Weet je al hoe je een factuur schrijft maar weet je nog niet hoe je die naar je klanten kunt e-mailen?
Een factuur per e-mail versturen is een handige en efficiënte manier om betaald te worden. Deze gids geeft tips en sjablonen voor het opstellen van professionele factuur-e-mails.
We bespreken welke informatie je moet opnemen, hoe je je e-mail opmaakt en hoe je het facturatieproces voor je bedrijf kunt stroomlijnen.
Of je nu een kleine ondernemer of freelancer bent, ons gratis e-mailsjabloon voor facturen helpt je sneller betaald te worden.
Wil je een factuur maken?
Voeg je logo en regelitems toe, stel belasting en valuta in, en download een overzichtelijke PDF. Gratis, geen aanmelding, geen watermerk.
Wat is een factuur-e-mail?
Een factuur-e-mail is het digitale equivalent van een traditionele papieren factuur. Het is een professioneel gecommuniceerde e-mail van een bedrijf aan een klant, waarin wordt aangegeven dat de factuur klaarstaat voor betaling.
De e-mail kan ook enkele details bevatten over de geleverde goederen of diensten en het verschuldigde bedrag, zodat de klant meteen weet waarvoor je factureert.
Factuur-e-mails bevorderen transparante transacties, houden financiële administratie bij en zorgen voor tijdige betaling.
Het standaardformaat voor de bijgevoegde factuur in je e-mail is een PDF-bestand. Bijgevoegde PDF-bestanden maken het voor je klanten eenvoudig om de factuur direct te openen op hun computer of mobiele apparaat, te verwerken of te uploaden voor hun boekhoudkundige behoeften.
Lees verder om te ontdekken wat een professioneel e-mailfactuurformaat bevat.
Onderdelen van een e-mailfactuurformaat
Een eenvoudig overzicht van de onderdelen van een factuur-e-mail die je professionaliteit in het facturatieproces aanvullen, omvat:
- Onderwerpregel: Duidelijk en beknopt, met vermelding van het doel van de e-mail.
- Aanhef: Persoonlijk en vriendelijk, waarbij de ontvanger bij naam wordt aangesproken.
- Inleiding: Erken kort de recente transactie of geleverde dienst.
- Factuurgegevens: Vermeld factuurnummer, datum, vervaldatum en betalingsvoorwaarden.
- Gespecificeerde lijst (optioneel): Vermeld producten/diensten met prijzen en hoeveelheden.
- Totaal verschuldigd bedrag: Geef een overzicht van het totaalbedrag, inclusief belastingen/kortingen.
- Betalingsinstructies: Geef duidelijke betalingsinstructies en deadlines.
- Contactgegevens: Vermeld je contactgegevens voor vragen.
- Afsluiting: Sluit professioneel af, met dankbetuiging of groeten.
- Brandingelementen: Voeg het bedrijfslogo toe voor merkherkenning.
De onderdelen van je factuur-e-mail kunnen variëren op basis van je situatie.
Laten we nu ingaan op de stappen voor het schrijven van een factuur-e-mail. We bieden je een gratis sjabloon voor factuur-e-mails dat je kunt aanpassen aan je behoeften.
Stappen voor het schrijven van een factuur-e-mail
Wil je je facturatieproces stroomlijnen en tijd en geld besparen op druk- en verzendkosten? Facturen per e-mail versturen kan een handige en efficiënte optie zijn.
Voordat je ingaat op de specifieke stappen voor het schrijven van een factuur-e-mail, is het belangrijk de voordelen van elektronisch factureren te begrijpen.
Facturen per e-mail versturen bespaart niet alleen tijd en papier, maar maakt ook eenvoudige tracking en betaling mogelijk.
Bovendien kun je met elektronische factuursoftwarehet facturatieproces automatiseren en betalingen automatisch aanvragen.
1. Voeg de factuur toe aan je e-mail
Voeg eerst, voordat je iets anders doet, je factuur toe aan de e-mail die je naar je klanten wilt sturen.
Het is velen van ons al meer dan eens overkomen dat we een factuur-e-mail verstuurden en vergaten de betreffende factuur bij te voegen. In dergelijke gevallen loop je waarschijnlijk vertraging op bij de betaling, omdat je je klant moet opvolgen en opnieuw een e-mail moet sturen.
Als je het gewoonlijk maakt om de factuur altijd bij te voegen op het moment dat je een nieuwe e-mail aanmaakt, hoef je je hier geen zorgen over te maken.
Zorg er voor het bijvoegen van facturen voor dat je bestand een PDF is, omdat dat het meest gebruikte formaat is dat bedrijven hanteren voor het verwerken van facturen.
2. Schrijf een beschrijvende onderwerpregel
Wanneer je een factuur verstuurt per e-mail, is het belangrijk een duidelijke en beschrijvende onderwerpregel op te nemen.
Een effectieve onderwerpregel voor een factuur-e-mail moet het woord "factuur", het factuurnummer en een korte omschrijving van de geleverde goederen of diensten bevatten.
Een beknopte onderwerpregel van maximaal 50 tekens wordt aanbevolen om te voorkomen dat deze wordt afgekapt of over het hoofd gezien. Bijvoorbeeld: "Factuur #123456 - Website Design Services" geeft de inhoud van de e-mail duidelijk en nauwkeurig weer.
Door deze richtlijnen te volgen, kun je een onderwerpregel maken die informatief en opvallend is, zodat je factuur-e-mail de aandacht krijgt die ze verdient.
Dit vergroot de kans dat je sneller betaald wordt.
3. Houd je factuur-e-mails eenvoudig maar professioneel
Wanneer je een factuur-e-mail verstuurt, is het een goed idee om een professioneel en visueel aantrekkelijk formaat te gebruiken.
Je kunt een kant-en-klaar sjabloon voor factuur-e-mails gebruiken dat we in het volgende gedeelte met je delen, of je eigen aangepaste indeling maken, maar zorg ervoor dat het overzichtelijk en georganiseerd blijft.
Gebruik slechts een paar kleuren of lettertypestijlen, want je wilt niet dat je e-mails er rommelig en onprofessioneel uitzien.
De sleutel tot het maken van eenvoudige maar professionele factuur-e-mails is om je te richten op het duidelijk en beknopt overbrengen van de nodige informatie, terwijl je de informatie op een visueel aantrekkelijke manier presenteert.
Door deze tips te volgen, kun je effectieve factuur-e-mails maken die je helpen late betalingen te vermijden.
4. Gebruik een sjabloon voor factuur-e-mails
Sjablonen voor factuur-e-mails zijn een handige en efficiënte manier om facturen te versturen, vooral als je met meerdere klanten werkt.
Een e-mailfactuursjabloon is een kant-en-klare structuur met een korte tekst in de hoofdtekst van de e-mail, zodat de klant weet dat je e-mail bedoeld is om betaling te vragen voor de verkochte goederen of voltooide diensten.
Hier is een gratis e-mailsjabloon met een voorbeeld van een factuur-e-mailbericht dat je kunt gebruiken om een factuur naar je klanten te sturen:
E-mail onderwerpregel: {{Invoice number}} - {{Short Description of Services or Goods}} .
Hallo {{client name}},
De {{services completed or goods sold}} zijn succesvol voltooid (of geleverd, voor goederen).
In aansluiting op het voltooide werk heb ik de factuur als volgt bijgevoegd:
- {{Invoice number}},
- {{Services or goods sold}}
- {{Invoice due date}}
Neem gerust contact met me op als je vragen of opmerkingen hebt over de bijgevoegde factuur.
Bedankt voor het zaken doen met ons.
Met vriendelijke groet,
{{Your email signature}}
De kans op het ontvangen van betaling is groter met een korte e-mailonderwerpregel en een beknopt factuur-e-mailbericht.
5. Stuur een herinnering voor een achterstallige factuur
Hoewel het versturen van een goed geschreven en correct opgemaakte factuur-e-mail de juiste aanpak is, is het niet altijd het geval dat de klant voor de vervaldatum betaalt.
Dit kan gebeuren omdat je klant het te druk heeft en je e-mail over het hoofd heeft gezien, of omdat de e-mail simpelweg niet op het juiste moment is verzonden.
Daarom is het altijd belangrijk een opvolg-e-mail te sturen voor achterstallige facturen .
We hebben een sjabloon voor een e-mail over achterstallige facturen voor je gemaakt, voor als je moeite hebt met late betalingen:
E-mail onderwerpregel: Herinnering achterstallige factuur - {{Invoice Number}} voor {{client name}}
Hallo {{client name}},
Dit is een vriendelijke betalingsherinnering voor factuurnummer {{number of invoice}}, voor {{services completed or goods sold}}.
Voor je gemak hebben we de factuur opnieuw aan deze e-mail bijgevoegd, waar je alle betalingsinformatie kunt vinden.
Als je nog moet betalen, doe dit dan via een van de betaalopties in de openstaande factuur.
We kijken uit naar je betaling en hopen onze samenwerking voort te zetten.
{{Your email signature}}
Opvolgingsmails over te late betalingen vergroten de kans aanzienlijk dat je sneller betaald wordt dan wanneer je geen herinneringsmail stuurt.
Automatiseer het versturen van facturen en factuur-e-mails met Portant
Meerdere e-mails sturen naar klanten over een betalingstermijn of vervaldatum kan veel tijd en middelen kosten als je dit handmatig doet.
Als je een startup bent of freelancer die klanten herhaaldelijk factureert , is geld besparen nog belangrijker vanwege budgetbeheer en het behouden van een positieve cashflow.
Gelukkig is dat precies waar Portant in gespecialiseerd is. Van facturen in bulk genereren met gratis sjablonen tot het versturen ervan binnen enkele minuten: Portant beheert je volledige factureringssysteem.
Begin vandaag nog met het automatiseren van de saaie taken en focus je in plaats daarvan op de groei van je bedrijf.
Maak je gratis account aan, en je verstuurt facturen met slechts een paar klikken.
