How to Write an Invoice Email: Free Invoice Email Template

Savez-vous déjà comment rédiger une facture mais vous devez encore trouver comment l'envoyer par e-mail à vos clients ?

L'envoi d'une facture par e-mail est un moyen pratique et efficace d'être payé. Ce guide fournira des conseils et des modèles pour créer des e-mails de facture professionnels.

Nous expliquerons quelles informations inclure, comment formater votre e-mail et comment rationaliser le processus de facturation pour votre entreprise. 

Que vous soyez propriétaire d'une petite entreprise ou indépendant, notre modèle d'e-mail de facture gratuit vous aidera à être payé plus rapidement.

Qu'est-ce qu'un e-mail de facturation ?

Une facture électronique est l’équivalent numérique d’une facture papier traditionnelle. Il s'agit d'un e-mail communiqué de manière professionnelle par une entreprise à un client ou à un client, lui faisant savoir que sa facture doit être payée. 

L'e-mail peut également indiquer quelques détails sur les biens ou services fournis et le montant dû, afin que le client sache instantanément ce que vous lui facturez.

Les e-mails de facture facilitent les transactions transparentes, tiennent à jour les dossiers financiers et garantissent un paiement dans les délais.

Le format standard de la facture jointe à votre email est un fichier PDF. Les fichiers PDF joints permettent à vos clients d'ouvrir facilement la facture immédiatement sur leur ordinateur ou appareil mobile, de la traiter ou de la télécharger en conséquence pour leurs besoins comptables. 

Lisez la suite pour savoir ce que comprend un format de facture électronique professionnelle.

Composants d'un format de facture par courrier électronique

Un simple plan de facture par courrier électronique comprenant des composants pour compléter votre professionnalisme dans votre processus de facturation comprend :

1. Ligne d'objet : Clair et concis, indiquant l’objet de l’e-mail.
2. Salutation : Personnalisé et convivial, s'adressant au destinataire par son nom.
3. Introduction : Reconnaissez brièvement la transaction ou le service récent fourni.
4. Détails de la facture : Incluez le numéro de facture, la date, la date d'échéance et les conditions de paiement.
5. Liste détaillée (peut être omise) : Répertoriez les produits/services avec les prix et les quantités.
6. Montant total dû : Résumez le montant total, y compris les taxes/remises.
7. Instructions de paiement : Fournissez des instructions et des délais de paiement clairs.
8. Coordonnées : Incluez vos coordonnées pour les requêtes.
9. Clôture : Terminez professionnellement, en exprimant votre gratitude ou vos salutations.
10. Éléments de marque : Ajoutez le logo de l'entreprise pour la reconnaissance de la marque.

Les composants de votre e-mail de facture peuvent varier en fonction de votre application.

Passons maintenant aux étapes de rédaction d’un e-mail de facture. Nous vous fournirons un modèle d’e-mail de facture gratuit que vous pourrez adapter à vos besoins.

Étapes pour rédiger un e-mail de facturation

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Vous souhaitez rationaliser votre processus de facturation et économiser du temps et de l’argent sur les coûts d’impression et d’envoi ? L'envoi de factures par e-mail peut être une option pratique et efficace.

Avant de plonger dans les étapes spécifiques de rédaction d’un e-mail de facture, il est essentiel de comprendre les avantages de l’envoi de factures par voie électronique.

Non seulement l’envoi de factures par e-mail permet d’économiser du temps et du papier, mais cela permet également un suivi et un paiement faciles.

De plus, avec un logiciel de facturation électronique, vous pouvez automatiser le processus de facturation et demander des paiements automatiquement.

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1. Joignez la facture à votre e-mail

Tout d’abord, avant de faire quoi que ce soit d’autre, joignez votre facture à l’e-mail que vous souhaitez envoyer à vos clients.

Il est arrivé à beaucoup d'entre nous d'envoyer une facture par e-mail et d'oublier de joindre la facture en question. Dans des cas comme celui-ci, vous rencontrerez probablement un retard de paiement puisque vous savez que vous devez faire un suivi auprès de votre client et lui envoyer à nouveau un e-mail.

Si vous prenez l’habitude de toujours joindre votre facture au moment même où vous créez un nouveau fil de discussion, cela ne sera pas un problème pour vous.

Avant de joindre des factures, assurez-vous que votre fichier est au format PDF, car c'est le format le plus couramment utilisé par les entreprises pour traiter les factures.

2. Rédigez une ligne d'objet descriptive

Quand envoyer une facture e-mail, il est important d’inclure une ligne d’objet claire et descriptive.

Une ligne d'objet efficace pour un e-mail de facture doit inclure le mot « facture », le numéro de facture et une brève description des biens ou des services fournis.

Une ligne d'objet concise, d'au plus 50 caractères, est recommandée pour garantir qu'elle n'est pas tronquée ou négligée. Par exemple, « Facture n° 123456 – Services de conception de sites Web » transmet clairement et précisément le contenu de l'e-mail.

En suivant ces directives, vous pouvez créer une ligne d'objet informative et accrocheuse, ce qui contribue à garantir que votre e-mail de facture reçoive l'attention qu'il mérite.

 Cela augmentera les chances que vous receviez un paiement plus rapidement.

3. Gardez vos e-mails de facturation simples mais professionnels

Lorsque vous envoyez un e-mail de facture, c'est une bonne idée d'utiliser un format professionnel et visuellement attrayant pour vos e-mails de facture.

Vous pouvez utiliser un modèle d'e-mail de facture prédéfini que nous partagerons avec vous dans la section suivante, ou créer votre propre mise en page personnalisée, tout en la gardant propre et organisée.

Utilisez seulement quelques couleurs ou styles de police, car vous ne voulez pas que vos e-mails paraissent encombrés et peu professionnels.

La clé pour créer des e-mails de facturation simples mais professionnels est de se concentrer sur la transmission des informations nécessaires de manière claire et concise tout en les présentant de manière visuellement attrayante.

En suivant ces conseils, vous pouvez créer des e-mails de facturation efficaces qui vous aideront à éviter les retards de paiement.

4. Utilisez un modèle d'e-mail de facture

Les modèles d'e-mails de facturation constituent un moyen pratique et efficace de vous aider à envoyer des factures, surtout si vous travaillez avec plusieurs clients.

Un modèle de facture par e-mail est une structure prédéfinie qui comprend un bref texte dans le corps de l'e-mail qui informera le client que votre e-mail est destiné à demander le paiement des biens vendus ou des services rendus.

Voici un modèle d'e-mail gratuit avec un exemple d'e-mail de facture approprié que vous pouvez utiliser pour envoyer une facture à vos clients :

Ligne d'objet de l'e-mail : {{Numéro de facture}} - {{Brève description des services ou des biens}} .

Bonjour {{nom du client}},

Les {{services terminés ou biens vendus}} ont été complétés (ou livrés pour les biens) avec succès.

Conformément aux travaux réalisés, je joins la facture comme suit :

• {{Numéro de facture}},
• {{Services ou biens vendus}}
• {{Date d'échéance de la facture}}

Veuillez me contacter si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la facture ci-jointe.

Merci de faire affaire avec nous.

Cordialement,

{{Votre signature email}}

La probabilité de recevoir un paiement sera plus élevée avec une ligne d’objet d’e-mail courte et un e-mail de facture concis.

5. Faites un suivi avec un e-mail de facture en souffrance

Même si l'envoi d'un e-mail de facture bien rédigé et correctement formaté est la solution, il n'est pas toujours vrai que le client effectue le paiement avant la date d'échéance de la facture.

Cela peut se produire parce que votre client est trop occupé et a négligé votre e-mail, ou que l'e-mail n'a tout simplement pas été envoyé au bon moment.

C'est pourquoi envoi d'un email de suivi pour les factures en souffrance est toujours important.

Nous avons créé un modèle d'e-mail de facture en souffrance que vous pouvez utiliser si vous rencontrez des problèmes de retard de paiement :

Objet de l'e-mail : Avis de facture en retard – {{numéro de facture}} pour {{nom du client}}

Bonjour {{nom du client}},

Il s'agit d'un rappel de paiement amical concernant le paiement de la facture numéro {{numéro de facture}}, pour {{services exécutés ou marchandises vendues}}.

Pour votre commodité, nous avons à nouveau joint la facture à cet e-mail, où vous pouvez trouver toutes les informations de paiement.

Si vous devez encore payer, veuillez le faire via l'une des options de paiement fournies dans la facture en attente.

Dans l’attente de votre paiement et continuer à faire des affaires ensemble.

{{Votre signature email}}

Les suivis en cas de retard de paiement augmentent considérablement la probabilité que vous soyez payé plus rapidement que le fait de ne pas envoyer d'e-mail de facture de suivi.

Automatisez l'envoi de factures et d'e-mails de facturation avec Portant

L'envoi de plusieurs e-mails aux clients concernant une date limite de paiement ou une date d'échéance peut être gourmand en ressources et prendre du temps si vous le faites manuellement.

Si vous êtes une startup ou indépendant qui facture les clients à plusieurs reprises, économiser de l’argent est encore plus crucial en raison de la budgétisation et du maintien d’un flux de trésorerie positif.

Heureusement, c'est dans cela que Portant est spécialisé. générer des factures par lots en utilisant leurs modèles gratuits et en les envoyant en quelques minutes, Portant s'occupe de l'ensemble de votre système de facturation.

Commencez dès aujourd’hui à automatiser les tâches ennuyeuses et concentrez-vous plutôt sur la croissance de votre entreprise.

Créez votre compte gratuit ici, et vous enverrez vos factures en quelques clics. 

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