Quando abbiamo creato Portant, abbiamo fatto una scommessa che la maggior parte degli strumenti per documenti sbaglia. Non pensavo che il tuo team dovesse abbandonare gli strumenti che già usa solo per automatizzare la burocrazia. Oggi posso mantenere quella scommessa per un'intera parte della nostra community.
Portant è ora disponibile sul Microsoft Marketplace, il che significa che i tuoi dati HubSpot arrivano direttamente in Word e PowerPoint, così puoi creare il documento senza uscire dal file in cui stavi già lavorando. Invialo da Outlook e tutto torna automaticamente sul deal.
Ottieni il componente aggiuntivo Microsoft per Word e PowerPoint
Aggiungi Portant dal Microsoft Marketplace, connetti HubSpot e crea il tuo primo documento a partire da un modello che hai già. Gratuito per iniziare.
Cosa abbiamo lanciato
Il componente aggiuntivo copre Word e PowerPoint, i due strumenti in cui il tuo team lavora davvero: Word per i documenti, PowerPoint per le presentazioni. Outlook si unisce al flusso di lavoro in un secondo momento, come passaggio per inviare il documento completato, e Portant continua a generare e tracciare tutto da HubSpot.
Word e PowerPoint ora affiancano Google Docs e Slides come tipi di modello di prima classe, quindi un .docx o un .pptx è un punto di partenza e non qualcosa da convertire. Tutto ciò per cui ci conosci già, l'unione dei dati HubSpot, le eSignature e il tracciamento dei documenti, è incluso. Ed è gratuito per iniziare.
Perché questa cosa mi sta a cuore
Ho visto troppi team acquistare uno strumento per documenti, per poi passare la prima settimana a ricostruire modelli che avevano già nell'editor di qualcun altro. Mi è sempre sembrata una cosa assurda. Il tuo team ha già i file Word e PowerPoint di cui si fida, quelli con il tuo branding, le tue clausole e le tue tabelle dei prezzi.
Il nostro compito non è mai stato sostituirli. Era quello di collegare i tuoi dati HubSpot ai documenti che apri già ogni giorno. Lo abbiamo fatto per Google Docs e Slides molto tempo fa. Ho sempre voluto che la parte Microsoft della nostra community avesse la stessa cosa, in modo nativo e non come un'aggiunta forzata. Ora ce l'ha.
Come appare nella pratica quotidiana
Inizia da dove si trova già il tuo team. Apri un deal in HubSpot e la scheda Portant elenca tutti i documenti già generati per quel deal, con il relativo stato, così nessuno deve andare a cercare tra le cartelle. Per crearne un altro, clicca su Genera documenti.
Portant chiede quale flusso di lavoro eseguire. Scegli il preventivo Word e ti viene restituito già compilato con i dati di quel deal.
Quel singolo clic è tutto il punto. Quello che segue è la configurazione che lo rende possibile, e la fai una sola volta per ogni modello.
Come configurarlo
Quattro passaggi, usando un preventivo come esempio. Una presentazione PowerPoint funziona nello stesso modo a ogni passaggio se si parte da un .pptx.
1. Connetti HubSpot
Aggiungi una fonte al tuo flusso di lavoro, scegli HubSpot e seleziona l'oggetto da cui il documento deve leggere i dati. Deals è la risposta più comune per un preventivo o una proposta, ma sono disponibili anche Contacts, Companies, Tickets e i tuoi oggetti personalizzati, con tutte le proprietà personalizzate incluse. Se il tuo account non è ancora connesso, Portant ti chiede di collegarlo prima di procedere, e fa lo stesso per Microsoft e Outlook quando arrivi a quei passaggi.
2. Scegli il tuo modello Word o PowerPoint
Clicca su Aggiungi flusso di lavoro e scegli Microsoft Word, oppure Microsoft PowerPoint per una presentazione. Portant chiede il permesso di accedere ai tuoi file la prima volta, poi selezioni il .docx dal tuo OneDrive, oppure da Condivisi e SharePoint se il modello appartiene al team.
La documentazione copre i dettagli per i modelli Word e i modelli PowerPoint.
3. Personalizzalo in Word, con il componente aggiuntivo
Questa è la parte per cui serve il componente aggiuntivo, e la parte che prima significava copiare tag tra due finestre. Apri il tuo modello in Word, cerca i componenti aggiuntivi nella barra di ricerca e seleziona il connettore Portant. Scegli il tuo flusso di lavoro e la scheda Tag di unione elenca tutti i campi dalla tua fonte HubSpot.
Ogni campo mostra il suo tag, come {{Deal Amount}}. Clicca nel punto del documento in cui vuoi inserire il valore, poi clicca su Inserisci e il tag si posiziona dove si trova il cursore, come mostrano le due evidenziazioni qui sotto. Puoi anche copiare un tag e incollarlo dove preferisci. In entrambi i casi è semplicemente testo nel tuo file, quindi lo stili con gli strumenti di formattazione di Word. La scheda Campi firma accanto fa lo stesso per i punti in cui un firmatario deve apporre la firma.
4. Aggiungi un passaggio di approvazione e le firme
I contratti, gli NDA e qualsiasi documento con un prezzo di solito richiedono l'intervento di una persona prima di uscire dall'azienda, quindi aggiungi un blocco per questo. Revisione documenti mette in pausa il flusso di lavoro finché qualcuno approva, che è quello che vuoi per uno sconto, una clausola non standard o un contratto destinato a un nuovo cliente. Richiedi firme invia poi il file completato per la firma, con più firmatari e un ordine se il contratto lo richiede, e la copia firmata torna sul deal.
Per saperne di più sulle eSignature se è questo l'aspetto che ti interessa.
Invialo da Outlook, e una volta firmato o approvato, tutto si sincronizza di nuovo su HubSpot
Aggiungi un blocco Microsoft Outlook e il documento completato viene inviato come email personalizzata dalla tua casella di posta, con il file allegato o condiviso. Le aperture e i clic vengono tracciati sul deal, così puoi fare un follow-up nel momento giusto invece di andare a intuito. Portant ti guida nella connessione di Outlook la prima volta che lo usi.
Non è necessario archiviare nulla manualmente in seguito. La copia firmata o approvata, lo stato del documento e le aperture e i clic tornano tutti sul deal, così il record ti dice dove si trova l'accordo senza che nessuno debba aggiornarlo a mano. Ogni documento è archiviato come HubSpot App Object, quindi puoi filtrarlo, creare report e attivare automazioni come per qualsiasi altro record, e il file stesso viene salvato nel tuo OneDrive. A differenza di PandaDoc, DocuSign e Proposify, il documento è un record nativo di HubSpot con segnali di coinvolgimento reali che alimentano i tuoi dashboard, non un file perso nella casella di posta di qualcuno. La documentazione copre in modo più approfondito dove vengono archiviati i documenti creati e il tracciamento delle email .
Rendilo automatico
Una volta configurato un modello, nessuno deve più cliccare su Genera. Portant funziona come azione all'interno di HubSpot Workflows e come Breeze Tool, quindi un documento può generarsi da solo al cambio di fase di un deal, all'invio di un modulo o all'aggiornamento di un ticket, per poi passare autonomamente attraverso revisione, firma e invio. La documentazione mostra come attivarlo da un flusso di lavoro HubSpote come creare un documento da un record manualmente.
Come ottenerlo
Trova Portant sul Microsoft Marketplace, aggiungilo e connetti il tuo account HubSpot. È gratuito per iniziare. Se sei già con noi, i tuoi flussi di lavoro e i tuoi modelli sono esattamente dove li hai lasciati. E se fa risparmiare tempo al tuo team, una breve recensione sul Marketplace aiuta davvero altri team Microsoft a trovarlo.
Gli strumenti che apri ogni mattina non avevano bisogno di essere sostituiti. Avevano bisogno di essere collegati al tuo CRM. Ora lo sono, in Google Workspace e in Microsoft Office. Non vedo l'ora di vedere cosa costruirai con questo.
James
CEO di Portant
