What should be included on an invoice?

A professional invoice should include: your business name, logo, and contact details; the client's name and address; a unique invoice number; the invoice date and payment due date; a line-item list of goods or services with quantities and unit prices; any applicable taxes or discounts; the total amount due; your payment terms; and your accepted payment methods such as bank transfer or credit card.

How do I write a simple invoice?

Use a free invoice generator or template so the layout and math are handled for you. Add your business name and contact details, the client's name, a unique invoice number, the date, a line-item description of what you delivered, the total due, and your payment terms, then download it as a PDF and send it to your client.

How do you make an invoice from scratch?

To make an invoice: (1) Open a free invoice generator or copy a template. (2) Add your business name, logo, and contact details at the top. (3) Enter the client's name, company, and address. (4) List each service or product with its quantity, unit price, and line total. (5) Add your payment terms, due date, and payment method. (6) Include a unique invoice number and the invoice date. Download as a PDF and send to your client.

What is the correct format for an invoice?

The standard invoice format places your logo and company name at the top left, the client's details at the top right, and a line-item table in the body showing description, quantity, unit price, and total. Below the table, show the subtotal, any taxes or discounts, and the grand total. Payment terms, due date, and payment details appear at the bottom.

Can an invoice be handwritten?

Yes, an invoice can be handwritten as long as it includes all the required fields and is legible. That said, a printed or digital invoice looks more professional and is easier for the client to process and pay.

How do you write an invoice for services?

To write a service invoice, list each service you provided with a short description, the number of hours or units, your rate, and the line total. Include your business details, the client's details, an invoice number, the date, the due date, and how you want to be paid. If tax applies, add it as a separate line below the subtotal.

What are standard payment terms on an invoice?

The most common payment terms are Net 30 (payment due within 30 days of the invoice date), Net 15 (due within 15 days), and Due on receipt (payment expected immediately). Some businesses use 2/10 Net 30, which offers a 2% discount if paid within 10 days. Choose terms that match your cash-flow needs and your client's payment cycle.

How do I assign invoice numbers?

Use a sequential number starting from INV-001, or a date-based format such as 2026-06-001 (the first invoice issued in June 2026). Never reuse a number. If you void an invoice, keep the number in your records marked as void and move to the next number in the sequence.

What's the difference between an invoice and a receipt?

An invoice requests payment before money changes hands; a receipt confirms payment after it has been received. Send the invoice first, then issue a receipt once the client pays.

Como Fazer uma Fatura: Passos + Modelo Gratuito

Para escrever uma fatura, adicione o nome e os dados de contato da sua empresa, o nome do cliente e o endereço de cobrança, um número de fatura exclusivo, a data da fatura e a data de vencimento do pagamento, itens de linha com quantidades e preços unitários, o subtotal, os impostos e o total a pagar, suas condições de pagamento e os métodos de pagamento aceitos. Em seguida, faça o download em PDF e envie ao seu cliente.

Uma fatura é um documento que solicita o pagamento por bens ou serviços. Uma fatura bem elaborada especifica o que você entregou, o valor devido, a data de vencimento e como pagar, para que seu cliente tenha tudo o que precisa para processá-la e você receba sem precisar de acompanhamento.

Este guia aborda o que toda fatura deve incluir, como formatá-la corretamente e como criar uma de forma profissional em minutos usando um modelo ou gerador gratuito.

Precisa criar uma fatura?

Adicione seu logotipo e itens de linha, defina impostos e moeda, e faça o download de um PDF limpo. Gratuito, sem cadastro, sem marca d'água.

Criar uma fatura agora

O que toda fatura deve incluir

Uma fatura completa e profissional possui oito elementos obrigatórios. A ausência de qualquer um deles pode atrasar o pagamento ou fazer com que a fatura seja devolvida.

Nome da sua empresa, logotipo e dados de contato (endereço, e-mail e telefone)
Nome do cliente e endereço de cobrança
Um número de fatura exclusivo (por exemplo, INV-001 ou 2026-06-001)
Data da fatura e data de vencimento do pagamento
Itens de linha: cada produto ou serviço com descrição, quantidade, preço unitário e total do item
Subtotal, impostos aplicáveis e total geral
Condições de pagamento (por exemplo, "Net 30" ou "Pagamento na entrega")
Métodos de pagamento aceitos (transferência bancária, cartão de crédito, PayPal, entre outros)

Como é uma fatura

Uma fatura padrão tem seu logotipo e os dados da sua empresa no canto superior esquerdo. A palavra "FATURA" aparece em destaque no topo, seguida pelo número da fatura e as datas. Os dados do cliente ficam à direita.

O corpo é uma tabela de itens de linha: cada linha mostra o que foi entregue, a quantidade, o preço unitário e o total do item. O subtotal, os impostos e o total geral aparecem abaixo da tabela, e as condições de pagamento ficam na parte inferior.

Comece com modelos de fatura gratuitos

Os modelos de fatura oferecem um layout pré-projetado com todos os campos obrigatórios já identificados. Você preenche seus dados, os dados do cliente e seus itens de linha, e o documento cuida dos cálculos.

Use o gerador de faturas gratuito para criar uma fatura profissional no seu navegador e fazer o download em PDF, sem necessidade de cadastro. Ou baixe um modelo de fatura gratuito no Google Sheets para acompanhar as etapas abaixo.

Como fazer uma fatura

A maneira mais rápida de fazer uma fatura é usar um gerador gratuito que cuida do layout e dos cálculos por você. Veja três opções, da mais rápida à mais flexível.

1. Use o gerador de faturas gratuito (sem cadastro)

Abra o gerador de faturas Portant, insira o nome e o endereço da sua empresa, os dados do seu cliente e seus itens de linha (descrição, quantidade, valor). Defina sua alíquota de imposto e moeda, depois faça o download em PDF. Todo o processo leva cerca de dois minutos e não requer conta.

2. Copie um modelo de fatura pronto

Se preferir ter o arquivo, copie um modelo de fatura gratuito no Google Docs ou baixe um modelo de fatura em Excel. Os campos já estão identificados. Substitua o texto de exemplo pelos seus dados e exporte como PDF para enviar ao seu cliente.

3. Automatize faturas para clientes recorrentes

Para clientes regulares ou faturamento em massa, conecte uma planilha Google Sheets com dados dos clientes a um modelo de fatura no Google Docs dentro do Portant. Cada linha se torna uma fatura personalizada. O Portant pode enviá-las automaticamente por e-mail, para que você não precise preencher os mesmos campos manualmente a cada ciclo de faturamento.

8 etapas para escrever uma fatura profissional

1. Crie um cabeçalho profissional

Professional invoice example showing Portant's free template layout — Exemplo de fatura profissional usando o modelo gratuito do Portant

O cabeçalho estabelece sua marca e informa ao cliente exatamente o que ele está vendo. Coloque seu logotipo no canto superior esquerdo ou no centro. Escreva a palavra "FATURA" em negrito e em tamanho grande para que se destaque imediatamente dos outros documentos na caixa de entrada do cliente. Abaixo, adicione o número e a data da fatura.

Use uma fonte limpa e legível, como Arial, Verdana ou outra sans-serif similar. Atenha-se a uma ou duas cores que combinem com sua identidade visual. Um design consistente e sem excessos torna sua fatura mais fácil de processar e reduz a chance de ela passar despercebida.

2. Adicione os dados da sua empresa e de contato

Sua fatura deve identificar claramente quem a está emitindo. Inclua:

Logotipo da empresa: canto superior esquerdo ou centro
Nome da empresa: em uma fonte um pouco maior, logo abaixo ou ao lado do logotipo
Endereço comercial: seu endereço completo para correspondência
Telefone de contato e e-mail profissional: para que o cliente possa entrar em contato em caso de dúvidas
Site da empresa: opcional, mas agrega credibilidade

Ter os dados da sua empresa na fatura facilita o contato por parte do cliente e confirma que a fatura está vindo de uma fonte legítima.

3. Adicione as informações do seu cliente

Example of how to include customer information on an invoice — Exemplo de inclusão de informações do cliente em uma fatura

Inclua o nome da empresa do cliente, o nome do contato responsável, o endereço de cobrança e o e-mail ou telefone. Se o seu cliente for uma empresa maior, adicione também o número do pedido de compra ou o código de referência do cliente, para que a equipe de contas a pagar possa associar a fatura aos registros internos rapidamente.

Dados corretos do cliente reduzem atrasos. Uma fatura enviada para o contato errado ou com o nome da empresa escrito incorretamente pode ficar sem processamento por semanas.

4. Liste seus bens ou serviços

A seção de itens de linha é o coração da fatura. Para cada item:

Escreva uma descrição clara e específica (não apenas "serviços prestados")
Insira a quantidade ou as horas
Insira o preço unitário ou a taxa horária
Calcule o total do item (quantidade multiplicada pelo preço unitário)

Ser específico ajuda o cliente a entender exatamente pelo que está pagando e reduz o número de dúvidas antes do pagamento.

5. Defina suas condições de pagamento

Example of payment terms included on an invoice — Exemplo de condições de pagamento em uma fatura

As condições de pagamento especificam quando você espera receber e o que acontece se a fatura atrasar. As condições mais comuns incluem:

Net 30: pagamento devido em até 30 dias a partir da data da fatura
Net 15: pagamento devido em até 15 dias
Pagamento na entrega: pagamento esperado imediatamente
2/10 Net 30: 2% de desconto se pago em até 10 dias, caso contrário Net 30

Se você cobrar multa por atraso, indique o percentual e quando ela se aplica para evitar disputas caso precise aplicá-la.

6. Especifique os métodos de pagamento aceitos

Informe ao seu cliente exatamente como deseja receber. Inclua os dados bancários para transferências ou adicione um link de pagamento se aceitar pagamentos online. Quanto menos etapas entre o recebimento da fatura e a conclusão do pagamento, mais rápido você recebe.

Opções comuns: transferência bancária (inclua nome da conta, número da conta e código de agência ou roteamento), cartão de crédito ou débito via link de pagamento, PayPal ou Stripe, ou cheque nominal à sua empresa.

7. Mostre o subtotal, os impostos e o total

Abaixo da tabela de itens de linha, detalhe claramente:

Subtotal: a soma de todos os totais dos itens antes do imposto
Imposto: a alíquota aplicável e o valor do imposto (por exemplo, 10% GST = $50.00)
Descontos: se aplicável, aplicados antes do imposto
Total geral: o valor final que o cliente deve

Mostre o imposto como uma linha separada, e não incluído no total: informe a alíquota e o valor tributável sobre o qual foi calculado, além do seu número de registro fiscal ou de GST, caso você tenha um. É isso que a equipe de contas a pagar do seu cliente verifica primeiro, e é o que você precisa ter registrado caso seja auditado.

Nunca deixe o cliente calcular o total por conta própria. Ambiguidade gera disputas e atrasos nos pagamentos.

8. Adicione o número e as datas da fatura

Número da fatura

Example of an invoice number on a professional invoice — Exemplo de número de fatura em uma fatura profissional

Um número de fatura é um identificador único que você atribui a cada fatura. Use uma sequência simples (INV-001, INV-002) ou um formato baseado em data (2026-06-001). Ele ajuda você e seu cliente a acompanhar os pagamentos, referenciar a fatura em e-mails de acompanhamento e reconciliar contas.

Nunca reutilize um número de fatura. Um número duplicado gera confusão nos seus registros e no sistema de contabilidade do seu cliente.

Data da fatura e data de vencimento

Example of the invoice date on a professional invoice — Exemplo de posicionamento da data da fatura

A data da fatura é quando você a emitiu. A data de vencimento é quando o pagamento é esperado, calculada a partir das suas condições de pagamento (por exemplo, data da fatura mais 30 dias para Net 30). Ambas as datas devem aparecer no topo da fatura, próximas ao número da fatura, para que o cliente visualize o prazo de forma imediata.

Incluir as duas datas também oferece um registro claro no momento de fazer o acompanhamento de faturas não pagas: você pode referenciar a data de emissão original e mostrar exatamente quantos dias de atraso o pagamento tem.

Boas práticas de faturamento

Alguns hábitos separam as faturas que são pagas em dia daquelas que ficam sendo cobradas por semanas:

Revise antes de enviar: Verifique a fatura quanto a erros no nome do cliente, nos valores, no número da fatura e nos dados bancários antes de clicar em enviar. Um total incorreto ou uma referência de pagamento ausente pode atrasar o pagamento por dias.
Configure lembretes de pagamento automáticos: Eles ajudam a garantir que as faturas sejam pagas em dia e evitam que você precise fazer o acompanhamento de faturas não pagas manualmente.
Ofereça descontos para pagamento antecipado: Considere um pequeno desconto (por exemplo, 2% de desconto se pago em até 10 dias) como incentivo para que os clientes paguem rapidamente. Isso pode melhorar o fluxo de caixa e reduzir o esforço de cobrança.
Use modelos para otimizar seu fluxo de trabalho: Um modelo de fatura economiza tempo e garante que a fatura sempre inclua todas as informações necessárias em um formato consistente.

Erros comuns de faturamento a evitar

A maioria dos pagamentos atrasados ou contestados tem origem em um destes erros:

Dados empresariais ausentes ou incompletos: um cliente que não consegue verificar quem está cobrando, ou não encontra seus dados de contato para fazer uma pergunta, tem mais chance de deixar a fatura de lado.
Imposto calculado incorretamente ou ausente: mostrar o valor do imposto errado, ou incluir o imposto no total em vez de listá-lo como uma linha separada, é um dos motivos mais comuns pelos quais a equipe de contas a pagar devolve uma fatura.
Números de fatura inconsistentes ou duplicados: pular, reutilizar ou reiniciar a sequência de numeração dificulta a reconciliação dos seus próprios registros e pode parecer um erro para o cliente. Se você fatura os mesmos clientes repetidamente, gerar cada fatura a partir de um modelo que atribui automaticamente o próximo número para aquele cliente, que é o que a automação de faturas recorrentes do Portant faz, elimina completamente o risco de duplicação.
Descrições de itens vagas: "serviços prestados" ou "consultoria" sem mais detalhes gera dúvidas antes do pagamento, não depois.
Sem data de vencimento definida: "condições de pagamento: Net 30" sem uma data de vencimento impressa na fatura obriga o cliente a fazer o cálculo, e não oferece uma data fixa para você referenciar no acompanhamento.

Automatize seu processo de faturamento com Portant

Automatizar seu faturamento com Portant é uma forma prática de otimizar a cobrança de clientes recorrentes. Portant é uma ferramenta de automação de documentos que permite criar, enviare acompanhar faturas em um único lugar.

Com Portant, você pode gerar rapidamente faturas com aparência profissional e criar faturas recorrentes para clientes fixos sem precisar inserir as mesmas informações novamente. Para começar, crie uma conta e adicione as informações da sua empresa: nome, dados de contato e qualquer logotipo ou identidade visual que você deseja nas suas faturas.

Após configurar sua conta, use o gerador de faturas para criar sua primeira fatura. Insira as informações do seu cliente e os produtos ou serviços fornecidos, e Portant gera uma fatura profissional para você. Veja um breve vídeo mostrando como funciona:

Portant funciona com Google Sheets e Docs. Armazene os dados dos seus clientes no Google Sheets, formate a fatura no Google Docs, e Portant preenche cada linha em uma fatura personalizada e a envia por e-mail automaticamente. Isso significa zero inserção manual de dados para clientes recorrentes e sem precisar cobrar faturas não pagas manualmente.

Perguntas frequentes

O que deve constar em uma fatura?

Toda fatura precisa conter: nome e dados de contato da sua empresa, nome e endereço do cliente, um número de fatura único, a data da fatura e a data de vencimento do pagamento, uma lista detalhada de serviços ou produtos com quantidades e preços, o valor total devido e a sua forma de pagamento preferida. Consulte os 8 passos acima para o detalhamento completo.

Como faço uma fatura simples?

Use um gerador de faturas gratuito ou um modelo para que o layout e os cálculos sejam resolvidos para você. Adicione o nome e os dados de contato da sua empresa, o nome do cliente, um número de fatura único, a data, uma descrição detalhada do que você entregou, o total devido e as suas condições de pagamento, depois baixe em PDF e envie ao seu cliente.

Como emitir uma fatura de serviços?

Liste cada serviço prestado com uma breve descrição, o número de horas ou unidades, sua taxa e o total da linha. Inclua seus dados empresariais, os dados do cliente, um número de fatura, a data da fatura, a data de vencimento e como você deseja ser pago. Se houver imposto, adicione-o como uma linha separada abaixo do subtotal. Consulte nosso guia de faturamento para freelancers para saber mais sobre taxas de cobrança e condições de pagamento para profissionais independentes.

Qual é o formato correto de uma fatura?

O layout padrão coloca seu logotipo e dados empresariais no canto superior esquerdo, os dados do cliente no canto superior direito e uma tabela de itens no corpo, mostrando descrição, quantidade, preço unitário e total. Abaixo da tabela, mostre o subtotal, os impostos e o total geral. As condições de pagamento e seus dados de pagamento ficam na parte inferior.

Uma fatura pode ser manuscrita?

Sim, desde que inclua todos os campos obrigatórios e seja legível. Uma fatura digital é preferível: tem aparência mais profissional, é mais fácil de processar para o seu cliente e cria um registro pesquisável para você.

O que é um número de fatura?

Um número de fatura é um identificador único que você atribui a cada fatura. Ele ajuda você e seu cliente a acompanhar os pagamentos e referenciar a fatura em correspondências. A maioria das pequenas empresas usa uma sequência simples (INV-001, INV-002) ou um formato baseado em data (2026-06-001).

Quais são as condições de pagamento padrão em uma fatura?

As condições de pagamento mais comuns são Net 30 (pagamento devido em até 30 dias a partir da data da fatura), Net 15 (devido em até 15 dias) e "Pagamento imediato" (pagamento esperado imediatamente). Algumas empresas usam 2/10 Net 30, que oferece 2% de desconto se pago em até 10 dias. Escolha condições que correspondam às suas necessidades de fluxo de caixa e ao ciclo de pagamento do seu cliente.

Como atribuo números de fatura?

Use uma numeração sequencial começando em INV-001, ou um formato baseado em data como 2026-06-001 (a primeira fatura emitida em junho de 2026). Nunca reutilize um número. Se você cancelar uma fatura, mantenha o número nos seus registros marcado como cancelado e avance para o próximo número da sequência.

Qual é a diferença entre uma fatura e um recibo?

Uma fatura solicita o pagamento antes que o dinheiro mude de mãos; um recibo confirma o pagamento após o seu recebimento. Envie a fatura primeiro e emita o recibo assim que o cliente efetuar o pagamento. Consulte nosso guia de fatura vs. recibo para a comparação completa.