y fecha de vencimiento del pago
Líneas de detalle: cada producto o servicio con descripción, cantidad, precio unitario y total de línea
Subtotal, impuestos aplicables y total general
Condiciones de pago (por ejemplo, "Net 30" o "Due on receipt")
Métodos de pago aceptados (transferencia bancaria, tarjeta de crédito, PayPal, entre otros)

Cómo es una factura

Una factura estándar muestra tu logotipo y los datos de tu empresa en la parte superior izquierda. La palabra "INVOICE" aparece de forma destacada en la parte superior, seguida del número de factura y las fechas. Los datos del cliente se sitúan a la derecha.

El cuerpo es una tabla de líneas de detalle: cada fila muestra qué se entregó, la cantidad, el precio unitario y el total de línea. El subtotal, los impuestos y el total general aparecen debajo de la tabla, y las condiciones de pago se indican al final.

Empieza con plantillas de factura gratuitas

Las plantillas de factura te ofrecen un diseño predefinido con todos los campos obligatorios ya etiquetados. Rellenas tus datos, los datos del cliente y las líneas de detalle, y el documento realiza los cálculos automáticamente.

Usa el generador de facturas gratuito para crear una factura profesional en tu navegador y descargarla como PDF, sin necesidad de registro. O descarga una plantilla de factura gratuita en Google Sheets para seguir los pasos que se describen a continuación.

Cómo hacer una factura

La forma más rápida de hacer una factura es usar un generador gratuito que se encargue del diseño y los cálculos por ti. Aquí tienes tres opciones, de la más rápida a la más flexible.

1. Usa el generador de facturas gratuito (sin registro)

Abre el generador de facturas Portant, introduce el nombre y la dirección de tu empresa, los datos de tu cliente y las líneas de detalle (descripción, cantidad, precio). Configura el tipo impositivo y la moneda, y descarga como PDF. Todo el proceso tarda unos dos minutos y no requiere ninguna cuenta.

2. Copia una plantilla de factura lista para usar

Si prefieres tener el archivo propio, copia una plantilla de factura gratuita en Google Docs o descarga una plantilla de factura en Excel. Los campos están preetiquetados. Sustituye el texto de ejemplo por tus datos y expórtala como PDF para enviarla a tu cliente.

3. Automatiza las facturas para clientes habituales

Para clientes recurrentes o facturación masiva, conecta una hoja de Google Sheets con los datos de tus clientes a una plantilla de factura en Google Docs dentro de Portant. Cada fila se convierte en una factura personalizada. Portant puede enviarlas por correo electrónico de forma automática, para que dejes de rellenar manualmente los mismos campos en cada ciclo de facturación.

8 pasos para redactar una factura profesional

1. Crea un encabezado profesional

Professional invoice example showing Portant's free template layout — Ejemplo de factura profesional creada con la plantilla gratuita de Portant

El encabezado establece tu marca e indica al cliente exactamente lo que está viendo. Coloca tu logotipo en la parte superior izquierda o en el centro. Escribe la palabra "INVOICE" en negrita y con un tamaño de letra grande para que destaque de inmediato entre los demás documentos en la bandeja de entrada del cliente. Debajo, añade el número de factura y la fecha.

Usa una fuente limpia y legible, como Arial, Verdana u otra sans-serif similar. Limítate a uno o dos colores que coincidan con tu imagen de marca. Un diseño ordenado y despejado hace que tu factura se procese más rápido y reduce la posibilidad de que pase desapercibida.

2. Añade los datos de tu empresa y de contacto

Tu factura debe identificar claramente quién la emite. Incluye:

Logotipo de la empresa: en la parte superior izquierda o en el centro
Nombre de la empresa: con un tamaño de letra ligeramente mayor, justo debajo o junto al logotipo
Dirección de la empresa: tu dirección postal completa
Número de contacto y correo electrónico profesional: para que el cliente pueda contactarte con cualquier consulta
Sitio web de la empresa: opcional, pero añade credibilidad

Incluir los datos de tu empresa en la factura facilita que el cliente se ponga en contacto contigo y confirma que la factura proviene de una fuente legítima.

3. Añade los datos de tu cliente

Example of how to include customer information on an invoice — Ejemplo de inclusión de información del cliente en una factura

Incluye el nombre de la empresa del cliente, el nombre de la persona de contacto, su dirección de facturación y su correo electrónico o número de teléfono. Si tu cliente es una empresa de mayor tamaño, añade también su número de orden de compra o código de referencia de cliente para que el equipo de cuentas por pagar pueda relacionar la factura con sus registros con rapidez.

Los datos correctos del cliente evitan demoras. Una factura enviada al contacto equivocado o con el nombre de la empresa mal escrito puede quedarse sin procesar durante semanas.

4. Lista tus bienes o servicios

La sección de líneas de detalle es el núcleo de la factura. Para cada elemento:

Escribe una descripción clara y específica (no solo "servicios prestados")
Introduce la cantidad o las horas
Introduce el precio unitario o la tarifa por hora
Calcula el total de línea (cantidad multiplicada por precio unitario)

Ser específico ayuda al cliente a entender exactamente por qué está pagando y reduce el número de consultas antes de que se efectúe el pago.

5. Establece tus condiciones de pago

Example of payment terms included on an invoice — Ejemplo de condiciones de pago en una factura

Las condiciones de pago especifican cuándo esperas recibir el pago y qué ocurre si la factura se paga tarde. Las condiciones más habituales son:

Net 30: pago con vencimiento a 30 días desde la fecha de la factura
Net 15: pago con vencimiento a 15 días
Due on receipt: pago esperado de forma inmediata
2/10 Net 30: 2% de descuento si se paga en 10 días; de lo contrario, Net 30

Si cobras recargos por mora, indica el porcentaje y cuándo se aplican para evitar cualquier disputa si necesitas hacerlos efectivos.

6. Especifica los métodos de pago aceptados

Indícale a tu cliente exactamente cómo deseas recibir el pago. Incluye los datos de tu cuenta bancaria para transferencias, o añade un enlace de pago si aceptas pagos en línea. Cuantos menos pasos haya entre la recepción de la factura y la realización del pago, más rápido cobrarás.

Opciones habituales: transferencia bancaria (incluye nombre de la cuenta, número de cuenta y código de clasificación bancaria o número de ruta), tarjeta de crédito o débito mediante enlace de pago, PayPal o Stripe, o cheque a nombre de tu empresa.

7. Muestra el subtotal, los impuestos y el total

Debajo de la tabla de líneas de detalle, desglosa claramente:

Subtotal: la suma de todos los totales de línea antes de impuestos
Impuesto: el tipo aplicable y el importe del impuesto (por ejemplo, 10% GST = $50.00)
Descuentos: si corresponde, aplicados antes de impuestos
Total general: el importe total que el cliente debe pagar

Muestra el impuesto como una línea separada, sin incluirlo en el total: indica la tasa y el importe imponible sobre el que se calculó, junto con tu número de registro fiscal o de GST si lo tienes. Esto es lo que el equipo de cuentas por pagar de tu cliente revisa primero, y lo que necesitas tener archivado en caso de una auditoría.

Nunca dejes que el cliente calcule el total por sí mismo. La ambigüedad genera disputas y retrasos en los pagos.

8. Añade el número de factura y las fechas

Número de factura

Example of an invoice number on a professional invoice — Ejemplo de número de factura en una factura profesional

Un número de factura es un identificador único que asignas a cada factura. Utiliza una secuencia simple (INV-001, INV-002) o un formato basado en la fecha (2026-06-001). Ayuda tanto a ti como a tu cliente a hacer seguimiento de los pagos, a referenciar la factura en correos electrónicos de seguimiento y a conciliar cuentas.

Nunca reutilices un número de factura. Un número duplicado genera confusión en tus registros y en el sistema contable de tu cliente.

Fecha de factura y fecha de vencimiento

Example of the invoice date on a professional invoice — Ejemplo de la ubicación de la fecha en una factura

La fecha de factura es cuando emitiste la factura. La fecha de vencimiento es cuando se espera el pago, calculada a partir de tus condiciones de pago (por ejemplo, la fecha de factura más 30 días para Net 30). Ambas fechas deben aparecer en la parte superior de la factura, cerca del número de factura, para que el cliente pueda ver el plazo de un vistazo.

Incluir ambas fechas también te proporciona un registro claro al hacer seguimiento de facturas impagadas: puedes referenciar la fecha de emisión original y mostrar exactamente cuántos días de retraso lleva el pago.

Buenas prácticas para la facturación

Algunos hábitos marcan la diferencia entre las facturas que se pagan a tiempo y las que se persiguen durante semanas:

Revisa antes de enviar: Comprueba la factura en busca de errores en el nombre del cliente, los importes, el número de factura y los datos bancarios antes de darle a enviar. Un total incorrecto o una referencia de pago ausente pueden retrasar el pago varios días.
Configura recordatorios de pago automáticos: Estos ayudan a garantizar que las facturas se paguen a tiempo y te evitan hacer seguimiento de facturas impagadas de forma manual.
Ofrece descuentos por pago anticipado: Considera un pequeño descuento (por ejemplo, un 2% de descuento si se paga en un plazo de 10 días) como incentivo para que los clientes paguen con prontitud. Esto puede mejorar el flujo de caja y reducir el esfuerzo de cobro.
Usa plantillas para agilizar tu flujo de trabajo: Una plantilla de factura ahorra tiempo y garantiza que la factura siempre incluya toda la información necesaria en un formato coherente.

Errores comunes en las facturas que debes evitar

La mayoría de los pagos tardíos o disputados se deben a uno de estos errores:

Datos empresariales incompletos o ausentes: un cliente que no puede verificar quién le está cobrando, o que no encuentra tus datos de contacto para hacer una consulta, tiene más probabilidades de dejar la factura a un lado.
Impuesto incorrecto o ausente: mostrar un importe de impuesto incorrecto, o incluir el impuesto en el total en lugar de listarlo como una línea separada, es una de las razones más frecuentes por las que el equipo de cuentas por pagar devuelve una factura.
Números de factura inconsistentes o duplicados: omitir, reutilizar o reiniciar tu secuencia de numeración dificulta la conciliación de tus propios registros y puede parecer un error ante el cliente. Si facturas a los mismos clientes de forma recurrente, generar cada factura a partir de una plantilla que asigne automáticamente el siguiente número para ese cliente (que es lo que hace la automatización de facturas recurrentes de Portant) elimina por completo la posibilidad de duplicados.
Descripciones de línea de producto vagas: "servicios prestados" o "consultoría" sin más detalle invita a que el cliente haga preguntas antes de pagar, no después.
Sin fecha de vencimiento indicada: "condiciones de pago: Net 30" sin una fecha de vencimiento impresa en la factura obliga al cliente a hacer el cálculo, y no te da una fecha fija a la que hacer referencia al hacer seguimiento.

Automatiza tu proceso de facturación con Portant

Automatizar tu facturación con Portant es una forma práctica de agilizar la facturación para clientes habituales. Portant es una herramienta de automatización de documentos que te permite crear, enviar y hacer seguimiento de facturas en un solo lugar.

Con Portant, puedes generar rápidamente facturas de aspecto profesional y crear facturas recurrentes para clientes habituales sin tener que introducir la misma información de nuevo. Para comenzar, crea una cuenta y añade la información de tu empresa: el nombre de tu empresa, los datos de contacto y cualquier logotipo o imagen de marca que quieras incluir en tus facturas.

Una vez configurada tu cuenta, utiliza el generador de facturas para crear tu primera factura. Introduce la información de tu cliente y los bienes o servicios proporcionados, y Portant genera una factura profesional por ti. Aquí tienes un breve vídeo que muestra cómo funciona:

Portant funciona con Google Sheets y Docs. Almacena los datos de tus clientes en Google Sheets, da formato a la factura en Google Docs, y Portant rellena cada fila en una factura personalizada y la envía por correo electrónico automáticamente. Esto significa que no hay introducción manual de datos para clientes recurrentes ni necesidad de perseguir facturas impagadas a mano.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir una factura?

Toda factura debe incluir: el nombre y los datos de contacto de tu empresa, el nombre y la dirección del cliente, un número de factura único, la fecha de factura y la fecha de vencimiento del pago, una lista detallada de servicios o productos con cantidades y precios, el importe total a pagar y tu método de pago preferido. Consulta los 8 pasos anteriores para ver el desglose completo.

¿Cómo redacto una factura sencilla?

Utiliza un generador de facturas gratuito o una plantilla para que el diseño y los cálculos se gestionen por ti. Añade el nombre y los datos de contacto de tu empresa, el nombre del cliente, un número de factura único, la fecha, una descripción detallada de lo que entregaste, el total a pagar y tus condiciones de pago; luego descárgala en PDF y envíasela a tu cliente.

¿Cómo se redacta una factura por servicios?

Enumera cada servicio prestado con una breve descripción, el número de horas o unidades, tu tarifa y el total de la línea. Incluye los datos de tu empresa, los datos del cliente, un número de factura, la fecha de factura, la fecha de vencimiento y cómo deseas que te paguen. Si se aplican impuestos, añádelos como una línea separada debajo del subtotal. Consulta nuestra guía de facturación para freelancers para obtener más información sobre tarifas y condiciones de pago para trabajadores independientes.

¿Cuál es el formato correcto para una factura?

El diseño estándar sitúa tu logotipo y los datos de tu empresa en la parte superior izquierda, los datos del cliente en la parte superior derecha, y una tabla de líneas de detalle en el cuerpo que muestra la descripción, la cantidad, el precio unitario y el total. Debajo de la tabla, muestra el subtotal, los impuestos aplicables y el total general. Las condiciones de pago y tus datos de pago van al final.

¿Puede una factura ser manuscrita?

Sí, siempre que incluya todos los campos requeridos y sea legible. Una factura digital es preferible: tiene un aspecto más profesional, es más fácil de procesar para tu cliente y crea un registro consultable para ti.

¿Qué es un número de factura?

Un número de factura es un identificador único que asignas a cada factura. Ayuda tanto a ti como a tu cliente a hacer seguimiento de los pagos y a referenciar la factura en la correspondencia. La mayoría de las pequeñas empresas utilizan una secuencia simple (INV-001, INV-002) o un formato basado en la fecha (2026-06-001).

¿Cuáles son las condiciones de pago estándar en una factura?

Las condiciones de pago más habituales son Net 30 (pago en un plazo de 30 días desde la fecha de factura), Net 15 (en un plazo de 15 días) y "A la recepción" (pago esperado de inmediato). Algunas empresas utilizan 2/10 Net 30, que ofrece un descuento del 2% si se paga en un plazo de 10 días. Elige las condiciones que se adapten a tus necesidades de flujo de caja y al ciclo de pagos de tu cliente.

¿Cómo asigno números de factura?

Utiliza un número secuencial comenzando por INV-001, o un formato basado en la fecha como 2026-06-001 (la primera factura emitida en junio de 2026). Nunca reutilices un número. Si anulas una factura, conserva el número en tus registros marcado como anulado y continúa con el siguiente número de la secuencia.

¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?

Una factura solicita el pago antes de que se realice la transacción; un recibo confirma el pago una vez recibido. Envía primero la factura y, después de que el cliente pague, emite el recibo. Consulta nuestra guía de factura vs. recibo para ver la comparación completa.