Si su equipo de ventas todavía formatea las cotizaciones a mano o copia los datos del trato en una plantilla de propuesta, está perdiendo tiempo en cada trato. Esta guía le muestra cómo automatizar cotizaciones y propuestas en HubSpot usando Portant.
Crearás una plantilla de documento, la conectarás a HubSpot, agregarás etiquetas que extraen datos de acuerdos en vivo y configuran activadores de flujo de trabajo para que los documentos se generen automáticamente cuando un acuerdo llega a la etapa correcta.
Un vistazo rápido a las citas nativas de HubSpot
HubSpot tiene una herramienta de cotizaciones incorporada que te permite crear cotizaciones directamente desde los registros de acuerdos. Aquí hay un tutorial rápido:
Usted abre una oferta, hace clic en "Crear cotización", revisa o agrega artículos de línea, aplica descuentos y, opcionalmente, incluye firma electrónica. HubSpot te guía a través de una interfaz de usuario sencilla para finalizar y compartir la cotización.
Funciona bien para citas simples. Pero las plantillas predeterminadas necesitan la ayuda del desarrollador para una personalización avanzada, y no existe una forma nativa de activar la generación de cotizaciones automáticamente en función de los cambios en la etapa del trato. Ahí es donde entra en juego Portant.
Automatización de cotizaciones y propuestas con Portant
Portant se conecta a HubSpot y te permite generar cotizaciones y propuestas automáticamente, usando plantillas que creas en Google Docs, Microsoft Word, PowerPoint, Sheets o PDF. Aquí se explica cómo configurarlo:
Paso 1: crea una plantilla de documento
Comience con un documento de Google Doc, Word o cualquiera de los otros formatos admitidos. Crea el diseño de tu cotización o propuesta, luego usa la barra lateral de Portant para insertar etiquetas de las propiedades de HubSpot directamente en el documento (por ejemplo, {{ deal.name }} o {{ deal.amount }}).
Si quieres una ventaja, prueba nuestro Plantilla de cotización de HubSpot o Plantilla de propuesta de HubSpot.
Paso 2: conecta Portant a HubSpot
Conecta tu cuenta de HubSpot en Portant y crea un flujo de trabajo que se vincule a tu plantilla de cotización o propuesta. Portant extrae contactos, empresas, acuerdos y líneas de pedido de HubSpot para que puedas usarlas como etiquetas en tu documento.
Paso 3: generar documentos a partir de acuerdos
- Abre una oferta en HubSpot.
- Active el flujo de trabajo Portant desde el registro del trato.
- Elija el destinatario y active la firma electrónica si la necesita.
- Portant extrae los datos del trato y completa el documento automáticamente.
Paso 4: automatiza con los flujos de trabajo de HubSpot
Configura un flujo de trabajo de HubSpot para activar Portant cuando cambia la etapa de un acuerdo (por ejemplo, cuando la etapa pasa a "Contrato enviado"). El documento se genera automáticamente y se guarda en Google Drive o OneDrive. Las actualizaciones de estado se registran en la línea de tiempo de la oferta, para que su CRM permanezca sincronizado.
Para más detalles, ver cómo agregar una acción Portant a un flujo de trabajo de HubSpot en nuestros documentos.
¿Qué te da esto?
- Formato consistente en cada cotización y propuesta.
- Menos tiempo dedicado a copiar datos y arreglar plantillas
- Ciclos de negociación más rápidos, porque los documentos se envían tan pronto como la transacción está lista
- Una pista de auditoría completa en HubSpot, con todos los documentos vinculados al acuerdo
Para obtener la guía de configuración completa, incluida la conexión de su fuente, la administración de propiedades y la visualización de documentos creados, consulte la sección de HubSpot en nuestros documentos.
