What should be included on an invoice?

A professional invoice should include: your business name, logo, and contact details; the client's name and address; a unique invoice number; the invoice date and payment due date; a line-item list of goods or services with quantities and unit prices; any applicable taxes or discounts; the total amount due; your payment terms; and your accepted payment methods such as bank transfer or credit card.

How do I write a simple invoice?

Use a free invoice generator or template so the layout and math are handled for you. Add your business name and contact details, the client's name, a unique invoice number, the date, a line-item description of what you delivered, the total due, and your payment terms, then download it as a PDF and send it to your client.

How do you make an invoice from scratch?

To make an invoice: (1) Open a free invoice generator or copy a template. (2) Add your business name, logo, and contact details at the top. (3) Enter the client's name, company, and address. (4) List each service or product with its quantity, unit price, and line total. (5) Add your payment terms, due date, and payment method. (6) Include a unique invoice number and the invoice date. Download as a PDF and send to your client.

What is the correct format for an invoice?

The standard invoice format places your logo and company name at the top left, the client's details at the top right, and a line-item table in the body showing description, quantity, unit price, and total. Below the table, show the subtotal, any taxes or discounts, and the grand total. Payment terms, due date, and payment details appear at the bottom.

Can an invoice be handwritten?

Yes, an invoice can be handwritten as long as it includes all the required fields and is legible. That said, a printed or digital invoice looks more professional and is easier for the client to process and pay.

How do you write an invoice for services?

To write a service invoice, list each service you provided with a short description, the number of hours or units, your rate, and the line total. Include your business details, the client's details, an invoice number, the date, the due date, and how you want to be paid. If tax applies, add it as a separate line below the subtotal.

What are standard payment terms on an invoice?

The most common payment terms are Net 30 (payment due within 30 days of the invoice date), Net 15 (due within 15 days), and Due on receipt (payment expected immediately). Some businesses use 2/10 Net 30, which offers a 2% discount if paid within 10 days. Choose terms that match your cash-flow needs and your client's payment cycle.

How do I assign invoice numbers?

Use a sequential number starting from INV-001, or a date-based format such as 2026-06-001 (the first invoice issued in June 2026). Never reuse a number. If you void an invoice, keep the number in your records marked as void and move to the next number in the sequence.

What's the difference between an invoice and a receipt?

An invoice requests payment before money changes hands; a receipt confirms payment after it has been received. Send the invoice first, then issue a receipt once the client pays.

Come Creare una Fattura: Passaggi + Template Gratuito

Per scrivere una fattura, aggiungi il nome della tua azienda e i dati di contatto, il nome del cliente e l'indirizzo di fatturazione, un numero di fattura univoco, la data della fattura e la data di scadenza del pagamento, le voci con quantità e prezzi unitari, il subtotale, le imposte e il totale dovuto, i termini di pagamento e i metodi di pagamento accettati. Poi scaricala come PDF e inviala al tuo cliente.

Una fattura è un documento che richiede il pagamento per beni o servizi. Una fattura ben redatta specifica cosa hai consegnato, l'importo dovuto, la data di scadenza e come pagare, in modo che il tuo cliente abbia tutto il necessario per elaborarla e tu riceva il pagamento senza dover fare solleciti.

Questa guida illustra cosa deve contenere ogni fattura, come formattarla correttamente e come crearne una professionale in pochi minuti usando un modello gratuito o un generatore.

Hai bisogno di creare una fattura?

Aggiungi il tuo logo e le voci, imposta le tasse e la valuta, e scarica un PDF pulito. Gratuito, senza registrazione, senza filigrana.

Crea una fattura ora

Cosa deve contenere ogni fattura

Una fattura completa e professionale ha otto elementi obbligatori. Se ne manca anche solo uno, il pagamento può essere ritardato o la fattura può essere restituita.

Nome dell'azienda, logo e dati di contatto (indirizzo, email e numero di telefono)
Nome del cliente e indirizzo di fatturazione
Un numero di fattura univoco (ad esempio, INV-001 o 2026-06-001)
Data della fattura e data di scadenza del pagamento
Voci: ogni prodotto o servizio con descrizione, quantità, prezzo unitario e totale riga
Subtotale, eventuali imposte applicabili e totale generale
Termini di pagamento (ad esempio, "Net 30" o "Pagamento alla ricezione")
Metodi di pagamento accettati (bonifico bancario, carta di credito, PayPal, ecc.)

Come appare una fattura

Una fattura standard presenta il logo e i dati aziendali in alto a sinistra. La parola "FATTURA" appare in modo ben visibile nella parte superiore, seguita dal numero di fattura e dalle date. I dati del cliente si trovano a destra.

Il corpo è una tabella con le voci: ogni riga mostra cosa è stato consegnato, la quantità, il prezzo unitario e il totale riga. Il subtotale, le imposte e il totale generale compaiono sotto la tabella, mentre i termini di pagamento si trovano in fondo.

Inizia con modelli di fattura gratuiti

I modelli di fattura ti offrono un layout già progettato con tutti i campi obbligatori già etichettati. Inserisci i tuoi dati, quelli del cliente e le voci, e il documento gestisce automaticamente i calcoli.

Usa il generatore di fatture gratuito per creare una fattura professionale nel tuo browser e scaricarla come PDF, senza registrazione. Oppure scarica un modello di fattura Google Sheets gratuito per seguire i passaggi descritti di seguito.

Come creare una fattura

Il modo più rapido per creare una fattura è usare un generatore gratuito che gestisce il layout e i calcoli al posto tuo. Ecco tre opzioni, dalla più veloce alla più flessibile.

1. Usa il generatore di fatture gratuito (senza registrazione)

Apri il Portant invoice generator, inserisci il nome e l'indirizzo della tua azienda, i dati del cliente e le voci (descrizione, quantità, tariffa). Imposta l'aliquota fiscale e la valuta, poi scarica il file come PDF. L'intero processo richiede circa due minuti e non è necessario creare un account.

2. Copia un modello di fattura già pronto

Se preferisci avere il file in autonomia, copia un modello di fattura Google Docs gratuito o scarica un modello di fattura Excel. I campi sono già etichettati. Sostituisci il testo segnaposto con i tuoi dati ed esporta come PDF da inviare al cliente.

3. Automatizza le fatture per i clienti ricorrenti

Per i clienti abituali o la fatturazione in blocco, collega un Google Sheet con i dati dei clienti a un modello di fattura Google Docs in Portant. Ogni riga diventa una fattura personalizzata. Portant può inviarle automaticamente via email, così smetti di compilare manualmente gli stessi campi a ogni ciclo di fatturazione.

8 passaggi per scrivere una fattura professionale

1. Crea un'intestazione professionale

Professional invoice example showing Portant's free template layout — Esempio di fattura professionale realizzata con il modello gratuito di Portant

L'intestazione definisce il tuo brand e indica al cliente esattamente cosa sta guardando. Posiziona il logo in alto a sinistra o al centro. Scrivi la parola "FATTURA" in grassetto e a caratteri grandi, in modo che risalti subito rispetto agli altri documenti nella casella di posta del cliente. Sotto, aggiungi il numero di fattura e la data.

Usa un font pulito e leggibile come Arial, Verdana o un altro sans-serif simile. Attieniti a uno o due colori che corrispondano al tuo brand. Un design ordinato e coerente rende la fattura più facile da elaborare e riduce il rischio che venga ignorata.

2. Aggiungi i dati aziendali e di contatto

La tua fattura deve identificare chiaramente chi la emette. Includi:

Logo aziendale: in alto a sinistra o al centro
Nome dell'azienda: con un carattere leggermente più grande, subito sotto o accanto al logo
Indirizzo aziendale: il tuo indirizzo postale completo
Numero di contatto ed email professionale: in modo che il cliente possa contattarti per domande
Sito web aziendale: facoltativo, ma aumenta la credibilità

Avere i dati aziendali sulla fattura facilita il contatto da parte del cliente e conferma che la fattura proviene da una fonte legittima.

3. Aggiungi i dati del cliente

Example of how to include customer information on an invoice — Esempio di inserimento delle informazioni del cliente su una fattura

Includi la ragione sociale del cliente, il nome della persona di riferimento, l'indirizzo di fatturazione e l'email o il numero di telefono. Se il tuo cliente è un'azienda di grandi dimensioni, aggiungi anche il numero d'ordine di acquisto o il codice di riferimento cliente, in modo che il team della contabilità fornitori possa abbinare rapidamente la fattura ai propri registri.

Dati cliente corretti riducono i ritardi. Una fattura inviata al contatto sbagliato o con il nome dell'azienda scritto in modo errato può restare non elaborata per settimane.

4. Elenca i tuoi beni o servizi

La sezione delle voci è il cuore della fattura. Per ogni voce:

Scrivi una descrizione chiara e specifica (non solo "servizi resi")
Inserisci la quantità o le ore
Inserisci il prezzo unitario o la tariffa oraria
Calcola il totale riga (quantità moltiplicata per il prezzo unitario)

Essere specifici aiuta il cliente a capire esattamente per cosa sta pagando e riduce il numero di richieste di chiarimento prima del pagamento.

5. Imposta i termini di pagamento

Example of payment terms included on an invoice — Esempio di termini di pagamento su una fattura

I termini di pagamento specificano quando ti aspetti di essere pagato e cosa succede in caso di ritardo. Le condizioni più comuni includono:

Net 30: pagamento entro 30 giorni dalla data della fattura
Net 15: pagamento entro 15 giorni
Due on receipt: pagamento richiesto immediatamente
2/10 Net 30: sconto del 2% se pagato entro 10 giorni, altrimenti Net 30

Se applichi penali per il ritardo, indica la percentuale e quando scattano, così non ci sono contestazioni nel caso in cui tu debba farle valere.

6. Specifica i metodi di pagamento accettati

Indica al cliente esattamente come vuoi essere pagato. Includi i dati del tuo conto bancario per i bonifici, oppure aggiungi un link di pagamento se accetti pagamenti online. Meno passaggi ci sono tra la ricezione della fattura e il completamento del pagamento, più velocemente riceverai il denaro.

Opzioni comuni: bonifico bancario (includi nome del conto, numero di conto e codice di routing o sort code), carta di credito o debito tramite link di pagamento, PayPal o Stripe, oppure assegno intestato al nome della tua azienda.

7. Mostra il subtotale, le imposte e il totale

Sotto la tabella delle voci, riporta in modo chiaro:

Subtotale: la somma di tutti i totali riga prima delle imposte
Imposte: l'aliquota applicabile e l'importo dell'imposta (ad esempio, IVA 10% = $50.00)
Sconti: se applicabili, da detrarre prima delle imposte
Totale generale: l'importo finale che il cliente deve pagare

Mostra l'imposta come voce separata, senza includerla nel totale: indica l'aliquota e l'imponibile su cui è stata calcolata, più il tuo numero di partita IVA o di registrazione GST se ne hai uno. È la prima cosa che controlla il reparto contabilità fornitori del tuo cliente, ed è ciò che devi conservare in archivio in caso di verifica fiscale.

Non lasciare mai che sia il cliente a calcolare il totale da solo. L'ambiguità genera contestazioni e ritardi nei pagamenti.

8. Aggiungi il numero di fattura e le date

Numero di fattura

Example of an invoice number on a professional invoice — Esempio di numero di fattura su una fattura professionale

Un numero di fattura è un identificativo univoco che assegni a ogni fattura. Usa una sequenza semplice (INV-001, INV-002) o un formato basato sulla data (2026-06-001). Aiuta sia te che il tuo cliente a tracciare i pagamenti, a fare riferimento alla fattura nelle email di follow-up e a riconciliare i conti.

Non riutilizzare mai un numero di fattura. Un numero duplicato crea confusione nei tuoi archivi e nel sistema contabile del cliente.

Data della fattura e data di scadenza

Example of the invoice date on a professional invoice — Esempio di posizionamento della data della fattura

La data della fattura è quella in cui hai emesso la fattura. La data di scadenza è quando si prevede il pagamento, calcolata in base alle tue condizioni di pagamento (ad esempio, data della fattura più 30 giorni per Net 30). Entrambe le date vanno in cima alla fattura, vicino al numero di fattura, così il cliente può vedere la tempistica a colpo d'occhio.

Includere entrambe le date ti dà anche un riferimento chiaro quando solleciti le fatture non pagate: puoi citare la data di emissione originale e mostrare esattamente quanti giorni di ritardo ha il pagamento.

Best practice per la fatturazione

Alcune abitudini distinguono le fatture pagate puntualmente da quelle che vengono inseguite per settimane:

Rileggi prima di inviare: Controlla la fattura per eventuali errori nel nome del cliente, negli importi, nel numero di fattura e nei dati bancari prima di inviarla. Un totale errato o un riferimento di pagamento mancante può ritardare il pagamento di giorni.
Imposta promemoria di pagamento automatici: Aiutano a garantire che le fatture vengano pagate puntualmente e ti evitano di dover seguire manualmente le fatture non pagate manualmente.
Offri sconti per il pagamento anticipato: Considera un piccolo sconto (ad esempio, il 2% di sconto se si paga entro 10 giorni) come incentivo per i clienti a pagare prontamente. Questo può migliorare il flusso di cassa e ridurre lo sforzo di riscossione.
Usa i modelli per semplificare il tuo flusso di lavoro: Un modello di fattura fa risparmiare tempo e garantisce che la fattura includa sempre tutte le informazioni necessarie in un formato coerente.

Errori comuni da evitare nella fatturazione

La maggior parte dei pagamenti in ritardo o contestati è riconducibile a uno di questi errori:

Dati aziendali mancanti o incompleti: un cliente che non riesce a verificare chi lo sta fatturando, o che non trova i tuoi dati di contatto per fare una domanda, è più propenso a mettere da parte la fattura.
Imposta calcolata in modo errato o assente: indicare un importo fiscale sbagliato, o includere l'imposta nel totale invece di elencarlo come voce separata, è uno dei motivi più comuni per cui il reparto contabilità fornitori rimanda indietro una fattura.
Numeri di fattura incoerenti o duplicati: saltare, riutilizzare o ricominciare la sequenza di numerazione rende difficile riconciliare i propri archivi e può sembrare un errore al cliente. Se fatturi agli stessi clienti ripetutamente, generare ogni fattura da un modello che assegna automaticamente il numero successivo per quel cliente, come fa l'automazione delle fatture ricorrenti di Portant, elimina completamente il rischio di duplicati.
Descrizioni delle voci vaghe: "servizi resi" o "consulenza" senza ulteriori dettagli invitano a fare domande prima del pagamento, non dopo.
Nessuna data di scadenza indicata: "condizioni di pagamento: Net 30" senza una data di scadenza stampata sulla fattura costringe il cliente a fare i calcoli, e non ti fornisce una data fissa a cui fare riferimento nei solleciti.

Automatizza il tuo processo di fatturazione con Portant

Automatizzare la fatturazione con Portant è un modo pratico per semplificare la gestione dei clienti abituali. Portant è uno strumento di automazione dei documenti che ti permette di creare, inviaree tracciare le fatture in un unico posto.

Con Portant, puoi generare rapidamente fatture dall'aspetto professionale e creare fatture ricorrenti per i clienti abituali senza dover inserire di nuovo le stesse informazioni. Per iniziare, crea un account e aggiungi le informazioni sulla tua attività: il nome dell'azienda, i dati di contatto e qualsiasi logo o elemento di branding che vuoi sulle tue fatture.

Una volta configurato il tuo account, usa il generatore di fatture per creare la tua prima fattura. Inserisci i dati del cliente e i beni o servizi forniti, e Portant genera una fattura professionale per te. Ecco un breve video che mostra come funziona:

Portant funziona con Google Sheets e Google Docs. Archivia i dati dei tuoi clienti in Google Sheets, formatta la fattura in Google Docs, e Portant inserisce ogni riga in una fattura personalizzata e la invia automaticamente via email. Questo significa nessuna immissione manuale dei dati per i clienti abituali e nessun sollecito manuale per le fatture non pagate.

Domande frequenti

Cosa deve essere incluso in una fattura?

Ogni fattura deve contenere: il nome e i dati di contatto della tua attività, il nome e l'indirizzo del cliente, un numero di fattura univoco, la data della fattura e la data di scadenza del pagamento, un elenco dettagliato dei servizi o prodotti con quantità e prezzi, l'importo totale dovuto e il tuo metodo di pagamento preferito. Consulta gli 8 passaggi sopra per il riepilogo completo.

Come si scrive una fattura semplice?

Usa un generatore di fatture gratuito o un modello in modo che il layout e i calcoli siano già gestiti per te. Aggiungi il nome e i dati di contatto della tua attività, il nome del cliente, un numero di fattura univoco, la data, una descrizione dettagliata di ciò che hai fornito, il totale dovuto e le tue condizioni di pagamento, quindi scaricala come PDF e inviala al tuo cliente.

Come si scrive una fattura per servizi?

Elenca ogni servizio fornito con una breve descrizione, il numero di ore o unità, la tariffa e il totale della voce. Includi i dati della tua attività, i dati del cliente, un numero di fattura, la data della fattura, la data di scadenza e le modalità di pagamento. Se si applica un'imposta, aggiungila come voce separata sotto il subtotale. Consulta la nostra guida alla fatturazione per freelance per saperne di più sulle tariffe e le condizioni di pagamento per i lavoratori autonomi.

Qual è il formato corretto per una fattura?

Il layout standard prevede il tuo logo e i dati aziendali in alto a sinistra, i dati del cliente in alto a destra e una tabella delle voci nel corpo con descrizione, quantità, prezzo unitario e totale. Sotto la tabella, mostra il subtotale, le eventuali imposte e il totale generale. Le condizioni di pagamento e i dati per il pagamento vanno in fondo.

Una fattura può essere scritta a mano?

Sì, purché includa tutti i campi obbligatori e sia leggibile. Una fattura digitale è preferibile: ha un aspetto più professionale, è più facile da elaborare per il cliente e crea un archivio ricercabile per te.

Cos'è un numero di fattura?

Un numero di fattura è un identificativo univoco che assegni a ogni fattura. Aiuta sia te che il tuo cliente a tracciare i pagamenti e a fare riferimento alla fattura nella corrispondenza. La maggior parte delle piccole imprese usa una sequenza semplice (INV-001, INV-002) o un formato basato sulla data (2026-06-001).

Quali sono le condizioni di pagamento standard su una fattura?

Le condizioni di pagamento più comuni sono Net 30 (pagamento dovuto entro 30 giorni dalla data della fattura), Net 15 (dovuto entro 15 giorni) e "Pagamento alla ricezione" (pagamento atteso immediatamente). Alcune aziende usano 2/10 Net 30, che offre uno sconto del 2% se si paga entro 10 giorni. Scegli condizioni che si adattino alle tue esigenze di flusso di cassa e al ciclo di pagamento del tuo cliente.

Come assegno i numeri di fattura?

Usa una numerazione sequenziale a partire da INV-001, o un formato basato sulla data come 2026-06-001 (la prima fattura emessa a giugno 2026). Non riutilizzare mai un numero. Se annulli una fattura, conserva il numero nei tuoi archivi contrassegnato come annullato e passa al numero successivo nella sequenza.

Qual è la differenza tra una fattura e una ricevuta?

Una fattura richiede il pagamento prima che il denaro cambi di mano; una ricevuta conferma il pagamento dopo che è stato ricevuto. Invia prima la fattura, poi emetti una ricevuta una volta che il cliente ha pagato. Consulta la nostra guida fattura vs. ricevuta per il confronto completo.