Sai già come scrivere una fattura ma hai ancora bisogno di capire come inviarla via email ai tuoi clienti?
Inviare una fattura via email è un modo comodo ed efficiente per ricevere i pagamenti. Questa guida fornirà consigli e modelli per creare email di fatturazione professionali.
Vedremo quali informazioni includere, come formattare la tua email e come semplificare il processo di fatturazione per la tua attività.
Che tu sia il titolare di una piccola impresa o un libero professionista, il nostro modello gratuito di email per fatture ti aiuterà a ricevere i pagamenti più velocemente.
Hai bisogno di creare una fattura?
Aggiungi il tuo logo e le voci, imposta tasse e valuta, e scarica un PDF pulito. Gratuito, senza registrazione, senza filigrana.
Cos'è un'email di fatturazione?
Un'email di fatturazione è l'equivalente digitale di una fattura cartacea tradizionale. È un'email comunicata in modo professionale da un'azienda a un cliente, per informarlo che la sua fattura è in attesa di pagamento.
L'email può anche indicare alcuni dettagli sui beni o servizi forniti e sull'importo dovuto, in modo che il cliente sappia immediatamente per cosa lo stai fatturando.
Le email di fatturazione facilitano transazioni trasparenti, mantengono i registri finanziari e garantiscono pagamenti puntuali.
Il formato standard della fattura allegata alla tua email è un file PDF. I file PDF allegati consentono ai tuoi clienti di aprire immediatamente la fattura sul computer o sul dispositivo mobile, elaborarla o caricarla in base alle proprie esigenze contabili.
Continua a leggere per scoprire cosa include un formato professionale di email per fatture.
Componenti di un formato di email per fatture
Un semplice schema di componenti per un'email di fatturazione, pensato per valorizzare la tua professionalità nel processo di fatturazione, include:
- Oggetto: Chiaro e conciso, che indica lo scopo dell'email.
- Saluto: Personalizzato e cordiale, con il nome del destinatario.
- Introduzione: Accenna brevemente alla transazione recente o al servizio fornito.
- Dettagli della fattura: Includi il numero di fattura, la data, la scadenza e i termini di pagamento.
- Elenco dettagliato (facoltativo): Elenca prodotti/servizi con prezzi e quantità.
- Importo totale dovuto: Riepiloga l'importo totale, incluse tasse e sconti.
- Istruzioni di pagamento: Fornisci istruzioni di pagamento chiare e scadenze.
- Informazioni di contatto: Includi i tuoi recapiti per eventuali domande.
- Chiusura: Concludi in modo professionale, esprimendo gratitudine o saluti.
- Elementi di branding: Aggiungi il logo aziendale per il riconoscimento del brand.
I componenti della tua email di fatturazione possono variare in base all'utilizzo.
Ora passiamo ai passaggi per scrivere un'email di fatturazione. Ti forniremo un modello gratuito di email per fatture che puoi adattare alle tue esigenze.
Passaggi per scrivere un'email di fatturazione
Vuoi semplificare il tuo processo di fatturazione e risparmiare tempo e denaro sui costi di stampa e spedizione? Inviare le fatture via email può essere un'opzione comoda ed efficiente.
Prima di entrare nei dettagli dei singoli passaggi per scrivere un'email di fatturazione, è fondamentale comprendere i vantaggi dell'invio elettronico delle fatture.
Inviare le fatture via email non solo fa risparmiare tempo e carta, ma consente anche un facile monitoraggio e pagamento.
Inoltre, con un software di fatturazione elettronica, puoi automatizzare il processo di fatturazione e richiedere i pagamenti in modo automatico.
1. Allega la fattura alla tua email
Prima di tutto, prima di fare qualsiasi altra cosa, allega la tua fattura all'email che vuoi inviare ai tuoi clienti.
È capitato a molti di noi, anche più di una volta, di inviare un'email di fatturazione dimenticando di allegare la fattura. In questi casi, è probabile che il pagamento venga ritardato, poiché dovrai fare un follow-up con il cliente e inviargli nuovamente un'email.
Se prendi l'abitudine di allegare sempre la fattura nel momento stesso in cui crei un nuovo thread email, questo non sarà più un problema per te.
Prima di allegare le fatture, assicurati che il file sia in formato PDF, poiché è il formato più comune utilizzato dalle aziende per elaborare le fatture.
2. Scrivi un oggetto descrittivo
Quando invii un'email di fatturazione , è importante includere un oggetto chiaro e descrittivo.
Un oggetto efficace per un'email di fatturazione dovrebbe includere la parola "fattura", il numero di fattura e una breve descrizione dei beni o servizi forniti.
Si consiglia un oggetto conciso, di massimo 50 caratteri, per evitare che venga troncato o ignorato. Ad esempio, "Fattura #123456 - Servizi di Web Design" comunica in modo chiaro e preciso il contenuto dell'email.
Seguendo queste linee guida, puoi creare un oggetto informativo e che cattura l'attenzione, contribuendo a garantire che la tua email di fatturazione riceva la dovuta considerazione.
Questo aumenterà la probabilità di ricevere il pagamento più velocemente.
3. Mantieni le tue email di fatturazione semplici ma professionali
Quando invii un'email di fatturazione, è una buona idea utilizzare un formato professionale e visivamente curato per le tue email.
Puoi usare un modello di email per fatture già pronto, che condivideremo con te nella prossima sezione, oppure creare un layout personalizzato, mantenendolo però pulito e ordinato.
Usa solo pochi colori o stili di carattere, per evitare che le tue email appaiano disordinate e poco professionali.
La chiave per creare email di fatturazione semplici ma professionali è concentrarsi sulla trasmissione delle informazioni necessarie in modo chiaro e conciso, presentandole in un modo visivamente gradevole.
Seguendo questi consigli, puoi creare email di fatturazione efficaci che ti aiutano a evitare i pagamenti in ritardo.
4. Usa un modello di email per fatture
I modelli di email per fatture sono un modo comodo ed efficiente per inviare le fatture, soprattutto se lavori con più clienti.
Un modello di email per fatture è una struttura predefinita che include un breve testo nel corpo dell'email, per informare il cliente che l'email ha lo scopo di richiedere il pagamento per i beni venduti o i servizi completati.
Ecco un modello email gratuito con un esempio di messaggio per fattura che puoi usare per inviare una fattura ai tuoi clienti:
Oggetto email: {{Invoice number}} - {{Short Description of Services or Goods}} .
Ciao {{client name}},
I {{services completed or goods sold}} sono stati completati (o consegnati, per i beni) con successo.
In relazione al lavoro completato, ho allegato la fattura come segue:
- {{Invoice number}},
- {{Services or goods sold}}
- {{Invoice due date}}
Contattami pure se hai domande o dubbi riguardo alla fattura allegata.
Grazie per aver scelto di fare affari con noi.
Cordiali saluti,
{{Your email signature}}
La probabilità di ricevere il pagamento sarà maggiore con un oggetto email breve e un messaggio di fatturazione conciso.
5. Fai un follow-up con un'email per fatture scadute
Anche se inviare un'email di fatturazione ben scritta e correttamente formattata è la scelta giusta, non sempre il cliente effettua il pagamento entro la data di scadenza della fattura.
Questo può succedere perché il tuo cliente è molto impegnato e ha trascurato la tua email, o semplicemente perché l'email non è stata inviata nel momento giusto.
Ecco perché inviare un'email di follow-up per le fatture scadute è sempre importante.
Abbiamo creato un modello di email per fatture scadute che puoi usare se hai difficoltà con i pagamenti in ritardo:
Oggetto email: Avviso di fattura scaduta - {{Invoice Number}} per {{client name}}
Ciao {{client name}},
Questo è un gentile promemoria di pagamento per la fattura numero {{number of invoice}}, relativa a {{services completed or goods sold}}.
Per tua comodità, abbiamo allegato nuovamente la fattura a questa email, dove puoi trovare tutte le informazioni di pagamento.
Se devi ancora effettuare il pagamento, ti chiediamo di farlo tramite una delle opzioni di pagamento indicate nella fattura in sospeso.
Siamo in attesa del tuo pagamento e speriamo di continuare a fare affari insieme.
{{Your email signature}}
I solleciti per i pagamenti in ritardo aumentano notevolmente la probabilità di essere pagati più velocemente rispetto a chi non invia un'email di sollecito per la fattura.
Automatizza l'invio di fatture ed email con Portant
Inviare più email ai clienti riguardo a una scadenza di pagamento può richiedere molte risorse e molto tempo se lo fai manualmente.
Se sei una startup o un freelancer che fattura ai clienti ripetutamente, risparmiare denaro è ancora più importante per via del budget e per mantenere un flusso di cassa positivo.
Fortunatamente, è proprio in questo che Portant è specializzato. Dalla generazione di fatture in batch utilizzando i modelli gratuiti e inviandole in pochi minuti, Portant si occupa dell'intero sistema di fatturazione.
Inizia ad automatizzare le attività ripetitive oggi stesso e concentrati invece sulla crescita della tua attività.
Crea il tuo account gratuitoe potrai inviare fatture in pochi clic.
