Se il tuo team di vendita formatta ancora i preventivi a mano o copia i dati delle trattative in un modello di proposta, stai perdendo tempo su ogni deal. Questa guida ti mostra come automatizzare preventivi e proposte in HubSpot usando Portant.
Creerai un modello di documento, lo collegherai a HubSpot, aggiungerai tag che recuperano i dati live delle trattative e configurerai i trigger del workflow in modo che i documenti vengano generati automaticamente quando una trattativa raggiunge la fase giusta.
Per una visione completa di come la generazione di documenti, l'unione dei dati e l'eSignature si integrano in HubSpot, consulta la guida completa all'automazione dei documenti in HubSpot.
Uno sguardo rapido allo strumento di preventivazione nativo di HubSpot
HubSpot dispone di uno strumento di preventivazione integrato che ti consente di creare preventivi direttamente dai record delle trattative. Ecco una breve panoramica:
Apri una trattativa, clicca su "Create Quote," rivedi o aggiungi le voci, applica gli sconti e, facoltativamente, includi la firma elettronica. HubSpot ti guida attraverso una semplice interfaccia per finalizzare e condividere il preventivo.
Funziona bene per preventivi semplici. Ma i modelli predefiniti richiedono l'intervento di uno sviluppatore per personalizzazioni avanzate, e non esiste un modo nativo per attivare automaticamente la generazione dei preventivi in base ai cambiamenti di fase della trattativa. È qui che entra in gioco Portant.
Automatizzare preventivi e proposte con Portant
Portant si connette a HubSpot e ti permette di generare preventivi e proposte automaticamente, usando modelli che crei in Google Docs, Microsoft Word, PowerPoint, Sheets o PDF. Portant si integra con PowerPoint, consentendo ai team di migliorare le presentazioni e semplificare le revisioni grazie agli strumenti di annotazione per PowerPoint per presentazioni più chiare. Ecco come configurarlo:
Passo 1: Crea un modello di documento
Inizia con un Google Doc, un documento Word o uno qualsiasi degli altri formati supportati. Costruisci il layout del tuo preventivo o della tua proposta, poi usa la barra laterale di Portant per inserire tag dalle proprietà di HubSpot direttamente nel documento (ad esempio, {{ deal.name }} o {{ deal.amount }}).
Se vuoi un vantaggio iniziale, prova il nostro modello di preventivo HubSpot o modello di proposta HubSpot.
Passo 2: Collega Portant a HubSpot
Connetti il tuo account HubSpot in Portant e crea un workflow che si colleghi al tuo modello di preventivo o proposta. Portant recupera contatti, aziende, trattative e voci da HubSpot, così puoi usarli come tag nel tuo documento.
Passo 3: Genera documenti dalle trattative
- Apri una trattativa in HubSpot.
- Attiva il workflow di Portant dal record della trattativa.
- Scegli il destinatario e attiva la firma elettronica se ne hai bisogno.
- Portant recupera i dati della trattativa e compila il documento automaticamente.
Passo 4: Automatizza con i workflow di HubSpot
Configura un workflow di HubSpot per attivare Portant quando cambia la fase di una trattativa (ad esempio, quando la fase passa a "Contract Sent"). Il documento viene generato automaticamente e salvato su Google Drive o OneDrive. Gli aggiornamenti di stato vengono registrati nella timeline della trattativa, così il tuo CRM rimane sincronizzato.
Per maggiori dettagli, consulta come aggiungere un'azione Portant a un workflow di HubSpot nella nostra documentazione.
Posso realizzare questo con le API per i preventivi di HubSpot o con codice personalizzato?
Tecnicamente sì. HubSpot espone un'API per i preventivi e uno sviluppatore può generare preventivi dai dati delle trattative usando workflow, azioni con codice personalizzato e oggetti personalizzati per archiviare l'output. I team seguono questa strada quando hanno bisogno di qualcosa che il CPQ nativo di HubSpot non può gestire e dispongono di risorse di sviluppo per mantenerlo.
Gli svantaggi sono concreti: ogni modifica al modello diventa una modifica al codice, il file generato di solito vive al di fuori di HubSpot e la pipeline si interrompe silenziosamente quando una proprietà viene rinominata. Questo onere di manutenzione è il motivo per cui la maggior parte dei team preferisce un livello no-code. Portant legge gli stessi dati delle trattative e le stesse voci, compila il tuo modello Google Docs o Word e salva il documento finito sulla trattativa come oggetto documento in HubSpot, senza codice da mantenere.
Cosa ottieni con tutto questo
- Formattazione coerente in ogni preventivo e proposta
- Meno tempo speso a copiare dati e correggere modelli
- Cicli di vendita più rapidi, perché i documenti vengono inviati non appena la trattativa è pronta
- Un registro di audit completo in HubSpot, con ogni documento collegato alla trattativa
Per la guida completa alla configurazione, inclusa la connessione della fonte, la gestione delle proprietà e la visualizzazione dei documenti creati, consulta la sezione HubSpot nella nostra documentazione.
