Wenn Ihr Vertriebsteam Angebote immer noch manuell formatiert oder Geschäftsdaten in eine Angebotsvorlage kopiert, verlieren Sie bei jedem Geschäft Zeit. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Angebote und Angebote in HubSpot mit Portant automatisieren.
Sie erstellen eine Dokumentvorlage, verbinden sie mit HubSpot und fügen sie hinzu Tags die Live-Deal-Daten abrufen und Workflow-Trigger einrichten, damit Dokumente automatisch generiert werden, wenn ein Deal die richtige Phase erreicht.
Ein kurzer Blick auf die native Zitaterstellung von HubSpot
HubSpot verfügt über ein integriertes Angebotstool, mit dem Sie Angebote direkt aus Deal-Datensätzen erstellen können. Hier ist eine kurze Anleitung:
Sie eröffnen einen Deal, klicken auf „Angebot erstellen“, überprüfen oder fügen Einzelposten hinzu, wenden Rabatte an und schließen optional eine elektronische Signatur ein. HubSpot führt Sie durch eine einfache Benutzeroberfläche, um das Angebot fertigzustellen und zu teilen.
Es eignet sich gut für einfache Zitate. Allerdings benötigen die Standardvorlagen zur erweiterten Anpassung die Hilfe des Entwicklers, und es gibt keine native Möglichkeit, die Angebotserstellung automatisch auf der Grundlage von Änderungen in der Geschäftsphase auszulösen. Hier kommt Portant ins Spiel.
Automatisieren Sie Angebote und Angebote mit Portant
Portant stellt eine Verbindung zu HubSpot her und ermöglicht Ihnen die automatische Erstellung von Angeboten und Angeboten mithilfe von Vorlagen, die Sie in Google Docs, Microsoft Word, PowerPoint, Sheets oder PDF erstellt haben. So richten Sie es ein:
Schritt 1: Erstellen Sie eine Dokumentvorlage
Beginnen Sie mit einem Google-Dokument, einem Word-Dokument oder einem der anderen unterstützten Formate. Erstellen Sie Ihr Angebots- oder Vorschlagslayout und verwenden Sie dann die Portant-Seitenleiste, um Tags aus HubSpot-Eigenschaften direkt in das Dokument einzufügen (z. B. {{ deal.name }} oder {{ deal.amount }}).
Wenn Sie einen Vorsprung haben möchten, probieren Sie unser aus HubSpot-Angebotsvorlage oder HubSpot-Angebotsvorlage.
Schritt 2: Verbinden Sie Portant mit HubSpot
Verbinden Sie Ihr HubSpot-Konto in Portant und erstellen Sie einen Workflow, der mit Ihrer Angebots- oder Angebotsvorlage verknüpft ist. Portant ruft Kontakte, Unternehmen, Angebote usw. ab Werbebuchungen von HubSpot, damit Sie sie als Tags in Ihrem Dokument verwenden können.
Schritt 3: Dokumente aus Deals generieren
- Eröffnen Sie einen Deal in HubSpot.
- Lösen Sie den Portant-Workflow aus dem Deal-Datensatz aus.
- Wählen Sie den Empfänger aus und aktivieren Sie bei Bedarf die elektronische Signatur.
- Portant ruft die Geschäftsdaten ab und füllt das Dokument automatisch aus.
Schritt 4: Automatisieren Sie mit HubSpot-Workflows
Richten Sie einen HubSpot-Workflow ein, um Portant auszulösen, wenn sich eine Deal-Phase ändert (z. B. wenn die Phase zu „Vertrag gesendet“ wechselt). Das Dokument wird automatisch generiert und auf Google Drive oder OneDrive gespeichert. Statusaktualisierungen werden in der Deal-Timeline protokolliert, sodass Ihr CRM synchron bleibt.
Weitere Einzelheiten finden Sie unter So fügen Sie einem HubSpot-Workflow eine Portant-Aktion hinzu in unseren Dokumenten.
Was Ihnen das bringt
- Konsistente Formatierung für jedes Angebot und jeden Vorschlag
- Weniger Zeitaufwand für das Kopieren von Daten und das Korrigieren von Vorlagen
- Schnellere Geschäftszyklen, da die Dokumente versendet werden, sobald das Geschäft fertig ist
- Ein vollständiger Prüfpfad in HubSpot mit jedem mit dem Geschäft verknüpften Dokument
Die vollständige Einrichtungsanleitung, einschließlich der Verbindung Ihrer Quelle, der Verwaltung von Eigenschaften und der Anzeige erstellter Dokumente, finden Sie unter den HubSpot-Bereich in unseren Dokumenten.
